Як зберегти відкриту комунікацію з командою на ремоуті під час війни

Через повномасштабне вторгнення багато команд були змушені повернутися до ремоуту. Як за таких умов ефективно комунікувати з колегами, підтримувати залученість, надихати й допомагати? Про досвід та інструменти, завдяки яким їхній команді вдалося впоратися з «комунікаційним викликом», розповідає Employer brand manager в ІТ-компанії MobiDev Владислав Торський.

Перед початком повномасштабного вторгнення в Україну ми обережно виходили із домівок після вакцинації, а офіс MobiDev поступово наповнювався людьми. Після 24 лютого єдиний формат роботи, якого ми дотримуємося, — це безпека. І якщо для цього потрібно знову працювати віддалено і навіть з різних куточків світу — отже, так і буде. 

Водночас в умовах повернення команди до повного ремоуту перед компанією постав виклик: як зберегти ефективність та прозорість внутрішньої комунікації за таких обставин. 

Внутрішня комунікація для нас — основа та цінність. За допомогою цього інструменту ми залучаємо команду до життя компанії, залишаємося об’єднаними в критичних ситуаціях та разом проживаємо кризові стани.

«Три кити» комунікації в  MobiDev

У перші тижні вторгнення компанія закрила найкритичніші питання і потреби людей. І ми почали відновлювати робочий процес, оновлювати комунікаційні підходи.

В моменті було багато питань та нерозуміння щодо певних рішень керівництва та щодо подальших дій компанії. Тож пріоритетним завданням нашої команди стало збереження залученості тіммейтів в умовах ремоуту та налагодження щирого й екологічного діалогу з топменеджментом. 

Для цього ми використали (і продовжуємо це робити) такі інструменти:

1. Опитування.
2. Email-розсилки.
3. Зустрічі “Head of Coffee”.

Далі детальніше про кожен інструмент та результати, яких ми досягли з його використанням.

Опитування: фідбек від команди

Я вважаю, що кількісне опитування — це найкращий спосіб зробити зріз ситуації в моменті та отримати фідбеки, побажання, оцінки, питання.

Опитування дає можливість використовувати data-driven підхід та орієнтуватись на настрої тіммейтів, бачити, у якій саме площині лежить проблема. 

Важливе завдання для нас — зрозуміти, що потрібно людям, перевірити, як потреба синхронізується з планами компанії та відреагувати на неї. А для працівників — це чудовий інструмент фідбек-культури, де можна анонімно або відкрито залишити відповіді та побачити, що тебе чують, до тебе прислухаються. 

Швидке опитування на 10 питань дає більше інформації, до того ж з перших вуст, ніж наші власні здогадки, роздуми та логіка. А головне, що це правдива та значуща інформація.

Для опитувань ми використовуємо два інструменти:

• google forms — безкоштовний, простий, але надійний інструмент опитувань;
• typeform — платний сервіс з розширеними можливостями для реалізації більш складних та комплексних опитувань. Тут можна побудувати власну логіку питань та отримати детальну статистику відкриття й проходження форми.

Для того, щоб зацікавити працівників та збільшити response rate (відсоток відповідей), можна використовувати гейміфікацію та фановий підхід до опитувань. Наприклад, перетворити їх на квіз.  В такий спосіб нам вдалося збільшити залученість на 14-20%, і за один тиждень 50% спеціалістів компанії проходять опитування. 

Дуже важливо в кожному з опитувань отримати потрібну кількість відповідей, щоб екстраполювати дані на всю компанію і орієнтуватися на них при побудові стратегії та плануванні активностей. Для цього потрібно правильно розрахувати вибірку. Ми користуємося калькуляторами вибірок, які легко можна знайти в інтернеті.

За минулий рік наша команда провела декілька опитувань: про канали комунікації, про тимбілдинги під час війни тощо. Дізналися потреби людей, зрозуміли, що для них важлива жива комунікація на івентах і щоб такі заходи обов’язково мали благодійну складову. 80% наших спеціалістів вказали, що відвідали мінімум один командний захід.

Найважливішою частиною є робота після отримання результатів. Для продовження культури відкритості важливо ділитися результатами та вказувати, що компанія збирається робити з цими даними, що вже реалізували. Таким чином ми підтверджуємо, що кожен голос має цінність у компанії.

