Инструменты профессии: с чем работает культурный менеджер

Продолжаем расспрашивать специалистов разных профессий о том, какие инструменты они используют в работе и как планируют свою нагрузку. С чем работает культурный менеджер, рассказывает Ольга Дятелсоучредитель агентства proto produkciia и культурный менеджер.

Только последние 5 лет я осознанно называю себя культурным менеджером, хотя работаю в этой сфере уже более 10 лет. Навыки и знания получала на практике и от коллег: первые художественные события организовала еще во время учебы в университете, потом начала работать с образовательными программами общественной организации Insha Osvita. Последние годы я работаю с проектами перформативного искусства, сейчас координирую культурный проект «Сила здесь», а также преподаю в Днепровском профессиональном художественно-художественном колледже культуры.

Сегодня среди моих обязанностей как культурного менеджера преобладает фандрейзинг — я ищу финансирование для проектов, покрытие гуманитарных запросов и потребностей ВСУ. Также на мне финансовое планирование: анализ имеющихся средств и расходов, обеспечение оперативного движения средств на неотложные нужды. Считать и разбираться с бюджетами я люблю и хорошо умею — возможно, потому что финансист по образованию. Кроме того, я общаюсь с украинскими и иностранными партнерами, ведь непосредственно сейчас организовываю зарубежный тур для спектакля.

В этой статье я поделюсь инструментами для выполнения ежедневных задач и планирования, которые использую в работе сама и советую другим.

Инструменты культурного менеджера для ежедневной работы

Для письменного общения

Слэк — корпоративный мессенджер для команд с удобной навигацией между темами/каналами. Среди нескольких подобных продуктов именно его выбрала команда нашего агентства и осталась довольна: все просто, четко и эффективно.

Microsoft Teams — корпоративный мессенджер, интегрированный с другими сервисами и приложениями Microsoft. Удобно, что его также используют наши партнеры, к примеру Британский Совет. Таким образом имеем общую систему рабочих звонков между различными организациями. Однако удобство программы и ее скорость оставляют желать лучшего.  

Language Tool — инструмент для проверки ошибок в текстах. Можно использовать веб-версию или установить расширение для автоматического исправления опечаток, орфографических или пунктуационных ошибок при работе в Google Documents. Я заметила, что в эти военные дни стала делать больше опечаток, поэтому уже трудно представляю работу без этого сервиса.

Отслеживатель электронной почты — расширение для электронной почты, которое показывает, открыл ли адресат ваше письмо. Это почти не нужно в повседневной рабочей переписке, но в случае первого запроса к незнакомому человеку (например, с предложением партнерства) хорошо видеть, открыли ли вообще твой мейл. У меня была ситуация, когда после рассылки нескольким людям я увидела, что сообщение почти никто не открыл. Оказалось, что письма с моей почты попадали в спам. Тогда я отправила запрос с другой почты — и дело пошло лучше.

Hunter.io — сервис для тех, кто не имеет нужных контактов, но очень хочет их найти. На сайте можно попробовать поискать их через доменное имя или название компании. Я так находила контакты конкретных людей из европейских театров. Бесплатный доступ имеет ограничения, но при желании можно оформить платную подписку на месяц и иметь неограниченный доступ ко всем функциям ресурса.

Для видеосвязи

увеличивать. Мы с коллегами тестировали много разных платформ, но в соотношении универсальность-функциональность это все-таки, как по мне, лучшее решение. 

Google Меет используем для заранее организованных разговоров со многими участниками. Удобно, что этот инструмент позволяет разделять одну общую встречу на большое количество отдельных созвонов для разных групп собеседников. К примеру, мы периодически организовываем в Google Meet массовые онлайн-консультации для выпускников одной из наших программ, и в таком случае в рамках одной онлайн-встречи может параллельно проходить 15 созвонов между различными участниками.   

Для фиксирования и мониторинга задач

Notion.so отлично подходит как для проектного менеджмента, так и для ведения заметок. Мы используем Notion для ежедневной работы над проектами, и одновременно это еще и разветвленная база данных и информации об агентстве. Есть даже функция трекинга выполнения задач, хотя как раз она для меня не слишком оптимальна с точки зрения функционала. Однако как компромисс — многоуровневость программы в сочетании с другим функционалом — это удобно.

Замечу, что с начала полномасштабной войны наша команда гораздо меньше стала пользоваться Notion как таск-менеджером. Сейчас скорость процессов настолько высока, все так быстро происходит и меняется, что иногда просто не успеваешь фиксировать это в программе.  

Microsoft Planner ориентирован на командную работу, это система проектов в виде доски задач. На уровне команды мы уже отошли от сервисов Microsoft, однако как личный планировщик он мне очень нравится. Здесь удобно собирать ссылки и приложения, с чем не так приятно работать в Notion.

Google Документы. Имею специальный документ (такой себе «черновик») абсолютно для всего, что надо записать. Записываю как собственные задачи, так и глобальные для всего проекта. Дополнительно отмечаю, кому их нужно делегировать и за кем проследить процесс выполнения. Решенные задачи удаляю.

