Як це — менеджерити чуже життя? Історії персональних асистенток та їхніх керівників

Організувати робочу поїздку, зафіксувати важливі думки, налагодити щоденний побут — усе це й навіть більше робить персональний асистент. Які переваги отримують обидві сторони від такої співпраці та що треба знати, щоб реалізуватися в цій професії? Команда студії онлайн-освіти EdEra зібрала реальний досвід керівників та їхніх персональних асистентів.

«Асистент —  це менеджер життя і виборів у цьому житті»  

Ілля Філіпов, CEO студії онлайн-освіти EdEra, та Марія Чєрнова, голова відділу партнерств EdEra, яка два роки була персональною асистенткою Іллі. 

Про роль персонального асистента

Марія, персональна асистентка: «Асистент — не завжди друг, ієрархія та дистанція повинні зберігатися. Проте в роботі дуже важливий особистий зв’язок: щоб довіряти одне одному й відверто говорити про проблеми та завдання. Так само важливо, щоб ви збігалися в цінностях, гуморі, підходах.

Ми з Іллею різні в роботі. Я люблю системність: у мене в блокноті все записано в пріоритетності від 1 до 10. Ілля — це більше людина-хаос: він може за півтори години закрити 10 питань, а потім протягом 5 годин зробити два завдання. Різниця в характерах. Тому асистенту дуже важливо підсилювати й доповнювати керівника».  

Ілля, керівник: «Це дуже партнерські стосунки. Керівники часто емоційні, це нервова робота. А коли поруч є людина з холодним розумом, ти не залишаєшся наодинці з проблемами інших. Тож персональне асистентство — це ще й про терапію для керівника».

Про обов’язки та графік персонального асистента

Ілля, керівник: «Асистент — це менеджер життя і виборів у цьому житті. Основні питання й кризові ситуації розрулює керівник, тоді як асистент вирішує за нього маленькі, проте не менш важливі. Наприклад, коли треба кудись поїхати й обрати оптимальний маршрут. 

Зі щоденних обов’язків найперше — це ведення календаря, планування, виконання невеликих завдань. Також це перетворення думок чи фраз у завдання. Наприклад, у мене немає часу прописувати детальний фоллоу-ап після кожної зустрічі. Натомість я записую швидке аудіо, з якого мій асистент розуміє, кому які завдання передати. Крім того, асистент планує і мій персональний побут: прибирання дому, ремонт, записи на стрижку, бронювання столиків у кафе тощо».

Марія, персональна асистентка: «Графіки персональних асистентів можуть кардинально відрізнятися: є executive (виконавчі) асистенти, які працюють суто з робочими завданнями, а є персональні асистенти, що закривають ще й особисті потреби. Тому в перших буде графік з 10-ї до 18-ї, а в інших — абсолютно ненормований. Знаю приклади асистентів, які опівночі шукали памперси для дитини керівника. Я була радше асистенткою, яка допомагає з робочими завданнями, хоч і мала частину особистих. Мій робочий день починався орієнтовно о 9-й чи 10-й, а десь у період з 18-ї до 20-ї потік завдань припинявся.

Для персонального асистента дуже важливо розмежовувати роботу й життя поза нею. Межа може стиратися через те, що багато часу витрачається на життя та звички іншої людини. Вихід — у свій особистий час повністю відключатися від роботи: ходити з друзями на прогулянки, займатися спортом тощо. Не чіпати ноутбук і навіть не читати робочі повідомлення в месенджерах».

Про виклики в роботі персонального асистента 

Марія, персональна асистентка: «Це дуже адаптивна робота, яка сильно залежить від того, кому асистуєш, тому спочатку завжди є період адаптації. Ти навчаєшся якісно виконувати роботу десь за пів року, коли вже добре розумієш людину, ключових людей з її оточення, основні завдання тощо.

Долати труднощі допомагає прямий фідбек, коли ви відразу проговорюєте, що щось не так і як це можна покращити. Загалом треба бути готовим до того, що конфлікти можуть бути. Будь-яка комунікація, якщо її дуже багато, несе ризик того, що в якийсь момент ваші думки розійдуться, і це нормально. Головне — знати, що з цим робити».

Про важливість персонального асистента

Ілля, керівник: «Наразі я дуже залежу від персонального асистента. Звісно, я можу менеджерити якісь процеси сам, але це буде контрпродуктивно. До появи асистента я витрачав забагато ресурсів на те, щоб тримати в голові купу завдань. Маша перша структурувала мої рутинні справи. 

Персональний асистент робить великий буст для бізнесу. Якщо ви його ще не найняли, ви крадете в себе гроші й час, що є злочином проти вашої компанії. Витрачати свій ресурс керівника як найважливішої частини компанії на низькорівневі речі замість стратегування — це зрада».

