Як давати і просити фідбек? Поради для екологічного зворотного зв’язку

Багато статей, досліджень і виступів присвячені важливості зворотного зв’язку, його впливу на залученість колег, ефективність команд, прибутковість бізнесу. А втім, ми не завжди ділимося ним відкрито, розгорнуто й конструктивно. Як це виправити? Анастасія Кайсин, People Partner у диджитал-агенції Valtech, розповідає, яких принципів фідбека варто дотримуватись, та дає корисні поради, як давати й просити зворотний зв’язок. 

Принципи якісного фідбека

Я впевнена: аби зворотний зв’язок працював, він має бути органічною частиною корпоративної культури. Наприклад, у нас у компанії він інтегрований у цінності, на яких базуються наші політики, підходи до роботи, рішення й комунікація. Водночас зворотний зв’язок не можна просто прописати в корпоративній культурі в надії, що він працюватиме сам собою: його треба постійно відточувати. Приміром, ми запустили серію вебінарів про фідбек, нагадуємо про його важливість на внутрішніх мітингах тощо. 

Ось іще кілька принципів зворотного зв’язку, яких ми дотримуємось.

Відкритість. Зворотний зв’язок — поза ієрархією, тобто ділитися відгуками з іншою людиною може кожен, незалежно від ролі чи тривалості роботи в компанії. 

Безперервність. Розвиток має бути безперервним, тому немає сенсу чекати, приміром, щорічної оцінки. Просити/давати фідбек можна після завершення будь-якого завдання чи етапу: запуску проєкту, співбесіди, презентації тощо. 

Конструктивність. Похвала й заохочення — це, звісно, добре, але для конструктивного фідбека найголовніше — зазначити зони росту колеги та показати йому чи їй шлях до досягнення наступного рівня. Ідеальний рецепт конструктивного зворотного зв’язку — це бути чесним, підкріплювати свої слова фактами, зауважити сильні сторони й зони росту людини. Конструктивний зворотний зв’язок апелює до фактів, зазначає позитивні й негативні наслідки поточної поведінки та пропонує, що можна покращити. Тоді як деструктивний фідбек — це загальні коментарі, не підкріплені прикладами, емоційна, образлива або байдужа подача та відсутність будь-яких пропозицій щодо покращення.

Поради, як просити фідбек

Коли? Важливий компонент якісного фідбека — його своєчасність. Тому варто дотримуватися проактивної позиції та запитувати відгук, коли цього вимагає ситуація або ви відчуваєте, що вам потрібен зворотний зв’язок. Наприклад, ви завершили важливу задачу/проєкт, зробили щось нове або неспецифічне для вас чи вашої ролі, провели подію/виступ тощо.

У кого? Немає обмежень, до кого звертатись. Це може бути колега по проєкту, менеджер, лід, клієнт, колега з іншого офісу або хтось, із ким ви вирішували якесь побутове завдання, як-от організовували тимбілдинг. Наприклад, якщо ви Frontend Developer, можна звернутись до розробника, який був вашим ментором, і отримати відгук про ваш технічний професійний розвиток. А всередині команди проєкту можна запросити відгук у QA, наскільки комфортним є ваш процес взаємодії і як його покращити.

У якій формі? Можна просити як про письмовий, так і про усний фідбек. Але майте на увазі, що останній має відбуватися віч-на-віч або за обмеженої кількості учасників. У більшості компаній є окремі інструменти чи шаблони для фідбека. Якщо ж окремих інструментів немає, можна самостійно ініціювати зустріч або написати щось на кшталт «Буду вдячний(-а) за зворотний зв’язок щодо нашої співпраці під час організації події».

Як давати фідбек

Перш ніж давати відгук, перевірте, чому ви його даєте. Зворотний зв’язок має «лікувати» певний біль і мати конкретну ціль, наприклад одну з наступних. 

• Keep on doing: заохотити та надихнути колегу робити те, що він/вона вже добре вміє, висловити вдячність, висвітлити досягнення, похвалити за старання та підкреслити внесок.
• Stop doing: запобігти діям, що блокують прогрес, попередити можливі помилки, окреслити, що треба покращити, вказати на очікувані зміни й терміни цих змін.
• Start doing: стимулювати зміни — віднайти й розвинути сильні сторони людини, надати їй інформацію для подальшого професійного розвитку, визначити результат, який ви від неї очікуєте.

Якщо ваш фідбек не відповідає вищезазначеним цілям, зупиніться та визначте, чого ви хочете досягти в результаті та чи готова до цього людина, якій ви надаєте зворотний зв’язок. Ви навіть можете її про це запитати. 

Щоб надати людині конструктивний фідбек, є багато технік: 

• «сендвіч» — коли ви спочатку хвалите людину, потім зазначаєте її слабкі сторони, пропонуєте, що можна покращити, і закінчуєте розмову підсумковою похвалою;
• STAR — коли людина описує ситуацію (Situation), своє завдання в цій ситуації (Target), зроблені дії (Action) та кінцевий результат (Result), що допомагає їй самій дійти висновку про те, що потрібно поліпшити;
• CEDAR — коли ви повідомляєте людині, чого стосуватиметься ваш відгук (Context), наводите приклади поведінки, яку хочете відзначити (Examples), разом шукаєте причини такої поведінки (Diagnosis), визначаєте, які дії можуть покращити ситуацію (Actions), а після закінчення розмови тримаєте руку на пульсі змін (Review);
• та інші. 

Кожна з цих і подібних їм технік може бути ефективною, якщо ви розумієте цілі фідбека, його цінність для людини та вкладаєте у свої слова деталі й контекст. Тому не бійтесь експериментувати. 

Також важливо зазначити, що, надаючи зворотний зв’язок, бажано враховувати риси характеру людини та стиль її комунікації. Наприклад, фідбек для технічних спеціалістів (яких зазвичай більше цікавлять факти і результат), має включати конкретні приклади завдань, більше деталей з їхньої сфери діяльності, зрозумілих для них термінів і рекомендацій. Втім, не треба винаходити велосипед: йдеться лише про адаптацію під персональні особливості людини, якій ви даєте зворотний зв’язок. А принципи надання фідбека завжди однакові: 

• чіткість — наводимо приклади й факти, аргументуємо й описуємо реальні ситуації;
• опис поведінки — говоримо про дії, але не спосіб життя чи особистість колеги;
• збалансованість — хвалимо, але й зазначаємо зони для росту;
• орієнтованість на майбутнє — фокусуємось на рішеннях, наводимо рекомендації, як змінити поведінку.

Основні помилки при наданні фідбека

Приклад №1

Що тут не так? Якщо відсутні деталі та пропозиції для вдосконалення, такий фідбек не дає напряму для подальшого розвитку. 

Приклад №2

Що тут не так? Конструктив не дорівнює позитиву. Зворотний зв’язок має бути збалансованим.

А як же зробити краще? 

Приклад №3

Що тут так? 1) Контекст і деталі допомагають відтворити цілісну картину. 2) Фокус на майбутнє і зону розвитку робить фідбек справді значущим. 3) Збалансований зворотний зв’язок потрапляє точно в ціль. 

Використовуйте ці поради та вдосконалюйте фідбек, який надаєте колегам і близьким. Експерт із менеджменту Кен Бланчард якось зазначив: «Зворотний зв’язок — це сніданок для чемпіонів». Тож, не пропускайте сніданок, вчіться його готувати, і хай він буде дійсно здоровим.  

Читайте також

Чому рекрутери мовчать після співбесіди і що з цим робити

Ні, дякую: як правильно відмовитись від роботи

Що заважає жінкам будувати кар’єру: 12 несвідомих помилок