Обираємо ефективний таск-менеджер: 5 популярних інструментів

Сьогодні про таск-менеджери знають, мабуть, усі. Кожен напевно чув різні назви, а з деякими навіть стикався в роботі. Чим відрізняються популярні варіанти та як обрати найефективніший, розбирається Head of HR Communications Лариса Баришева.

Чому таск-менеджер? Переваги використання

Таск-менеджер — це програма для управління проєктами, яка дозволяє централізовано керувати завданнями, делегувати їх та контролювати своєчасне виконання.

Багато хто робить це у стандартних Google- чи Microsoft-документах і таблицях або ж у месенджерах. Це працюватиме рівно до того моменту, поки команда не почне збільшуватися та/або кількість документів не стане такою, що орієнтуватися в них буде важко. 

Навіть якщо ваша команда поки складається з декількох осіб, раджу зі старту налагоджувати процеси через таск-менеджери. У майбутньому це збереже вам багато часу та нервових клітин. Адже використання таск-менеджерів має багато переваг.

• Ефективна комунікація. Можливість бачити, над чим працюють колеги та які завдання вже виконані, додавати коментарі та обмінюватися повідомленнями допомагає командам залишатися організованими та підтримувати високий рівень мотивації.
• Прозорість. У таск-менеджерах завжди наявна інформація про терміни, виконавців, етапи та час для завершення завдання.
• Економія часу. Усі завдання та інформація про них зібрані в одному місці. Плюс автоматизація — це неабияк заощаджує ресурси.
• Краще розуміння проєкту або окремих завдань. Керування через таск-менеджер дає можливість побачити загальну картину, швидше виявити проблемні місця й запобігти потенційним труднощам.
• Якісніша взаємодія між учасниками проєкту. Залучення всіх учасників зі своєчасними апдейтами зазвичай сприяє більш ефективному та якісному виконанню завдань. А можливість відстежувати прогрес проєкту може бути корисною для формування зворотного зв’язку та конструктивної критики.

Додаткові переваги для керівників

• Централізоване управління проєктами. Весь процес виконання контролюється керівником. Функціонал таск-менеджерів дає можливість розставляти пріоритети, розподіляти завдання, призначати мітки, прикріплювати файли тощо.
• Контроль завантаженості. Таск-менеджер допоможе рівномірно розподіляти навантаження співробітників, заздалегідь планувати ресурси команди й оцінювати результативність окремих співробітників, що особливо корисно, якщо оплата праці залежить від виробітку.

Як вибрати ефективний таск-менеджер 

Основний функціонал різноманітних інструментів приблизно однаковий. Але з огляду на стрімке зростання популярності таск-менеджерів за останні роки, у багатьох із них з’явилися додаткові можливості. Отже, на що варто звернути увагу при виборі таск-менеджера?

• Зручність та зрозумілість. Простота використання — основна вимога. Середній час на базове опанування таск-менеджера має бути не більш ніж 15 хвилин.
• Наявність мобільного застосунку. Щоб не пропустити щось важливе й термінове, важливо, щоб таск-менеджер був завжди під рукою. Сюди ж —  можливість отримувати сповіщення на пошту чи в месенджер.
• Функціонал для створення звітів. Відображення звітності у форматі дашбордів покаже прогрес та ефективність роботи співробітників. 
• Інтеграція з іншими сервісами. Обирайте той, що інтегрується з потрібними вам інструментами: Zoom, Google-диск і календар, Slack, Dropbox тощо.
• Формат відображення інформації. Тут варто орієнтуватися на зручність, потреби та вподобання команди.

• Цінова політика. Варіативність вартості доволі широка. Деякі інструменти пропонують спрощений функціонал за меншу вартість. Якщо вашій команді його вистачає, то немає сенсу переплачувати.

5 популярних таск-менеджерів

Нижче розглянемо найпопулярніші варіант, що мають попит як серед бізнесу, так і для індивідуального використання.