«Ця робота — про нон-стоп комунікацію та взаємодію з людьми» 

Інна Совсун, народна депутатка України IX скликання, викладачка кафедри політології у Києво-Могилянській Академії і публічного управління у Київській школі економіки, та Анна Коваленко, персональна асистентка й за сумісництвом менеджерка освітніх проєктів у команді Інни.

Про роль персонального асистента

Анна, персональна асистентка: «Команда, яку створює Інна, —  це люди, що насамперед називають себе друзями, а потім вже колегами. Ми з Інною чатимось буквально 24/7 про все на світі: від робочих питань до особистих. Наприклад, у нас є традиція ділитися рецептами й писати на них відгуки одна одній». 

Інна, керівниця: «У нас настільки інтенсивне спілкування, що ми навіть не кажемо “Доброго ранку” чи ще щось, бо ми постійно в контакті. Інколи вночі, якщо хтось із нас не спить, ми пишемо одна одній. Якось навіть зробили власний День подяки». 

Про обов’язки та графік персонального асистента

Інна, керівниця: «Для мене персональний асистент — це людина, яка насамперед складає мій графік і перелік справ. Це не означає, що вона керує всім, але вона координує команду найближчих людей, які зі мною працюють. Аня також займається моїм календарем і працює з деякими моїми соцмережами (TikTok, Instagram). А ще має завдання, не типові для персонального асистента. Наприклад, зараз ми разом із Міносвіти реформуємо шкільний предмет “Захист України” (колишня назва “Захист вітчизни”), і Аня де-факто виступає проєктною менеджеркою, яка робить значно більше, ніж типовий персональний асистент. Також у нас дуже багато спільних поїздок Україною. Якось Аня навіть їздила зі мною у відрядження до Берліна».

Анна, персональна асистентка: «Ця робота — про нон-стоп комунікацію та взаємодію з людьми. Після початку роботи з Інною моя телефонна книжка збільшилася, мабуть, у чотири рази. Поєднувати діяльність персональної асистентки з роботою проєктної менеджерки важко. Проте, навіть коли о 22-23 вечора чи пізніше з’являються термінові завдання, я ще жодного разу не думала: “Ох, хочу звільнитися” чи “Як же мені це набридло!”. Якось ми жартували про те, що наше кредо: “Любов — це робота, і нам робити її щодня”. І це насправді стовідсотково описує настрій і лайфстайл у нашій команді».

Про виклики в роботі персонального асистента

Анна, персональна асистентка:  «Коли за щось відповідаєш, мусиш робити все максимально ефективно в межах наявних ресурсів. Але є люди, що роблять все повільніше чи безвідповідально ставляться до роботи, і це розчаровує. Бо коли ти вкладаєшся в якийсь проєкт на повну, то очікуєш таку саму віддачу від усіх залучених. Натомість іноді можна робити щось нескінченно довго, але без жодного результату. Тому важливо продовжувати та шукати шляхи, щоб бути впевненим, що заплановане буде зроблено». 

Про важливість персонального асистента

Інна, керівниця: «Мені здається, що половина поїздок у моєму житті не сталася б, якби Аня не сказала, що ми їдемо. Для мене також дуже цінно, що всі люди, які зі мною працюють, самі знають, що їм робити. Звичайно, ми координуємось, визначаємо цілі, завдання тощо, проте я їх не мікроменеджерю.

В Ані також є абсолютно фантастична здібність: вона може підійти до будь-якої незнайомої людини й просто почати говорити чи переконувати з безпосередністю, що викликає захоплення. Якось вона збирала підписи на підтримку петиції №9103 “Про інститут реєстрованих партнерств”: просто підходила до незнайомих людей, наводила безліч аргументів і переконувала, що це справді важливо. З того часу в нас навіть є стікер у WhatsApp, де Аня стоїть руки в боки й ледь не стартує на людину з янгольським обличчям. Мене вражає, коли люди так роблять. Я не завжди можу так зробити, бо я цю навичку тільки опановую». 

«Асистент — це нитка, яка допомагає вибудувати якісну комунікацію з іншими» 

Каріна Дубініна, засновниця найбільшої мережі салонів краси у Києві Backstage beauty & refresh, та Ксенія Башурова, її персональна асистентка. 

Про обов’язки та графік персонального асистента

Каріна, керівниця: «Особистий асистент має бути ідеальним присяжним у питаннях “хто мав рацію”: говорив це керівник чи ні, затвердив чи не затвердив. Він також має виступати в ролі рефері, коли всі думають, що власник з’їхав з глузду, завдяки тому, що асистент набагато швидше, ніж будь-хто інший, переймає думки керівника та розуміє його логіку прийняття рішень. Така людина — класний помічник у побудові структури команди та її організації. 

