Я спробувала різні техніки тайм-менеджменту і знайшла єдиний спосіб встигати все

Спитали, як встигати все, в авторки методології Curly Management Діни Волинець, спеціалістки зі стратегічного й організаційного розвитку та сертифікованої фасилітаторки. Відповідь здивувала: виявляється, щоб встигати все, потрібно просто не все встигати.

Я Діна Волинець, мені 36. У сфері організаційного розвитку я вже 16 років, працювала в міжнародних організаціях і приватних компаніях, запускала два бізнеси, зараз є власницею вже третього, а ще маю двох дітей і два вигорання за плечима. Я з Ірпеня, пів року провела в Польщі та вже півтора живу у Львові. Про все це я розповідаю у себе в Instagram, і запитання, яке мені найчастіше прилітає в директ: «Як ти все встигаєш?». 

Коли мене попросили написати статтю про те, як усе встигати, я дала завдання штучному інтелекту накидати мені структуру, щоб оптимізувати процес. Ось що він запропонував ↓

1. Вступ:
— чому управління часом є важливим;
— значення ефективного розподілу часу для успішної кар’єри.
2. Аналіз часу:
— оцінка поточного використання часу;
— виявлення найбільш часовитратних завдань та перешкод.
3. Планування та пріоритезація:
— як структурувати робочий день для максимальної продуктивності;
— техніки планування — матриця Ейзенхауера, метод Pomodoro та інші.
4. Деякі корисні інструменти: додатки для планування, календарі, списки завдань тощо.
5. Управління стресом та відновлення енергії:
— стратегії зменшення стресу під час робочого дня;
— значення відпочинку та перерв для підтримки продуктивності;
6.  Важливість відстеження результатів: як відстежувати свою продуктивність та вносити корективи.
7. Підсумок ключових стратегій та порад щодо ефективного управління часом.

Прочитавши це, я подумала: «Ось через це, дорогенький, ми й вигораємо». 

Що не так із класичним тайм-менеджментом?

Свого часу я перечитала практично всі книжки по тайм-менеджменту, щоб навчитися встигати більше. Я спробувала і вищезгаданий метод помідора, і матрицю Ейзенхауера. А ще завела посудомийку, пральну машину з сушкою, мультиварку й робот-пилосос. Усе це трохи допомогло спростити життя, проте виснаження нікуди не ділося, бо вільне місце одразу ж зайняли нові справи.

На шляху до підвищення власної ефективності я також прочитала книжку «Зроби це зараз» Браяна Трейсі про те, що починати виконувати список справ треба з тих пунктів, які тебе найбільше тригерять. Мовляв, зроби те, що неприємно, і одразу стане легше. У мене так не працювало. Після того, як я «зʼїдала жабу», бажання та натхнення працювати далі просто зникало. Чому так відбувається, я дізналася трохи пізніше, коли почала вивчати людську природу, зокрема природу емоцій. 

Завдяки купі книг і статей я зрозуміла, що в людей усе починається з відчуттів. Ми бачимо, чуємо, мацаємо, облизуємо певні речі, і вони викликають у нас певні відчуття, які здебільшого в усіх однакові — холодне, гаряче, кисле, солодке, мʼяке, тверде тощо. Ці відчуття так само тригерять в нас емоції. Емоції, на відміну від відчуттів, часто носять дуже індивідуальний характер залежно від попереднього досвіду і специфіки організму людини. 

За своєю природою емоція доволі короткострокова, триває кілька хвилин. І тут починається найцікавіше. Емоція, яку ми проживаємо, стає приємним або не дуже спогадом. Натомість придушені емоції накопичуються всередині й починають впливати на наш стан. Наприклад, якщо ви переживаєте багато позитивних емоцій з якоюсь людиною, у вас до неї можуть сформуватися почуття дружби чи закоханості, і це на певний час стане частиною вашої поведінки й характеру. Якщо ж ви переживаєте багато негативних емоцій, які ще й не проживаєте, у вас може сформуватися почуття незадоволеності роботою/життям/стосунками, і цей стан теж стає частиною вашої особистості — ви перетворюєтесь на буркотуна, у якого весь час над головою дощ. 

