Ініціатива карається? Як правильно пропонувати свої ідеї керівництву

Як часто буває — ми бачимо, яким чином можна покращити робочий процес, але не озвучуємо свої думки керівництву. Бо ж «ініціатива карається». Так, справді керівники бувають різні, і інколи домогтися втілення навіть крутої ідеї складно. Але багато залежить від того, як саме ми доносимо свій задум щодо змін. Порадами, як це робити правильно, у статті ділиться кар’єрна експертка, HRD «Корпорації Стас» Марія Конарова.

Підготуйтеся до презентації ідеї 

Навіть якщо вам здається, що ваша ідея просто геніальна, завжди пам’ятайте, що це може не бути очевидним усім навколо. Якщо гідну ідею не подати належним чином, її цінність легко може загубитися. Тож без підготовки й презентації не обійтись.

Поставтеся до вашого задуму як до повноцінного проєкту (вона ж бо гідна цього, так?) і готуйте її відповідно.

По-перше, продумайте структуру викладення інформації. Вона має подаватися логічно й послідовно. Можна опиратися на такий шаблон:

• Яка існує проблема?
• В чому полягає ваша ідея і як може вирішити цю проблему?
• Що потрібно для її вирішення (ресурси — людські, матеріальні, часові)?
• Які можуть виникнути складнощі на шляху втілення і як їх можна подолати?
• В чому полягає особиста ваша відповідальність?
• Які очікувані результати втілення ідеї та в який строк?

По-друге, заздалегідь продумайте питання і можливі заперечення, які можуть виникнути у керівництва щодо втілення ідеї. Якщо ви заздалегідь розумієте, де у вашій ідеї слабкі місця, не треба нехтувати опрацюванням цих питань, сподіваючись, що «і так зійде». У вас запитають про ці моменти практично зі стовідсотковою вірогідністю. Скористайтеся наявним часом і підготуйте відповідь на кожне з можливих питань.

По-третє, постійно тримайте в голові, в чому користь вашої ідеї і як вона може вирішити проблему. Це дуже важливий пункт, бо без нього вся підготовка буде марною. Можливо, вам, як спеціалісту, який занурений в робочі процеси, здається зрозумілим усе і без пояснень. Але будь-який керівник у першу чергу поставить питання «навіщо?» та «що це нам дасть?», і матиме рацію. Якщо у вас немає чітких відповідей на ці питання, вам навряд чи вдасться переконати начальника у необхідності втілити ідею.

Так, вам дійсно потрібно «продати» ідею шефу, немов якісний товар клієнту. Розрекламувати, зв’язати із потребою, презентувати. І в цьому немає нічого несправедливого. Будь-яке управлінське рішення має впливати на ефективність роботи компанії чи відділу. Тому чим переконливішим буде виглядати ваш задум, тим швидше керівництво в нього повірить.

По-четверте, додайте у вашу презентацію більше цифр та фактів. Ніщо так не переконує керівників, як конкретика. Ідея, яка опирається виключно на ваші суб’єктивні відчуття, навряд чи буде виглядати переконливо. Коли ж ви опираєтесь на об’єктивні показники, ваші слова стають набагато вагомішими.

Так, не все можна оцифрувати, але у такому випадку опирайтесь на конкретні кейси, випадки, статистику. Менше емоцій — більше об’єктивних даних.

По-п’яте, подавайте інформацію у вигляді покрокового плану, в якому ви відобразите процес досягнення цілі та які ресурси для цього потрібні .

Покроковий план може містити наступні складові:

Ця схема, на перший погляд, може виглядати громіздкою, але чим ретельніше ви підготуєтесь, тим переконливіше буде виглядати ваша ідея. Звичайно, у більшості випадків ви не зможете розписати детально усі пункти, але наявність навіть узагальненого плану продемонструє ваше розуміння того, як досягти результату.

Порада: якщо це дозволяє ваша корпоративна культура, спробуйте спершу проговорити свою ідею з керівництвом, а вже отримавши попереднє узгодження, готуйте більш детальну її презентацію.

Обговоріть важливі нюанси

Повернімося до відомого вислову «ініціатива карається». Так, часто той, хто приходить з ідею, і стає відповідальним за її втілення і подальший успіх. Насправді в цьому немає нічого несправедливого. Навпаки, це логічно — хто придумав, той і має робити. Але щоб у результаті не опинитися «крайнім», пам’ятайте, що у більшості випадків для втілення ідеї потрібно залучити більше однієї людини.