До обов’язків моєї асистентки входить офлайн- чи онлайн-супровід мого робочого дня, управління розкладом, визначення та бронювання місць для зустрічі, комунікація і нагадування для тих, з ким я маю сьогодні зустрітися, навчання команди, створення необхідних мені документів , поїздки й записи на процедури». 

Ксенія, персональна асистентка: «Те, що можна зробити регулярним, я роблю регулярним. Наприклад, індивідуальні зустрічі з командою намагаюсь додавати в календар щотижня в один і той самий день і час, щоб Каріна знала, що, приміром, зустріч із командою Backstage у неї залізно щовівторка. Також я готую план зустрічі: нагадую Каріні, про що вона хотіла поговорити, які питання вирішити. 

Крім того, ми активно листуємося протягом дня. Бачимося мінімум раз на тиждень, бо повністю віддалено працювати в нашому дуеті неможливо. Особисті зустрічі — це майже ніколи не про офіс. Нам супер комфортно зустрічатись у неформальних місцях: квартира Каріни, кав’ярня, на прогулянці. Інколи ми разом вигулюємо наших собачок.

Про виклики в роботі персонального асистента

Ксенія, персональна асистентка: «Кризові ситуації я ніколи не вирішую листуванням. Ми це робимо під час дзвінка чи особистої зустрічі. Разом періодично рефлексуємо над тим, що можна було б зробити інакше. І щодня намагаємося вчитися краще розуміти одна одну. Для нас критично важлива фізична присутність: у періоди довготривалих відряджень Каріни або моєї дистанційної роботи ми втрачаємо зв’язок, який вже встигли вибудувати». 

Про важливість персонального асистента

Каріна, керівниця: «Завдяки Ксюші я зрозуміла, що можна бути хаотичною й структурованою водночас. Вона не лише сама вміє, а й навчає всю команду використовувати нові застосунки та інструменти на кшталт ChatGPT, Notion тощо. Вона доводить, що для того, щоб тебе слухали, любили й поважали, не обов’язково бути overqualified. У будь-якому віці найважливіше — правильно себе поставити.

Круто відчувати, що не губиш зв’язок із командою та клієнтами. Персональний асистент став для мене ниткою, яка допомагає вибудувати якісну комунікацію з іншими.  Люди знають, що їх слухають — якщо не керівник, то принаймні асистент, якого можна смикнути, запитати, нагадати. Ми недостатньо спілкуємося між собою, а комунікація та людяність — найважливіше. Тож часом у завалі завдань асистент має нагадувати: «Гей, тут є люди, з ними потрібно поговорити, їм треба допомогти, вони потребують твоєї уваги».

Жоден бізнес чи проєкт не буде успішним, доки керівник намагається охопити все й одразу. Тому так важливо навчитися делегувати завдання іншій, не менш компетентній людині — персональному асистенту. Студія онлайн-освіти EdEra вже розпочала розробку курсу про персональне асистентство. А поки пропонує список серіалів та кінострічок, в яких професійно, драматично й навіть комічно обіграні стосунки персональних асистентів та їх керівників. 

• Серіал «Форс-мажори» (2011). Майк Росс завжди мріяв бути юристом, проте в студентські роки припустився фатальної помилки й став на шлях шахрайства. Якось він випадково знайомиться з адвокатом-легендою Гарві Спектером, проходить співбесіду на посаду його помічника й отримує другий шанс.
• Фільм «Підстава» (2018). Двоє дуже різних персональних асистентів, яких об’єднують лише непрості характери їхніх босів, вирішують звести своїх керівників. Додати до розкладу кохання виявляється не так просто. Та виклик прийнято, і спритні асистенти не збираються здаватися.  
• Фільм «Висока нота» (2020). Меггі вже третій рік працює персональною асистенткою справжньої зірки Грейс Девіс. Співачка поки не розуміє, що її слава йде на спад. Тоді як сама Меггі хоче втілити власну мрію і стати музичною продюсеркою, але боїться втратити зв’язок із наставницею. 
• Асистентка (2019). Джейн, яка отримала посаду асистентки продюсера, сумлінно виконує всі доручення, та при цьому стикається з сексистськими висловами на свою адресу й прояви зневаги. Коли Джейн розуміє, що це не мрія, а страшний сон, вона наважується боротись за свої права. 

Читайте також

Історії людей, які працюють особистими помічниками і кайфують від цього

Як прийти в компанію асистентом і за 9 місяців стати менеджером? Особистий досвід Андрія Білецького

«Тримайте в голові свою точку Б»: поради для тих, хто хоче змінити кар’єру