Trello

Платформа: Web, iOS, Android.
Вартість: є безплатна версія та платні (від 5$ за користувача на місяць).

Я починала працювати з таск-менеджером саме з Trello, він був моїм вибором протягом довгого часу, і я досі використовую його для особистого планування.

Trello переважно підходить для простих проєктів невеликих і середніх команд, а також для особистого планування. Це інструмент для роботи над проєктами у форматі канбан-дощок. На дошку користувач може додавати картки з завданнями, призначати виконавців, встановлювати дедлайни, додавати чеклисти й описи до кожного завдання. 

Картки з завданнями легко перетягаються в потрібні стовпці (To do, Doing, Done). Менеджер у ролі адміністратора може надавати різні рівні доступу для співробітників, контролювати постановку завдань, хід їх виконання та відстежувати результати. Також для зручності є календар, де можна переглядати та контролювати дедлайни.

Безплатна версія дає доступ до 10 дощок. У платній версії їх кількість необмежена. 

Переваги:

• безплатна версія таск-менеджера з базовим набором інструментів;
• простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
• великий вибір шаблонів для проєктів;
• інтеграція з великим пулом сервісів;
• можливість працювати в режимі офлайн, синхронізація з усіма версіями;
• можливість додавати вкладення з ПК, Google-диска, Dropbox та OneDrive;
• історія дій, архівація та відновлення завдань за потреби.

Недоліки:

• одночасно на екрані відображаються завдання лише одного проєкту;
• це зручний таск-менеджер для організації роботи невеликої команди, управління короткими та не дуже складними проєктами.

Jira

Платформа: Web, iOS, Android.
Вартість: є безплатна версія (для ≤ 10 користувачів) та платні (від 7$ за користувача на місяць).

Jira — це гнучка система управління проєктами різного рівня складності. Ефективний інструмент для планування, контролю та оптимізації роботи команди/компанії будь-якого розміру. Добре налаштована під Agile-проєкти та загалом адаптивна під проєкти будь-якої складності та кастомізації система, що пропонує широкий вибір готових шаблонів, які можна налаштувати під будь-які потреби. 

Переваги:

• зручний формат роботи над завданнями, ведення звітності, обміну інформацією;
• базовий функціонал можна розширити за допомогою додаткових плагінів;
• застосунок для смартфона з усіма функціями вебверсії;
• у завданнях фіксується інформація про виконавця, цілі, необхідні дії, час виконання, є опція додавання вкладень;
• інтеграція з великим пулом сервісів: Gmail, Salesforce, Slack, Outlook, Teams, Github тощо;
• є можливість налаштувати кастомні дашборди з потрібною інформацією;
• якісна техпідтримка.

Недоліки:

• для використання командою в більш ніж 10 осіб потрібен платний тариф;
• для ефективного користування й адаптації до інтерфейсу потрібен час, певні знання та навички;
• у деяких випадках може знадобитися Jira-адміністратор, який буде відповідати за налаштування системи.

ClickUp

Платформа: Web, Android, iOS, Windows.
Вартість: є безплатна версія для персонального користування та платні (від 7$ за користувача на місяць).

Це мультиплатформений інструмент для організації робочого простору, керування проєктами та оптимізації роботи команд будь-якого розміру. Мій особистий вибір для роботи з командою останнім часом. 

ClickUp має достатній набір інструментів для спрощення та зручності роботи над процесами: інструменти для роботи з документами, постановки завдань та цілей, відстежування прогресу, спілкування команди у реальному часі, перегляду дашбордів та аналітики, роботи з електронною поштою тощо. 

Переваги:

• для особистого використання вистачить і безплатного тарифу; 
• можливість делегувати завдання та відстежувати хід їх виконання;
• комунікація з колегами в чатах;
• відстеження статусу проєкту в режимі реального часу за допомогою інформаційних панелей;
• підтримка користувачів, навчання та вебінари з користування сервісом;
• підтримка канбан-дощок та діаграм Ганта;
• інтеграція з великим пулом сервісів.

