Правила індивідуальної бесіди: поради для співробітників і керівників

Вам ніяково звертатися зі своїми труднощами до керівника або HR-а? Даремно! Індивідуальна бесіда — універсальний інструмент для профілактики й лікування практично всіх проблем на роботі.

Наша авторка — Катерина Білодуб, HR-консультантка компанії «Бізнес-конструктор», керівниця відділу рекрутингу в рекрутинговій компанії Wanted.

Недомовленість і дрібні проблеми можуть привести до демотивації, відсутності кар’єрного розвитку і вигорання. Вирішити проблему допоможе правильно побудована розмова з HR-ом, керівником або підлеглим. Це не ниття, не скарги й не плітки, а метод, який працює і дає результат.

Якщо ви співробітник: як ініціювати й вести бесіду

До HR-а варто звертатися в ситуаціях, які пов’язані з вашим психологічним комфортом на роботі.

Ви тривалий час не отримуєте задоволення від роботи

Вам подобається ваша професія, колектив підтримує, керівник — професіонал. Але при цьому ви кожен день змушуєте себе приходити в офіс. Щоб не довести ситуацію до емоційного чи професійного вигорання, рекомендую домовитися про зустріч з HR-ом. Підготуйте список питань, які вас хвилюють, спробуйте максимально розкрити ваш стан. Таким чином HR зможе побачити корінь проблеми й разом з вами визначити шлях вирішення.

У вас виник конфлікт з колегою

Навіть в найдружніших колективах виникають конфлікти. Інколи їх вдається вирішити самостійно, а іноді варто звернутися до HR-а. Звертатися можна і потрібно, адже одне із завдань цієї посади — формувати продуктивний клімат в команді. Не варто думати, що таким чином ви «доносите» на колегу. Адже ви хочете розв’язати проблему до того, як вона стала деструктивною. В ході розмови постарайтеся описати ситуацію максимально об’єктивно, без зайвих емоцій. Не варто перетягувати HR-а на свою сторону і перебільшувати дійсність.

Пам’ятайте, за конфлікт завжди відповідальні всі його учасники.

Ви помітили нестабільність в моральному кліматі компанії

Не варто підтримувати розмови на кухні або в курилці про «важкі часи», відток клієнтів або збільшення плинності. Якщо така інформація витає в офісі, поговоріть про це з HR-ом. Так ви зможете дізнатися набагато більше, ніж порожні фантазії співробітників. Ще така розмова допоможе HR-у провести заходи щодо формування єдиного інформаційного поля.

Якщо вас хвилюють питання про зміст роботи, сміливо починайте індивідуальну бесіду з керівником.

Ви хочете кар’єрного або професійного розвитку

Бажання розвиватися абсолютно природне для будь-якого фахівця на певному етапі роботи. Щоб діалог був конструктивним, потрібна підготовка з вашого боку. Опишіть свої результати й досягнення за минулий період, розкажіть, яку конкретну користь ви зможете принести на новій посаді.

Якщо вам складно самостійно сформувати вектор вашого розвитку — керівник вам допоможе.

Важливо дати максимум інформації про те, чого ви хочете в майбутньому. Будьте готові до того, що керівнику знадобиться час. Якщо виявиться, що деякі ваші компетенції вимагають вдосконалення — разом продумайте індивідуальний план розвитку для бажаної посади.

У вас періодично виникають складнощі в роботі

Якщо ви стикаєтеся з труднощами, а на самостійне їх рішення йде багато часу і сил — не затягуйте. В ході бесіди опишіть докладно проблему і той шлях, яким ви її розв’язуєте. Добре, якщо ви заздалегідь продумаєте альтернативні рішення. Так ви продемонструєте щире бажання розібратися, а не перенести відповідальність на керівника.

Важливі принципи, яких варто дотримуватися в процесі індивідуальної бесіди — це підготовка, щирість і конфіденційність.

Ви відчуваєте перенавантаження в задачах і обов’язках

Ігнорування перенавантаженості призводить до зниження якості роботи й погіршення вашого загального стану. Не кожен керівник тримає у фокусі рівномірність завантаження співробітників. Якщо ви відчуваєте, що робота забирає у вас всі сили — поговоріть про це. Побудуйте діалог максимально предметно: опишіть всі завдання, дедлайни і інтенсивність графіка. Запропонуйте можливий вихід — наприклад, віддати частину роботи на аутсорс або взяти в команду помічника.

