Як відмовити кандидату та все одно зробити його адвокатом бренду

Як правильно давати зворотний зв’язок кандидатам, щоби не нашкодити репутації компанії? Та як перетворити відмову в поштовх для розвитку пошукача? Публікуємо зі скороченнями уривок із книги кар’єрної консультантки та експертки ринку праці Тетяни Пашкіної «48 повчальних історій про HR».

Багато кандидатів цілком обґрунтовано скаржаться на «мовчання рекрутерів». І якщо таке майже прийнятно на стадії відбору резюме, то на етапах співбесід, тестувань та інших не давати зворотний зв’язок кандидатам — собі дорожче.

І ось чому. У нинішні прозоро-інформаційні часи будь-яка інформація розходиться, як кола по воді. Зрозуміло, що негативну підхоплюють — читають і репостять — охочіше і частіше.

Якщо ви зворотний зв’язок не дали, кандидат ображається, причому цілком заслужено. Свою частину неписаної домовленості він виконав — резюме надіслав, на співбесіді був або пройшов телефонне інтерв’ю. Тепер ваша черга — або «закрити гештальт», або розповісти, що робити далі. Своїм мовчанням ви провокуєте його поділитися образою на сайтах з відгуками і в групах в соцмережах та месенджерах.

Проте рекрутери не поспішають відповідати кандидатам. Вважаю, це відбувається з простої й очевидної причини — відмова витратна за часом і емоціями.

Емоційна сторона відмови

Зрозуміло, що в багатьох випадках доводиться стикатися з образою кандидата, особливо, якщо це не перший етап співбесіди, обидві сторони неабияк «вклалися» в процес, а ось результат кандидата не тішить. Ще варіант — керівник довго розмірковував над фіналістами, рекрутер «тримала інтригу», а тепер кандидат розуміє, що його не беруть. А він вже відмовив іншому роботодавцю — і, як з’ясувалося, зовсім даремно.

Найгірше, якщо кандидат буквально «висне на вухах». Тобто або намагається довести рекрутеру, що відсутні якості або професійні навички добере буквально за ніч, або що рекрутер їх не розгледів і недооцінив. При цьому, перебуваючи в стані емоційного ажіотажу, на якомусь азарті й бажанні довести своє, найчастіше він просто не слухає і не чує співрозмовника. І, звичайно, вислуховувати все це не так вже й легко.

Іноді кандидат, не соромлячись, зливає негатив — образу, біль, роздратування, гнів. Наприклад, моїй колезі кандидат заявила: «Та який ви рекрутер, я на вашому місці краще б впоралася. За що вам гроші платять — ви ж просто заважаєте людям працевлаштуватися!». Після таких ескапад ейчари вважають за краще не надавати зворотний зв’язок — як би чого не вийшло.

Тому якщо розібратися в почуттях ейчара, в них буде багато образи. Образи на те, що на кандидата пішла сила-силенна часу, і найчастіше він сам винен у тому, що вибрали не його. Наприклад, був непунктуальним, понадіявся на «а може», недбало виконав тестове завдання або не виконав його зовсім.

Іноді буває прикро — доводиться відмовляти найкращому кандидату, тому що керівникові сподобався інший або взагалі взяли свого, а вся процедура відбору проводилася просто «для годиться».

Іноді буває розчарування — пішло багато часу і сил, а внутрішній замовник досі шукає «таке ж, але з перламутровими ґудзиками». Причому поняття не має, яке — таке?

Буває просто втома, коли вакансій багато, постійний цейтнот, керівники дзвонять, пишуть і приходять за новинами щопівгодини, а їх немає. І винен у відсутності кандидатів, звичайно, ейчар…

Тільки з таким настроєм повідомляти про відмову собі дорожче. Одного разу я виконувала свою обіцянку — відзвонювалась кандидатці з приводу її кандидатури… Вона уважно слухала, а потім сказала: «Я чую по голосу, що у вас був складний день…» «І не один», — хотілося додати мені.

І вона сказала несподівану фразу: «Ви могли мені написати або відправити смс, але я просила про телефонний дзвінок. Ваш дзвінок мені дуже допоміг, а ваше ставлення до мене я дуже ціную».

