Я встигаю все, ще й маю час на себе. Який підхід змінив мій робочий день?

Вам здається, що термінові таски ніколи не закінчуються? За гасінням пожеж не встигаєте займатися стратегічними завданнями? Беретеся за кожне прохання колег чи клієнтів, навіть на шкоду собі? Якщо вам це знайомо, попереджаємо: довго такий темп роботи витримає не кожен. Що можна з цим вдіяти? Любов Кашнікова, Senior User Acquisition Manager Taimi в appflame ділиться алгоритмом, як планувати день, щоб підвищити свою продуктивність. 

Якою улюбленою не була б робота, якщо ви приділяєте їй весь час, забуваючи про обід, свіже повітря, перерву на каву й відпочинок, то ризикуєте вигоріти. На жаль, без вмілого work-life (а тепер ще й work-life-war) балансування — це лише питання часу. Мине рік-два, і ви вже відповідатимете на повідомлення рекрутерів у LinkedIn. Конкретний строк залежить від особистої терпимості та рівня закоханості в роботу. 

Свого часу я й сама була на межі сценарію вигорання. Тож у цій статті поділюся власним досвідом: що робити, щоб не впасти в прірву завдань, які ніколи не закінчуються. 

Моя порада — проста та дієва: не забувати про себе

Вперше я зрозуміла важливість цієї поради, коли була джуном в рекламній агенції і на мене сипалась нескінченна кількість завдань. Це було приблизно так: я працювала, працювала і працювала.

Колеги звуть подихати свіжим повітрям? Нема коли — клієнт чекає на медіаплан, який обіцяла розрахувати за дві години. Кава? Яка там кава — акаунт-менеджеру терміново потрібен звіт. Є вільна хвилинка? Треба вивчити процес запуску нового нетворку, бо цілі на квартал ніхто не скасовував. А ще керівник попросив все відкласти та зробити прорахунок на дуже важливий тендер…

Кінець дня. Молодець, зробила всі заплановані завдання, три зверху, ще й почала виконувати KPI на місяць. Щаслива? Та щось не дуже — паморочиться в голові й немає сил навіть думати. Їдеш утомлена додому, шкодуючи, що за день так і не змогла прогулятися бодай 10 хвилин. Далі спиш, а вранці їдеш на улюблену (поки що) роботу, і все починається спочатку. 

У якийсь момент я зрозуміла: роботи ніколи не стане менше. Але це моє життя, і воно в мене одне. Отже, можливість попити каву чи прогулятися на свіжому повітрі маю створити я сама.

Звісно, я дійшла до цього не відразу. Лише після того, як усвідомила одну закономірність: чомусь я завжди намагаюся втиснути в робочий день якомога більше й вічно поспішаю. А мої колеги виконують завдання, нікуди не кваплячись. Та сама позиція, ті самі умови. Але люди ходять на роботу з посмішкою, а мені дах зриває. І на перерві я виходжу не за кавою, в аптеку за вітамінами для стресостійкості. Тоді я й зрозуміла, що варто щось змінювати. 

Алгоритм, що все змінив: як планувати день

Ось як раніше складався мій день: я планувала собі певні завдання, але протягом дня додавалися таски від колег або керівника, і все йшло не за планом. Що допомогло це змінити? Планувати день у такий спосіб, щоб заплановані завдання займали лише частину робочого часу, а решту залишати для прохань колег, незапланованих дзвінків, неочікуваних тасків і перерв.

Тепер я планую свій робочий час так, щоб 60% займали заплановані завдання, ще 30% — спонтанні, а 10% я залишила для того, що робить робочий день яскравішим: обід без поспіху, кава, прогулянка, медитація чи прослуховування улюблених треків. А ще — для самонавчання. Наприклад, маркетологу важливо бути в курсі подій і трендів галузі. Тож перегляд останніх новин, курси з удосконалення навичок тощо я також занесла як must have у ці 10% робочого дня.

Унаслідок цього всі у виграші: я встигаю зробити все, що запланувала, і при цьому не відмовляю колегам і керівництву у виконанні термінових завдань, ще й маю час на себе та свій розвиток. 

Ось такий простий алгоритм. Спробуйте, і побачите, що продуктивність тільки зросте: ви не будете намагатися стрибнути вище голови, не будете зривати дедлайни — все йтиме за планом, а ви сформуєте корисну звичку відпочивати протягом дня. Повірте, повноцінний відпочинок — один з елементів ефективного управління часом. Тож хибно думати, що без нього ви впораєтеся краще.

З новим тайм-менеджментом я побачила, що життя стало покращуватись: я ніби витрачала зовсім трохи робочого часу на себе, але все почала встигати. І найважливіше — не відчувала перманентного стресу й тиску.

