Піти не по-англійськи: що таке офбординг та яким насправді має бути звільнення

Рішення про звільнення та завершення співпраці з компанією — не менш важливий процес, ніж працевлаштування. Що таке офбординг, яких помилок варто уникати та яким має бути звільнення здорової людини, спеціально для Happy Monday розповідає Анастасія Кравчина, HR Business Partner української продуктової ІТ-компанії Universe Group.

Що таке офбординг

Офбординг — це процес завершення співпраці співробітника з компанією, який має велике значення для комфортного «розлучення» обох сторін. Його ключові елементи — збереження позитивних взаємин, підтримка репутації компанії та співробітника, безпека інформації й отримання зворотного зв’язку. 

Це органічний процес життєвого циклу працівника, і нічого страшного чи незручного в ньому немає. Абсолютно нормально, що на якомусь етапі ваші шляхи розходяться. Важливо при цьому залишити приємні спогади одне про одного. Саме для цього весь процес має бути прозорим і зрозумілим для всіх. Про це й поговоримо.

Що може піти не так

Найбільше проблем з офбордингом спричиняє саме непрозорість процесів і комунікацій. Коли весь процес оповитий таємницею і незрозуміло:

• що та як робити, якщо компанія чи співробітник хочуть завершити співпрацю;
• з ким співробітнику чи менеджеру обговорювати всі деталі;
• які гарантії та зобов’язання є перед співробітником і компанією;
• які взагалі подальші кроки після прийняття рішення про звільнення.

Щоб такі питання не виникали, насамперед усе це має бути прописано в політиках компанії, що поширюються абсолютно на всіх колег. Це мінімізує кількість проблемних кейсів і додаткових обговорень, а найголовніше — забезпечить репутацію як компанії, так і співробітників.

Друге, що допоможе уникнути помилок, — залучення HR-спеціаліста, який допоможе розв’язати непорозуміння чи конфлікти, підготувати співробітника чи менеджера до розмови та загалом підхопить процес офбордингу.

Офбординг здорової людини: який він?

Найкраще все пояснювати на прикладі, тож розповім, як цей процес побудований у Universe Group. 

Він починається з передбачення потенційних підстав для звільнення. Причини та процес можливого офбордингу мають бути детально прописані та доступні для всіх співробітників. Щоб, якщо компанія вирішила припинити співпрацю, менеджери та співробітники чітко розуміли, через що це сталося. У нашій компанії це може відбутися з таких причин:

• низька ефективність працівника;
• невідповідність цінностям компанії;
• відсутність поліпшень у разі негативного фідбеку;
• розголошення конфіденційної інформації;
• токсична поведінка.

Якщо ж звільнення відбувається за ініціативи співробітника, то найважливіше, щоб він розумів, до кого йти з цим рішенням, міг відверто надати чіткі й зрозумілі причини, а також розумів подальші кроки та план передачі справ.

У будь-якому випадку запуск процесу офбордингу має бути максимально прозорим і зрозумілим для всіх учасників. Це дозволить зберегти позитивні взаємини, забезпечити безпеку інформації та підтримувати високий рівень професійної етики в компанії.

Екологічний план дій для співробітника та менеджера

Звільнення не має бути сюрпризом ні для співробітника, ні для компанії. Перед ухваленням рішення необхідно проводити підготовчу роботу та надавати зворотний зв’язок одне одному, акцентуючи на важливих і критичних питаннях, які потрібно вирішити, з чіткими дедлайнами. Найскладніші випадки — коли людина вперше чує негативний фідбек і не має часу його виправити. Це стосується як співробітника, так і роботодавця.

Після прийняття рішення про звільнення менеджер, співробітник та HR на спільній зустрічі мають обговорити причини звільнення (з прикладами, аргументами та посиланням на попередній фідбек одне одному) та план подальших дій. Що має охоплювати такий план:

• дату останнього робочого дня;
• кому та яким чином передаються всі поточні та заплановані завдання;
• ретроспективне обговорення, що можна було б зробити для уникнення звільнення, з порадами одне одному;
• exit interview з HR-спеціалістом, на якому круто проговорити, що можна покращити в компанії;
• чеклісти для менеджера та співробітника (що зробити до останнього робочого дня, що робити з доступами й технікою, коли бенефіти перестають діяти, коли виплата останньої зарплати тощо). 
• трансляцію прийнятого рішення команді. Це важливий фінальний крок, про який не треба забувати. Важливо зробити це якнайшвидше: що раніше команда зрозуміє контекст ситуації, то менше буде нерозуміння й домислів.

Як поводитися на exit interview

Exit-інтерв’ю з HR-спеціалістом — це можливість ретроспективно оцінити співпрацю, підсвітити важливі зони розвитку для компанії та розійтися на приємній ноті. До exit-інтерв’ю варто готуватися заздалегідь, щоб розмова пройшла максимально продуктивно.

Про що може запитувати HR-спеціаліст:

• що вас спонукало змінити роботу / чи розумієте, чому компанія прийняла таке рішення;
• якою була співпраця з вашим менеджером;
• як вам працювалося в команді;
• чи влаштовували процеси;
• оцініть комфорт роботи в компанії та її культуру;
• що вам подобалось у роботі, а що не подобалось;
• які поради ви можете дати HR-у, своєму менеджеру та компанії загалом.

Головне у спілкуванні з HR-спеціалістом — розуміти цінність вашого фідбеку. Якщо раніше щось заважало вам бути максимально відвертими, то зараз саме час це змінити. Ваш зворотний зв’язок впливатиме на майбутні поліпшення в компанії.

Зустріч має проходити в дружній та професійній атмосфері, що допоможе позитивно завершити співпрацю та залишити приємні враження для обох сторін.

Friendly reminder

Насамкінець, хочу ще раз наголосити: найважливіше — це прозорість та щирість взаємодії. Екологічне завершення співпраці є найвищим показником професійності для обох сторін. Завдяки зрозумілим процесам та чіткій комунікації ви зможете підтримувати позитивні стосунки навіть після завершення співпраці. Пам’ятайте, що відкритість і взаємоповага — це основа довготривалого успіху як для співробітників, так і для роботодавців.

Читайте також

Як написати заяву на звільнення: види, особливості та зміни на час воєнного стану

5 порад перед звільненням: піти, не спаливши мости

Коли звільнення вважається швидким? Що таке quick quitting та як його уникнути