Мене звати Юлія Горощак, я Head of Employer Brand в Uklon. 5 років тому я почала тестувати різні практики тайм-менеджменту, щоб підвищити свою продуктивність. Але попри всі зусилля мені постійно бракувало годин у добі. Знайомо, правда? Тоді я зрозуміла: треба спробувати щось інше, і відкрила для себе керування не часом, а увагою. Розповідаю, у чому різниця між тайм-менеджментом і фокус-менеджментом та як останній може вам допомогти.
Різниця між тайм- та фокус-менеджментом
Що таке тайм-менеджмент? Він передбачає керування часом та його виділення на певні завдання. Тоді як фокус-менеджмент — це керування увагою та своїми станами.
Принципи тайм-менеджменту зводяться до пріоритезації завдань і визначення для них дедлайнів у надії зробити більше за менший час. Тобто він фокусується на тому, скільки є часу на те чи інше завдання та в якому порядку їх краще виконувати.
А суть фокус-менеджменту — у тому, щоб прислухатися до себе та ловити моменти своєї уваги та концентрації. Тобто першочерговим є не планування календаря та кількості витраченого часу, а робота з увагою та тим, що вас відволікає.
Методи тайм-менеджменту й фокус-менеджменту на практиці
Використовуючи тайм-менеджмент, ви виділяєте в календарі конкретний слот для виконання певного завдання.
Уявімо, що на написання статті (зараз це якраз моє завдання, тому й такий приклад) ви виділяєте час у понеділок з 12:00 до 14:30, далі у вас зустріч із керівником, потім аналіз конкурентів тощо. На годиннику 12:00, ви сідаєте за статтю, але вона не пишеться. Настає 14:30 — час зустрічі, а у вас написані якісь окремі шматки, готової статті нема. Ви не задоволені ні процесом, ні результатом, тож наступного дня знову виділяєте собі на статтю окремий слот у календарі, а за потреби — ще один. Зрештою, стаття пишеться уривками за 7 годин.
А що, як застосувати принципи фокус-менеджменту? Уявімо, що ви маєте 3 великі завдання: є цікаві, є трохи монотонні чи навіть нудні, також у вас заплановані зустрічі. І от у вільні від зустрічей години ви обираєте, що можете зараз зробити швидше та якісніше, з огляду на те, в якому ви зараз стані. Керуючись таким принципом, на написання статті можна витратити не 7, а 3 години. Головне — не братися за завдання за ніч до дедлайну.
Принципи фокус-менеджменту, яких я навчилася
Шляхом власного досвіду й експериментів я дійшла до таких п’яти правил, якими й ділюся з вами.
1. Завжди запитуйте себе: «Яка мета цього завдання?»
Це головне запитання, на яке ви повинні собі відповісти, перш ніж братися за те чи інше завдання (до речі, про це корисно запитувати себе не лише на роботі чи в бізнесі). Головні виконуємо першими, менш пріоритетні відкладаємо на потім. Наприклад, оскільки ресурс концентрації дуже обмежений, раджу обирати не більш ніж 1-2 великі завдання на день.
2. Фіксуйте, коли відволікаєтесь, і забудьте про багатозадачність
Проведіть невеличкий тест: сьогодні чи завтра фіксуйте кожен раз, коли відволікаєтесь від завдання на месенджер, новини чи тікток-хвилинку. Повірте, ви здивуєтесь, наскільки багато часу це віднімає. Наприклад, коли я тільки почала себе трекати в такий спосіб, то зрозуміла, що відволікаюся буквально кожні 7 хвилин. Коли вашу увагу відвертає імейл, дзвінок, соцмережі тощо, ви збиваєте свій фокус. Дослідження показують: щоб потім знову сконцентруватися, потрібно в середньому 25 хвилин. Тобто 7 відволікань на день — це мінус 3 години робочого часу.
Так само з багатозадачністю: якщо робити все одночасно, на кожне завдання витрачається набагато більше часу, а ще зростає ймовірність наробити помилок. Дослідження американських психологів показує, що з мультизадачністю продуктивність падає на 40%. Знову ж таки, коли ми різко перемикаємося між завданнями, то виконуємо їх набагато довше, бо нам потрібен час, щоб сконцентруватися.
3. Прислухайтеся до себе та свого стану
Ми буваємо в різних станах — розсіяні, сфокусовані, замріяні, в стані потоку тощо. Бувало так, що після двох сторінок книжки ви навіть не пам’ятали, про що вона? Ймовірно, ви були в замріяному стані. Звісно, для виконання більшості завдань найефективнішим є сфокусований стан. Тому наша мета — навчитися ловити й перемикати ці стани.
Звісно, постійно бути сфокусованим нереально, але я для себе сформувала такий рецепт: коли я в стані фокусу, я працюю попри те, яка зараз година чи день. Бо якщо в мене стан фокусу, чому б не приділити цей час проєкту замість залипання в ютуб, навіть якщо це субота? І навпаки — якщо я в розсіяному стані в понеділок, то приділяю увагу пошуку нової інформації, тіктоку чи прибиранню (звісно, якщо в мене немає зустрічі). Тут можна почати дискутувати про рівновагу й mental well-being, але, повірте, якщо ви навчитеся дослухатися до себе, це буде тільки на користь.
4. Тренуйте свою уважність
Розвиток практики усвідомленості й медитації у повсякденному житті допоможе вам стати менш реактивними. Під час медитації ви почнете помічати, як ваш розум блукає деінде, а потім повертається до об’єкта зосередження (наприклад, дихання). Це так само корисно, коли ви відволікаєтеся на роботі й вам потрібно знову зосередитися на поточному завданні.
Я треную увагу певними звичками: граю в судоку, обовʼязково гуляю на вулиці сама та знаходжу час побути наодинці в тиші. Коли працюю над чимось терміновим, можу вимкнути сповіщення, але максимум на пів години, бо не можу блокувати роботу команди.
5. Робіть паузи та змінюйте рід діяльності
Ми завжди в постійному русі та намагаємося встигнути якомога більше, але мій досвід показує, що робота 24/7 (умовно) дає той самий, а іноді й менший результат, ніж робота з перервами чи перемиканням. Про що я? Робота в усіх різна: в когось — потребує постійної концентрації (як-от фінансист), у когось — більш різнопланова (як-от івент-менеджер), але в будь-якому разі вкрай важливо змінювати формат активностей протягом дня. Додавати прогулянки, спорт, хобі. Коли ви будете перемикатися з розумової на фізичну діяльність, ваш мозок матиме час на відпочинок, внаслідок чого ви будете працювати швидше й ефективніше.
Наостанок можу сказати, що фокус-менеджмент — це навичка, якої точно можна навчитися та вдосконалювати на практиці. Також можна вигадати свій варіант управління часом, поєднавши техніки тайм-менеджменту та фокус-менеджменту. Спробувавши різні варіанти, ви однозначно знайдете методику, що буде для вас комфортнішою та ефективнішою.
Читайте також
Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?
Як встигати все? Поради з тайм-менеджменту від успішних жінок
Дім-офіс: як ефективно працювати на ремоуті і встигати жити
Шикарна стаття і дуже корисна інформація! Таке точно ніколи не почуєш від HR🌸🌸🌸