Коли я це усвідомила, я почала робити все навпаки — починати свій день із тих справ, які мене надихають, щоб мати сили впоратися з «жабами». Мені дуже хотілося бути життєрадісною людиною, а не буркотуном. 

Що таке Curly Management?

Пізніше я познайомилася з Тетяною Ждановою, яка саме готувала до друку свою книжку «Сенс життя і його маркетинг». Тетяна наголошувала, що після 35 років людині варто переглянути свої погляди на життя та почати будувати особистий бренд навколо своїх цінностей. Мені на той момент було майже 30, але я була вже дуже втомлена, тож вирішила піти цим шляхом. Тетяна радила працювати з цінностями не як із шаблонними поняттями (родина, здоровʼя, мир), а виявити цінності через питання, що стосуються прийняття рішень про найдорожче — час, гроші й енергію. 

І тут стався мій момент еврики. Нарешті моя мантра «Стратегія — це не список завдань, це навігатор в прийнятті рішень» стала частиною логічної послідовності.

Я склала докупи питання глибинних цінностей і через них подивилася на всі інструменти проєктного менеджменту, які знала. Так народилася методологія, яка сьогодні називається Curly Management, та книжка, що у 2023 році вийшла в Yakaboo Publishing — «Curly менеджмент. Як управляти проєктами не зраджуючи собі». Фактично вона про те, що замість намагатися встигати все, треба просто зрозуміти, що НАСПРАВДІ вам треба встигати.

Попри те, що книжка вийшла лише у 2023 році, люди та організації працюють зі мною за цією методологією вже 7 років. Наразі я є власницею агенції Curly Management Bureau зі створення проєктів та стратегій на основі цінностей. У процесі написання цієї статті я попросила наших тренерів-фасилітаторів написати, чого їх навчила методологія Curly Management та як бути ефективнішими. Ось що вони відповіли: 

• «Питати себе, нахіба це мені 🙂 »;
• «Позбутися ілюзії та ідеології “встигати все” + розставляти пріоритети + дозволити собі не встигати 🙂 Свіженький приклад: відмовилась від думки піти на одне навчання, бо зрештою воно не про те, що я насправді хочу»;
• «Знати, що питання радше не в тому, як встигнути все, а в тому, щоб відсікти непотрібне й робити насправді важливе»;
• «Я все не встигаю 🙂 І дуже погоджуюся з тим, що тепер все більше розставляю пріоритети. Навчився говорити “ні”».

То як усе встигати?

Коли мене питають: «Як виконувати всі 100% зі списку справ?», я зазвичай кажу: «Не вносити до нього те, що не відповідає вашим цінностям або не має надихаючої відповіді на запитання “Щоби що?”».

Тож який план дій?

1. Визначте власні глибинні цінності. Для цього можна використати різні тести в інтернеті, а можна взяти книжку про Curly Management.
2. Проведіть аудит свого життя на предмет відповідності цим цінностям.
3. Вирішіть, що робити з тим, що їм не відповідає. Тут може допомогти матриця Ейзенхауера — щось відкласти, щось делегувати, щось просто викреслити.
4. Складіть список того, що треба робити для реалізації власних цінностей.
5. Виконуйте завдання з цього списку й отримуйте задоволення в процесі.

А якщо у вас у голові промайнула думка «Так не буває, а куди дінуться неприємні рутинні речі?», то у вас, напевно, є трохи упереджень щодо того, який вигляд може мати життя. У такому разі краще скористатися допомогою психотерапевта чи коуча, які допоможуть знайти відповіді та ресурс для змін всередині вас. Enjoy!

Читайте також

Керувати не часом, а увагою: як я відкрила для себе фокус-менеджмент і стала ефективнішою

Я встигаю все, ще й маю час на себе. Який підхід змінив мій робочий день?

Тайм-менеджмент: 5 порад для тих, хто нічого не встигає