Email-розсилки: інформація з перших вуст

У нашій системі внутрішніх комунікацій є давня традиція, яка залишилися і під час війни,  — листи президента компанії що два тижні. З наших досліджень ми побачили, що це один з найкращих та найдієвіших способів донесення інформації та комунікації з людьми. 

Формат листа дуже простий — це текст від першої особи з апдейтами ключових процесів компанії, який розсилається на всю команду за допомогою gmail.  Кількість отриманих контрактів, розширення команди та наші ключові KPI за період — така інформація дає працівникам відчуття причетності та впливає на їхнє розуміння стабільності компанії в кризових ситуаціях. Лист закінчується словами “Vse bude dobre”. У відповідь кожен може надіслати свої питання, коментарі або ідеї президенту. 

Регулярні листи від президента мають дуже гарні показники відкриття (open rate 80%) і, відповідно, позитивно впливають на команду.

Водночас ми отримали запит від команди на живе спілкування, діалог,  можливість побачити та почути. Тож вирішили, що потрібно виходити на наступний рівень комунікації.

Head of coffee: живе спілкування з керівниками

Листи, повідомлення в месенджерах не передають всієї глибини та включеності топменеджменту, їхніх емоцій. Текст робить комунікацію більш функціональною та сухою. Відеозустрічі ж повертають відчуття майже живого спілкування, дають змогу побачити усмішки людей за тисячі кілометрів від тебе. Це дуже підтримує і надихає в кризових ситуаціях.

Тож на початку повномасштабного вторгнення, щоб зберегти і підсилити політику відкритості топів, ми вирішили організувати регулярні зустрічі команди з керівниками в Google Meet. За основу взяли концепцію відомого івенту AMA (ask me anything — спитай мене про що завгодно). 

Це мало нагадати людям зустрічі на кухні офісу під каву, коли можна було обговорити як глобальні та важливі питання, так і щось менш суттєве.

Наш перший ефір був присвячений тому, як далі буде жити і працювати компанія.  Тему анонсували заздалегідь та запропонували працівникам залишити питання, щоб спікер міг підготувати розгорнуту відповідь. 

Зараз ці відеозустрічі вже стали традиційними. Ми проводимо івент мінімум раз на місяць протягом півтора року. Обговорюємо на ньому всі питання, які впливають на життя компанії: оновлення у департаментах,  антикризові заходи або просто керівники розповідають про роботу своїх відділів. Під час заходу можна поставити будь-яке питання спікеру, і він відповість. Отримуємо близько десяти питань до зустрічі та до п’яти — вже на міті. Також робимо відеозапис й саммарі заходу, щоб кожен, хто не зміг приєднатись, також почитав чи подивився.

Одна з головних переваг формату Head of Coffee для нас полягає у тому, що він дає можливість оперативно зробити перший зріз зворотного зв’язку щодо тієї чи іншої новини, змін тощо. Крім того, цей канал допомагає максимально прозоро розказати про складне або болюче, роз’яснити необхідні зміни саме у форматі діалогу між менеджментом та командою. 

Від запуску формату до сьогодні ми змогли збільшити залученість колег на зустрічі з 30% до понад 50%, а також понад 10% команди переглядає запис івенту, якщо не змогли приєднатися онлайн. Це дає змогу зберегти спільне, однакове розуміння важливих питань та лояльність команди. Своєю чергою тіммейти також задоволені форматом та залишають коментарі про своєчасність та необхідність таких зустрічей. 

Кожен зі згаданих інструментів дає можливість будувати якісну комунікацію та тримати руку на пульсі настроїв та потреб тіммейтів, залучати людей до життя компанії. А всі разом вони дають змогу ефективно підтримувати цінності компанії та реалізовувати їх в кризовій реальності. 

Що ж до команди MobiDev, то опитування, статистика листів та залученість людей до івентів дають розуміння, що ми впоралися з  «комунікаційним викликом», який став перед нами з початком повномасштабної війни. Ми змогли створити атмосферу, потрібну команді: легку, з прозорими та відкритими дискусіями, підтримкою одне одного та всієї компанії. І остаточно впевнилися, що за будь-яких змін у зовнішньому світі наші цінності лишаються непохитними.

Читайте також

Як дбати про співробітників у 2023-му: 15 HR-трендів і антитрендів

Як проводити ефективні тимбілдинги онлайн і чи на часі вони взагалі? Досвід MobiDev

Як побудувати робочий процес у команді в умовах війни