5 кроків до мінімізації конфліктів у команді

Знову проджект сперечається з розробниками, а сейлзи звинувачують маркетологів у невиконанні плану продажу? А як класно було б працювати в атмосфері, коли всі розуміють та підтримують одне одного… Але навіть за умови мегапрофесійного рекрутингу всі члени команди — окремі особистості зі своїм бекграундом, характером, баченням світу, і в таких умовах конфлікти — неминучі.

Команда IAMPM підготувала покрокову інструкцію, як звести кількість конфліктів всередині команди до мінімуму, і доповнила ці кроки порадами з книжки «Ніколи не йдіть на компроміс» колишнього перемовника ФБР Кріса Восса.

Крок 1. Зрозумійте, коли найчастіше виникають конфліктні ситуації

Кожна команда проходить наступні стадії життєвого циклу:

• формування (Forming) — на цьому етапі члени команди тільки знайомляться одне з одним, налагоджують початкові зв’язки та визначають свої ролі;
• шторм (Storming) — ця стадія характеризується виникненням конфліктів і суперечок, оскільки учасники команди починають відстоювати свої ідеї та погляди;
• нормування (Norming) — на цьому етапі конфлікти поступово згасають, команда встановлює правила та норми взаємодії, а також розвиває почуття єдності;
• виконання (Performing) — це стадія високої продуктивності, коли команда працює злагоджено й ефективно та досягає поставлених цілей;
• завершення (Adjourning) — ця стадія настає після завершення проєкту або розпуску команди.

Найбільше непорозумінь відбувається на етапах «Формування» та «Шторм». Причини — персональні розбіжності, не до кінця вибудована комунікація та робочі процеси. Що можна зробити, щоб знизити ризик конфліктів на цих етапах?

• Провести знайомство команди: організуйте неформальні зустрічі або тимбілдинги, щоб члени команди могли краще пізнати одне одного.
• Встановити чіткі правила й очікування: обговоріть і домовтеся про правила поведінки, комунікації та робочих процесів, щоб уникнути непорозумінь і конфліктів.
• Заохочувати відкриту комунікацію: створіть атмосферу довіри, в якій члени команди можуть вільно висловлювати свої думки та ідеї, не боячись осуду чи критики.
• Вирішувати конфлікти конструктивно: якщо конфлікт все ж таки виник, важливо вирішити його швидко й ефективно, використовуючи медіацію чи фасилітацію. Крім того, важливо активно слухати співрозмовника: використовуйте техніку віддзеркалення, щоб показати, що ви розумієте його почуття та погляди.

Крок 2. Зменште вплив особистісного фактора

Памʼятайте: ваша команда — це особистості з різними цінностями та амбіціями. Ідеально, коли HR підбирає однодумців, але це не завжди можливо. Завчасно продумайте тимбілдинги, регулярні мітинги та інші формати взаємодії, щоб вони сприяли формуванню команди, а не просто займали робочий час. 

• Тімбілдінги: організуйте спільні заходи, такі як спортивні змагання, квести або волонтерські акції, щоб зміцнити командний дух та покращити взаємодію між членами команди.
• Мітинги: проводьте регулярні мітинги, на яких кожен може поділитися своїми думками, ідеями й проблемами. Це допоможе створити атмосферу відкритості та співпраці.
• Індивідуальні зустрічі: проводьте індивідуальні зустрічі з кожним членом команди, щоб обговорити їхні потреби, очікування та проблеми. Це допоможе вам краще зрозуміти кожного співробітника та знайти до нього індивідуальний підхід.
• Система наставництва: запровадьте систему наставництва, щоб досвідчені співробітники допомагали новачкам адаптуватися до команди та робочих процесів.
• Визнання та винагороди: визнавайте та винагороджуйте індивідуальні досягнення членів команди, щоб підвищити їхню мотивацію та залученість.

Крок 3. Покращуйте комунікацію в команді

Багатьох конфліктів можна уникнути, правильно налаштувавши комунікацію. Що може її покращити?

• Зручний спосіб зв’язку: використовуйте різні канали комунікації (електронна пошта, месенджери, відеоконференції), щоб забезпечити ефективну взаємодію між членами команди.
• Підготовлені мітинги з чіткою аджендою: структуруйте мітинги, визначайте чіткі цілі та очікування, щоб уникнути непотрібних дискусій та зберегти фокус на важливих питаннях.
• Чат для особистого спілкування: створіть неформальний канал комунікації, де члени команди можуть спілкуватися на особисті теми, обмінюватися думками та ідеями, що допоможе зміцнити взаємини та покращити командний дух.
• Фідбек від керівництва: регулярно надавайте зворотний зв’язок членам команди, відзначайте їхні успіхи та пропонуйте конструктивну критику. Це допоможе їм розвиватися та покращувати свої результати.
• Відкритість до нових ідей: заохочуйте членів команди ділитися своїми ідеями та пропозиціями, створюючи атмосферу інновацій та постійного вдосконалення.

Крок 4. Оптимізуйте робочі процеси

Одне з головних правил успішних команд — кожен має знати, що, як і коли робити, та відповідати за свою частину спільної роботи. Для цього важливо:

• правильно розподілити ролі в команді з урахуванням компетенцій та досвіду — визначте сильні та слабкі сторони кожного й розподіліть завдання відповідно до їхніх навичок і здібностей;
• зробити процес постановки завдань та їх контролю прозорим та зрозумілим для всіх учасників — використовуйте інструменти управління проєктами, щоб відстежувати прогрес виконання завдань, визначати відповідальних осіб та контролювати терміни;
• запровадити єдині для всіх правила роботи та звітності — розробіть чіткі інструкції та шаблони, щоб забезпечити уніфікований підхід та уникнути непорозумінь;
• визначити порядок дій у разі виникнення проблем — створіть план дій на випадок непередбачуваних ситуацій або конфліктів, щоб швидко й ефективно розв’язувати проблеми.

Крок 5. Концентруйтеся на причині конфлікту, якщо він стався

Найпоширенішою причиною роздування конфліктів є перехід на особистості та фокусування на емоціях. Але якщо ви хочете розв’язати проблему, треба виправити саме її причину, без особистих звинувачень та образ. Спокійно подумайте, які дії призвели до негативного результату та як це можна змінити. Щоб виявити справжню причину конфлікту, ставте відкриті запитання та використовуйте техніку маркування, називаючи емоції співрозмовника, щоб допомогти йому заспокоїтися та відкритися для діалогу.

Застосовуючи ці п’ять кроків, ви зможете мінімізувати кількість конфліктів у вашій команді та створити атмосферу взаєморозуміння, довіри та співпраці. Пам’ятайте, що успіх команди залежить від здатності її членів ефективно взаємодіяти та розв’язувати проблеми разом. І не забувайте, що конфлікти — це не завжди погано. Іноді вони можуть бути каталізатором позитивних змін та розвитку команди. Головне — підходити до їх розв’язання конструктивно та з розумінням.

Читайте також

Конфлікти в команді: 6 кроків, щоб помирити колег

Як вирішувати конфлікти на роботі і чому вони бувають корисні?

Як вирішувати конфлікти: два головні правила від медіаторки