Недоліки:

• для ефективного використання може знадобитися деякий час — сервіс не найпростіший для опанування і має не найдружніший інтерфейс. Наприклад, іноді доволі складно розрізнити якісь елементи через нейтральне оформлення. 

Asana

Платформа: Web, iOS, Android, Windows.
Вартість: є безплатна версія (для ≤ 10 користувачів) та платні (від 11$ за користувача на місяць).

Це таск-менеджер, що візуально та функціонально схожий на Trello — побудований як канбан-дошка зі стандартним принципом управління. З цікавого — відображення власного списку завдань на день, тиждень, місяць у форматі списку, календаря або дошки. Також висока деталізація: проєкт — завдання — підзавдання — мітки. Є можливість ставити лайки завданням, групувати їх та створювати для них окремі робочі столи. 

Переваги:

• зрозумілість та зручність інтерфейсу;
• режим автономної роботи без підключення до інтернету з подальшою синхронізацією під час підключення до мережі всіх версій програми;
• інтеграція з великим пулом сервісів;
• безплатна версія охоплює основні інструменти для невеликих команд та індивідуального користування;
• Asana Academy: тести й завдання для адаптації до інструмента. 

Недоліки:

• безплатна версія обмежена 10 користувачами та неповним набором функцій. 

Monday.com

Платформа: Web, Android, iOS.
Вартість: є безплатна версія (для ≤ 2 користувачів) та платні (від 9$ за користувача на місяць).

Вважається однією з найфункціональніших та дружніх платформ для управління проєктами. Тут якісно реалізована можливість максимально точно налаштувати платформу під конкретний проєкт, зокрема через автоматизацію процесів, що допомагає швидко додавати нових співробітників. Є багато корисних інструментів, зручне відображення даних, інтерфейс та бізнес-логіка зі зрозумілою структурою.

Для всіх платних тарифів (крім базового) доступні різні варіанти відображення проєктів на кшталт діаграми Ганта та шкали часу. Також у системи є режим синхронізації даних на всіх пристроях.

Переваги:

• інтеграція з великим пулом сервісів;
• можливість відстежувати завдання на кількох дошках, керуючи власним та командним робочим навантаженням;
• вбудований інструмент для створення форм;
• дані відображаються у форматі канбан-дощок, таблиць, дашбордів, діаграм, карток.

Недоліки:

• безплатної версії недостатньо для роботи команди;
• інструмент розрахований на великі команди та довготривалі проєкти —  маленьким командам краще обрати альтернативу;
• потрібен час для адаптації та вивчення можливостей інструмента.

Що в підсумку? 

Робота в таск-менеджерах не є супербажаним заняттям, особливо на самому початку їх використання. Потрібен час, щоб з’явилися звичка, люди адаптувалися до всіх можливостей обраного інструмента й процес став постійним. 

Може статися, що з першого разу інструмент не приживеться, це теж нормально. Пробуйте й порівнюйте сервіси, поки не знайдете той, що закриватиме всі потреби вашого бізнесу та отримає схвалення всієї команди. Наприклад, я здебільшого працюю з творчими людьми, які з більшим відгуком користуються тим, що приносить їм задоволення. Тому привабливий інтерфейс, щоб дизайн і користувацький досвід підтримували творчі натури, є одним із вагомих критеріїв вибору таск-менеджера для мене.

Пам’ятайте: навіть якщо зараз ви лише починаєте користуватися таск-менеджером, обов’язково зважайте на його можливості масштабування у разі збільшення та ускладнення проєктів.

Приємного й продуктивного використання! 🙂

Читайте також

6 корисних ШІ-інструментів, які допоможуть знайти й отримати роботу мрії

Ефективні інструменти для планування й розвитку вашої кар’єри

Вхід за лінком: 24 інструменти, щоб організувати онлайн-івент