У тому стані лютневої втоми я змогла тільки подякувати їй і сказати, що ми залишаємося на зв’язку. Але цей випадок допоміг мені усвідомити одну важливу істину — не можна озвучувати відмову, якщо ти сам емоційно «порожній».

Тому надалі я повідомляла негативне рішення кандидату лише в стані душевного спокою і легкого співчуття. І була здивована тим, що кандидати, звісно, скаржилися на життя і несправедливість, але відмови приймали більш спокійно. І мені вдавалося надати їм більше конструктивної інформації щодо того, в чому пошукач міг би «прокачатися», щоб бути більш успішним.

Після кількох таких бесід я подумала, що іноді ми самі, знаходячись в стані роздраю, підсвідомо провокуємо співрозмовника на відповідний сплеск емоцій. І якщо зворотний зв’язок буде витриманий в більш спокійних тонах, таких негативних спогадів буде менше.

Як технологічно відмовляти кандидатам

Технологічно — не означає механічно. Це означає дотримуватися певної послідовності дій, що мінімізує негатив від того, що відбувається, і заощадить ваш емоційний ресурс. Технологія перевірена особисто мною, але може бути «доточена» під ваш стиль комунікації або специфіку підбору.

Отже, що ж ми робимо, щоб «і вовки були ситі, і вівці цілі»?

Переналаштуймо комунікацію з претендентами на позитивний лад. Наприклад: «Ми плануємо провести відбір на цю вакансію протягом двох тижнів. Якщо через 10 робочих днів я вам не передзвоню, найімовірніше, ми зупинилися на іншому кандидаті. Звісно, якщо вам буде цікава наша точна відповідь, зателефонуйте мені в понеділок (вказуєте дату) протягом дня, і я постараюся дати розгорнуту відповідь щодо нашого рішення».

У такому підході є кілька корисних нюансів:

1. По-перше, не всі кандидати хочуть отримати зворотний зв’язок, і ви позбудетеся «зайвої роботи».
2. По-друге, ви конкретизуєте ситуацію щодо термінів і дедлайнів і частково прибираєте невизначеність, яка може бентежити кандидатів.
3. По-третє, відмова йде функцією «за замовчуванням», і таким чином ви мінімізуєте негатив.

Що цікаво, за такого підходу я отримувала не так вже й багато вхідних дзвінків, причому від досить релевантних та адекватних кандидатів. Деяких з них можна було включати до кадрового резерву. Тому іноді можна дати невеликий поштовх у зворотному зв’язку, щоб кандидат зміг підготуватися і вже більш успішно претендувати на заповітну посаду. Звичайно, є варіант, що зателефонують кандидати, «які-виснуть-на-вухах-рекрутера», але для них завжди знайдеться один із наступних «відмовних шаблонів».

1. «Ми зупинилися на кандидаті з більшим (релевантнішим) досвідом роботи»

Ця фраза відмінно підходить для відмови кваліфікованому фахівцю. Звичайно, потрібно мати більш детальну розшифровку — що саме в досвіді кандидата вас не влаштувало, але краще це робити під запит пошукача. Деяким вистачає однієї цієї фрази — їм легше прийняти відмову, якщо у боротьбі за посаду переміг найсильніший, тобто досвідченіший.

Звичайно, можна «номеру два» повідомити в телефонній розмові «між рядків», що йому можна підучити іноземні мови для поліпшення своїх позицій на ринку праці. Важливо розуміти, а іноді й донести до кандидата, що брак досвіду обчислюється не в календарних днях або роках, а в практичних навичках або, що іноді прикро, в умінні правильно відповісти на каверзні запитання інтерв’юерів або просто справити позитивне враження.

2. «У нас змінилося бачення цієї посади і вимоги до неї»

І так буває — ситуація в компанії або на ринку може кардинально змінитися буквально в один момент. Якщо ваша відповідь підкріплена зміненим текстом вакансії на корпоративному ресурсі компанії та сайтах з пошуку роботу — взагалі все однозначно. І необразливо для кандидата, хіба що через втрачений час.

Трапляється, що лінійний керівник, складаючи заявку, написав спочатку термінове, а потім важливе. Або вирішив переробити заявку після прочитання першої партії резюме або після перегляду перших кандидатів. Зрозуміло, що рекрутеру доведеться вести відбір кандидатів по другому колу і комунікувати з ними саме в такому ключі.