Якщо ви керівник: як провести бесіду з підлеглим

Визначте мету бесіди

Зустріч заради зустрічі навряд чи буде корисна вам обом. Важливо, щоб досягнення мети допомогло і вам, і співробітникові. Можна поєднати кілька цілей: розповісти співробітнику про глобальні зміни в компанії, відповісти на питання, які його хвилюють, вислухати проблеми, які виникають в процесі роботи, і направити співробітника на їх рішення.

Сформуйте структуру бесіди

Заздалегідь накидайте план питань, який задасть необхідний вектор бесіди. Але не варто ставити їх машинально і фіксувати відповіді. Важлива щирість і чесне бажання допомогти співробітникові. Якщо у вас поганий настрій або перенавантаження в роботі, краще перенести спілкування.

Будьте включені у спілкування: не відривайтеся на телефон і не поринайте у свої думки.

Щоб співробітник не розгубився в ході бесіди, попросіть його заздалегідь продумати теми, які він хоче обговорити. Може трапитися і так, що людина в ході обмірковування проблеми сама знайде рішення, і вам залишиться лише обговорити деталі.

Заздалегідь обміркуйте місце зустрічі

Добре, якщо ви зустрінетеся зі співробітником поза офісом: вийдете на каву або на обід. Якщо така можливість відсутня — проведіть бесіду в переговорній. Важливо, щоб в цей час вас не відривали ні колеги, ні термінові телефонні дзвінки. Уникайте спокуси поспілкуватися в месенджері або поштою.

Тільки особисте спілкування сформує довірчі відносини й допоможе в досягненні цілей.

Використовуйте «принцип бутерброда»

Почніть розмову з позитиву: згадайте, що за останній час співробітник зробив хорошого. Можна обговорити і глобальні досягнення компанії. Це створить сприятливий тон бесіди й допоможе вам обом налаштуватися на продуктивну розмову.

Як би не пройшла сама зустріч, завершити її варто теж на позитивній ноті. Подякуйте співробітнику за щирість, повідомте, наскільки важлива для вас його включеність, підбийте підсумки в позитивному ключі.

Ведіть бесіду, використовуючи методи з коучингу

Запорукою продуктивної розмови є вміння ставити «правильні» запитання. Таким чином ви стимулюєте співробітника самостійно шукати шляхи вирішення проблемної ситуації. Для цього рекомендую читати «Коучинг високої ефективності» Джона Уітмора, “The Portable Coach” Томаса Дж. Леонарда.

Дізнайтеся рівень задоволення роботою в компанії

Попросіть співробітника оцінити його задоволеність за 10-бальною шкалою. Якщо оцінка нижча за 10 балів — уточніть, чого не вистачає в роботі, щоб було десять. Так ви зможете виявити проблему. Потім запитайте, яким чином сам співробітник може вплинути на те, щоб його рівень задоволеності виріс до 10 балів. Такий інструмент допоможе співробітнику зрозуміти, що він сам здатен впливати на своє робоче оточення та атмосферу.

Дайте зрозуміти, що можна виходити за рамки робочих питань

Часто буває, що продуктивність знижується внаслідок того, що у підлеглого виникають особисті проблеми. Іноді в таких випадках людині досить просто виговоритися, і рішення знаходиться саме.

Постарайтеся бути не тільки керівником, але і наставником для своєї команди.

Тут важливо не відчувати кордонів, але при цьому залишатися в робочих конструктивних відносинах. Якщо ви помітили серйозну проблему, що вимагає допомоги фахівця, — зверніться до HR-а за порадою. При цьому обов’язково зберігайте конфіденційність.

Проводьте індивідуальні бесіди регулярно

Немає єдиного рецепта, як часто варто проводити такі зустрічі. Рекомендую проводити бесіди не рідше, ніж один раз на місяць, щоб співробітники звикли до такого інструменту. Надалі термін може збільшитися до трьох місяців. Ще рідше проводити такі бесіди неефективно. Ви можете створити загальний календар для команди, де будете фіксувати дати зустрічей і тримати їх у фокусі.

Індивідуальні бесіди — це двосторонній інструмент. Він корисний для усіх без винятку. Будьте сміливіші! Від конструктивної розмови тет-а-тет виграють і співробітник, і керівник, і компанія!

Читайте також

Як відмовити кандидату та все одно зробити його адвокатом бренду

Віддавати, щоб отримувати: чому бути ментором — це круто

Співбесіда для двох: 7 причин ставити питання рекрутеру