Варто пам’ятати, що ваша ефективність — у ваших руках. Ви самі вмотивовані зробити свою роботу краще: і якщо житимете в балансі з собою, то матимете на це ресурс. Наприклад, дотримання правила 60/30/10 зовсім не означає, що не можна попрацювати у вихідний день чи ввечері. Це магічний час, коли вашу увагу не відвернуть іншими робочими питаннями, тому можна попрацювати над більш творчими завданнями чи зробити те, що вимагає максимальної концентрації. Головне — робити це тому, що робота приносить задоволення, а не тому, що треба надолужити недопрацьоване в будні. 

Як дотримуватися цього правила на практиці? 

Просто взяти й почати. Можливо, не відразу вийде, але з наполегливістю й розумінням, що це змінить на краще не лише ваш робочий день, а й життя загалом, ви впораєтесь.

Звісно, в якийсь момент усе може піти не за планом, але в цього є певні попереджувальні ознаки. Починаєте забувати, що хотіли щойно зробити, через велику кількість завдань? У голові вже не тримаються таски на день, і ви записуєте, що з них важливо зробити саме сьогодні? Почалося: баланс уже порушено, ви знову перетворюєте свої 60% на 80%-100%. 

З великим потоком завдань допоможе впоратися лише правильна пріоритезація, планування часу та розподілення його згідно з правилом 60/30/10. Якщо у вас проблеми з визначенням пріоритетів і цілей, допоможуть тематичні книжки. А якщо коротко — подумайте, що дійсно важливо зробити сьогодні, від яких ваших завдань залежать інші, а що можна зробити завтра і від цього ніхто не постраждає? 

Для визначення пріоритетів також допомагає матриця Ейзенхауера. Розділіть завдання відповідно до чотирьох блоків:

Окрім матриці Ейзенхауера, для тайм-менеджменту й пріоритезації завдань є багато технік — Помодоро, ABCDE, принцип Парето тощо. Кожен може підібрати для себе те, що спрацює для нього найкраще. Я полюбляю саме матрицю, але комусь може сподобатися інший метод.

Звісно, варто додати, що півтора року тому в цей звичний нам баланс роботи й життя увірвалась повномасштабна війна. Коли пів дня сидиш в укритті чи без світла, звісно, не до балансу у звичному розумінні цього слова. Тут хоча б встигнути зробити максимум за мінімум часу. З одного боку, це додатковий потужний стрес, а з іншого — посилює важливість турботи про себе. Адже ми маємо стояти горою за нашу Батьківщину: хтось захищає країну на фронті, хтось регулярно донатить для пришвидшення перемоги, а хтось став волонтером. Щоб продовжувати це робити, ми повинні дбати про себе, свій фізичний та емоційний стан. І навіть у таких обставинах тайм-менеджмент із цим допоможе, якщо вміти правильно розставляти пріоритети.

Чи вдається мені дотримуватися свого тайм-менеджменту?

Гадаю, що так. Звичайно, бувають винятки, коли дні більш завантажені, але загалом алгоритм працює. Головне — не забувати про свою ресурсність: пам’ятати, від чого вона залежить та регулярно підзаряджатися цією енергією. Банально — не забувати обідати, робити короткі перерви та закладати час на незаплановані завдання. І тоді ваш баланс супергероя буде збережено. А ще додатково ділюся кількома моїми рекомендаціями, як мінімізувати стрес на роботі.

• Додати медитативні практики у свої перерви. Особисто я займаюся кундаліні-йогою, де багато практик на дихання та прослуховування медитативних пісень. Для когось це можуть бути просто улюблені треки чи афірмації. Рекомендую підібрати щось своє, що буде приносити найбільше спокою та підвищувати ресурсність.
• З нескладного, але важливого: я помітила, що велику роль відіграє вдало облаштоване робоче місце. Як на мене, це також запорука ефективного дня. Тому попіклуйтеся про зручне крісло та затишне робоче місце, де ви почуватиметесь комфортно і де вас не відволікатимуть сторонні фактори.

Описаний у статі підхід, як планувати день, підвищить вашу ефективність, бо допоможе працювати в радість, а це завжди мотивує на нові перемоги. І хоч прокачатися у тайм-менеджменті мені допоміг власний досвід — мільйон завдань і страшенна втома, —  але свого часу я б із радістю перейняла цей досвід із чиєїсь статті 🙂

Читайте також

Досягати амбітних цілей, бути в ресурсі й забути про стрес. Утопія чи ні?

Як планувати в часи війни: поради кар’єрної консультантки

Ефективні інструменти для планування й розвитку вашої кар’єри