Чим масштабніший проєкт — тим більше людей і ресурсів буде залучено, і тим від більшої кількості працівників буде залежати результат.

Тому ще на етапі підготовки треба подумати, скільки ви реально зможете робити самостійно, чи готові ви до цього і скільки дійсно людей має допомагати вам у досягненні цілі. Цю прогнозовану кількість відповідальних обов’язково узгодити з керівництвом ще на етапі обговорення ідеї. Якщо шеф погоджується з вашим задумом, то донести це до працівників, які будуть її втілювати, — це вже його завдання, а не тільки ваше.

На практиці бувають випадки, коли шеф наче «дає добро» на втілення ідеї, але замотивувати інших людей працівник має сам. От тут і може критися небезпека. Безперечно, «продати» ідею керівництву — особисто ваша задача. Але продавати її кожному колезі окремо потребуватиме від вас неабияких сил і не завжди буде ефективно. Такі моменти в розмові з керівником треба прояснювати одразу. Якщо ви розумієте, що відповідальність за результат і залучення буде лежати виключно на вас, це сигнал того, що начальник не надто вірить у цінність ідеї (простими словами — ви не «продали» йому ідею остаточно), а значить, треба більш ретельно опрацювати цей момент.

Так само важливо обговорити одразу й ваше заохочення. Чи буде це матеріальна винагорода, підвищення або інші бенефіти? Чи саме втілення ідеї допоможе вам у власній роботі і позитивно вплине на неї? Ні в якому разі не соромтесь ставити це питання, якщо розраховуєте на певне заохочення. Інакше може виникнути ситуація, коли ваші очікування кардинально не зійдуться з результатами. І ви можете відчути сильну демотивацію з усіма можливими наслідками. Тому якщо ви маєте певні очікування і розраховуєте на конкретний бонус, а не хочете просто оптимізувати діяльність — говоріть про це одразу. Отримавши навіть негативну відповідь, ви зможете оцінити, чи готові ви вкладатися у втілення ідеї без подальших бонусів особисто вам.

Окремо треба торкнутися ситуації, коли ви є автором ідеї, але не хочете або не бачите сенсу брати участь в її втіленні особисто. Таке теж можливо, наприклад, коли ви працюєте в одному відділі, а оптимізувати робочі процеси треба в іншому. Але у такому випадку пам’ятайте, що вам необхідно знайти ще більше аргументів на користь ідеї, наочно продемонструвати керівництву вигоду від її втілення. Бо відповідальними за її успіх будуть зовсім інші люди, з невідомою вам зараз мотивацією до цього.

Є проблема — приходьте з пропозиціями

Навіть у детально пропрацьованій ідеї можуть бути етапи або питання, які ви не в змозі вирішити заздалегідь щодо яких передбачаєте труднощі. Що робити з такими моментами? Поширеною помилкою буде уникати їх на етапі презентації ідеї, сподіваючись, що потім воно якось вирішиться. По-перше, вам можуть одразу поставити питання щодо цих пунктів, а ви виявитесь не готові відповісти, що одразу послабить ваші позиції. По-друге, коли ці проблеми виникнуть вже в процесі втілення проєкту, подолати їх може бути набагато складніше.

Тут варто скористатися універсальною порадою для випадків, коли вам треба донести до керівництва певну проблему: не приходьте просто з проблемою, завжди приходьте з варіантами її рішення.

Так, ви можете не мати всіх необхідних даних, розуміти, що у ваших варіантів теж є слабкі місця, але дуже важливо не просто одразу окреслити проблему, а одночасно запропонувати ваше бачення її вирішення. Тим самим ви демонструєте, що здатні об’єктивно оцінити ваше становище і готові до вирішення цієї ситуації. Навіть якщо керівник не погодиться з будь-яким варіантом рішення, це завжди краще, аніж взагалі не пропонувати нічого.

Тож, підсумовуючи — чітко сформулюйте користь від втілення ідеї, підготовте презентацію, в якій опишіть суть ідеї, необхідні ресурси та план втілення, опрацюйте можливі заперечення і проблемні питання, а також продумайте, з ким ви будете реалізовувати задум. І нехай кожна ваша ідея втілюється на користь особисто вам і, звичайно, вашій компанії!

Читайте також

Як розмовляти з керівником: поради з книги «Ask a manager»

Мистецтво неможливого: як досягти будь-якої мети за 4 кроки

6 вправ, які допоможуть розвинути креативність та гнучкість мислення