Синхронизационные встречи / SCRUM встречи — это скорее способ, которым мы тестируем вышеупомянутые инструменты. Наша команда каждый понедельник встречается онлайн для обсуждения текущих дел и ближайших планов. Также есть ежедневные короткие созвоны в формате SCRUM. Заскочить на полчаса в Zoom-комнату, уточнить у коллег, что и как происходит в разных направлениях работы или конкретных проектах — удобно и оперативно, как по мне.

Отдельно хочу сказать о работе с проектной документацией, грантовыми заявками и другими документами. У меня был опыт пользования конструктором для написания грантовых заявок, но пока, как говорится, «не зашло». Поэтому сейчас выручает наличие общей папки на Google Drive со всеми шаблонами и примерами уже заполненных заявок. Любой в команде может при необходимости найти их, ознакомиться и взять оттуда релевантные части или целый текст для составления собственного документа. Так же с проектной или финансовой документацией. Мечтаю о конструкторе для финансовых документов, но еще предстоит нарастить финансовые обороты, чтобы покупка такого онлайн-инструмента стала действительно целесообразной.

Инструменты для планирования на неделю / месяц / полгода

Календарь Google. Всегда удивляюсь, что до сих пор есть люди, которые не пользуются этим инструментом, поэтому напоминаю о нем и здесь. Это мой основной инструмент для фиксирования дел на неделю, а также для планирования событий на год.

Toggl — инструмент для трекинга затрат времени. Это позволяет анализировать работу над каждой задачей и прогнозировать, сколько времени может занимать определенный проект или зона ответственности. Трекинг времени помогает оптимально планировать нагрузку — свою и команды в целом. Кстати, бесплатной версии Toggl для этого вполне хватит.

Google Документы. Та самая «черновик для всего» служит мне для фиксации планов, к которым я всегда могу оперативно возвращаться.

Советы для поддержания личной продуктивности

Понимание, что и для чего я делаю. Все мы сейчас видим, как общая жажда победы мобилизует человеческие возможности. Так же и я с радостью просыпаюсь утром и бегу писать очередную заявку на финансирование проекта. Ведь знаю, что это увеличивает вероятность того, что команда оперы Chornobyldorf, которую продюсирует наше агентство, несмотря на войну сможет встретиться и подготовится к европейскому туру. Думаю, по-настоящему продуктивным или продуктивной можно быть именно тогда, когда есть для чего: для личных, командных или общественных целей.

Отдельное время для разных задач. Ближе к середине дня всегда начинают «гореть» мессенджеры от новых сообщений, приходить мейлы. Поэтому работу, которая требует концентрации, я обычно переношу на утро или вечер, чтобы не рассеивать внимание. А вы можете выбирать тот промежуток времени, когда чувствуете себя наиболее эффективным / эффективной.

Делегирование. Речь о работе, на которую нецелесообразно тратить личное время и свои компетенции. Я умею многое и быстро учусь новому. Впрочем, если кто-то в команде при наличии меньшей компетентности может что-то сделать вместо меня, это значит, что такие задачи надо делегировать по максимуму. Так вы освободите себе время для того, с чем никто, кроме вас, не справится. К тому же это точно быстрее принесет результат.

Полезные ресурсы для культурных менеджеров

Culture and Creativity — сайт для менеджеров культуры с публикациями и короткими видеокурсами. Часто советую этот ресурс своим студентам и начинающим менеджерам.

Библиотека лекций от Projector. Это большая база видео на различные темы: коммуникации, маркетинг, дизайн и тому подобное. Подписка платная, но за это вы получите постоянный доступ к экспертизе украинских профессионалов по различным вопросам, в которых хотели бы углубить свои знания.

Аналитические исследования. И начинающим, и опытным специалистам в сфере важно следить за всем, что касается их деятельности. Тем более в последнее время появляется все больше профессиональных исследований о креативных и культурных индустриях в Украине. Читая такие исследования, вы будете иметь целостную картину культурной сферы. Что это может быть? Например, исследование условий труда в сфере креативных и культурных индустрий от Cedos, исследование финансирования креативных индустрий от PPV Knowledge Networks, обзор музыкального рынка Украины от Soundbuzz. Я еще отдельно слежу за аналитическими материалами об образовании в культуре.

Медиа Forbes. Я считаю, что культурные менеджеры должны дружить с цифрами и хорошо ориентироваться в экономических процессах. Так вы сможете четче объяснять себе и другим, какое место конкретного проекта в общеэкономической картинке страны, сможете лучше понимать экономическую ситуацию и новости финансов. Сейчас Forbes регулярно пишет о подсчетах потерь во время войны, плюс есть классная печатная версия военного журнала.

Еще больше полезных инструментов

С чем работает SMM-менеджер в агентстве

С чем работает технический рекрутер

С чем работает проектный менеджер в ИТ