Важливо, щоб у шефа не було семи п’ятниць на тижні, інакше підбір можна вести вічно.

3. Стандартний лист-відповідь

Дуже виручають електронні повідомлення кандидатам, які не пройшли відбір. Є базовий варіант: вітання, подяка за приділений час і лояльність до вакансій компанії. Далі повідомляємо, що вакансія закрита і, за бажанням, додаємо кілька теплих слів з побажанням успіху. Деякі роботодавці в лист додають фразу, що резюме залишається в базі й може бути розглянуте повторно на інші посади.

Але в разі, якщо кандидат був на співбесіді або проходив тестовий відбір, стандартний безликий лист — ознака поганого тону, щось в стилі «ваш дзвінок дуже важливий для нас, залишайтеся, будь ласка, на лінії…». Краще додати пару фраз індивідуального зворотного зв’язку — чого саме не вистачило, що краще підтягти або яку навичку освоїти.

4. В особливих випадках — дзвінок

Слід пам’ятати, що іноді краще дзвонити, ніж писати. Порада ця походить з народної мудрості: «Слова летючі, письмена живучі». Бувають в нашій діяльності варіанти, коли відмовляти не можна або можна, але обережно — наприклад, якщо кандидат належить до пільгової категорії або за квотою, у вас відбувся офіційний конкурс на цю вакансію або такого працівника призначає вищий орган… Розмову в теку не підшиєш і в суд не покличеш.

5. Відмова з аргументами

Прекрасно, якщо у вас для вакантної посади є профіль посади, а процедура підбору пройшла за всіма стандартами. І у підсумку ви маєте не просто переконання в невідповідності кандидата, але й пул об’єктивних аргументів і фактів, які наочно переконують в його недостатній кваліфікації. У будь-якому випадку, краще підстрахуватися і скласти лист максимально нейтральним, а причини відмови сформулювати чітко, логічно і ввічливо.

Як перетворити «відмовника» в «адвоката бренду»

Особисто я вважаю вершиною рекрутерської майстерності так відмовити кандидату, щоб не тільки не викликати у нього образи й іншого негативу, але і залишитися з ним в хороших відносинах. Іноді такі пошукачі навіть стають «адвокатами» вашого бренду роботодавця, рекомендуючи вам релевантних кандидатів з-поміж своїх колег і знайомих.

Тому для мене правильна комунікація з кандидатом означає розуміння ним того, що поки що для нього в компанії немає гідного місця, і це абсолютно не привід ворогувати. Ви визнаєте його цінність як фахівця, просто «на зараз» у вас немає для нього відповідної посади. А ця комунікація стане для нього досвідом або безплатною кар’єрною консультацією, яка дозволить йому підтягти потрібні ринку праці навички та отримати цікавішу роботу. І більш високооплачувану.

Ще один важливий нюанс. Будь-яка компанія — це живий організм. Тому вона не застигає на століття, а змінюється: структура, бізнес-процеси й вимоги до посад. А ринок праці, на жаль, не надто багатий на професіоналів. Тому ймовірно, вам доведеться знову звертатися до кандидатів-відмовників і навіть пропонувати їм роботу. І, якщо ви першого разу все зробили правильно, кандидат, звичайно, відновить комунікацію з вами.

Висновок — робота з відмовами зовсім не страшна. Особливо якщо перетворити проблему з невідповідними кандидатами в задачу, знизивши її емоційну складову. Звичайно, працювати зовсім без серця в підборі не можна, але й витрачати даремно емоційний ресурс теж не потрібно.

Більше порад та історій на тему роботи HR-ів та рекрутерів, особливостей пошуку кандидатів та складання вакансій шукайте в книзі Тетяни Пашкіної «48 повчальних історій про HR» (видана російською мовою).

48 поучительных историй про HR

— Татьяна Пашкина

Читайте також

Що варто знати про роботу IT-рекрутера: табу на брехню та чому найм «на продукт» — це гра в довгу

Як шукати кандидатів через соцмережі: важливі правила

Голгофа, твітер і лего: 7 типів вакансій та хто на них відгукується