Як бути продуктивним і встигати більше: секрети спеціалістів Precoro

Не існує однієї універсальної формули продуктивності для всіх. Адже все залежить від особистих якостей людини, сфери зайнятості та специфіки завдань. Але це не означає, що не можна запозичувати чужі інструменти підвищення ефективності та тестувати їх у своїй роботі.

Запитали працівників IT-компанії Precoro, як вони організовують свій робочий простір і час, відновлюють сили та борються з прокрастинацією. Сподіваємось, їхні поради допоможуть вам знайти свою власну формулу продуктивності.

«Щоб ефективно працювати, треба вчасно і якісно відпочивати»

Дмитро Шкіренко, QA Team Lead

Про організацію робочого простору

У 99% випадків я працюю з офісу, бо як тимлід постійно взаємодію зі своєю командою й офлайн мені набагато простіше синхронізуватися з колегами, розв’язувати робочі питання та підтримувати продуктивну атмосферу. Побудувати ефективну командну взаємодію на ремоуті теж можливо, але це забирає значно більше зусиль.

Особисто я людина систематична і люблю, коли все впорядковано, як на столі й у кабінеті, так і в цифровому форматі: файли, папки, листування, таскер тощо. Також мені важливо, щоб робоче місце було «обжите» мною, тобто були мої персональні речі, наприклад, вазон чи фото. 

З незвичного у мене в кабінеті стоїть баланс-борд — іноді я стою на ньому, розмірковуючи над викличними завданнями. Але це все стосується спокійних робочих періодів, коли ж є таски, які горять, то можу попрацювати й сидячи в машині 🙂

Про планування

При плануванні роботи я зазвичай користуюся матрицею Ейзенхауера. Це досить поширений метод розподілу завдань за пріоритетністю на важливі термінові, важливі нетермінові, термінові, але не важливі, та нетермінові й неважливі. Відповідно в такому порядку їх і варто брати в роботу. Однак, якщо завдання стратегічне і впливає не лише на мою роботу, а й прогрес усієї команди, я намагаюся виконати його ще до того, як воно стане терміновим. 

Якщо говорити про рівень складності завдань, то я спершу беруся за складніші, бо часто важко спрогнозувати, скільки часу піде на їх виконання. Можливо, треба буде звернутися до когось по допомогу, зібрати додаткові дані тощо. Тому складне й невідоме варто вирішувати насамперед, аби не зірвати дедлайн, а потім вже братися за рутинні завдання.

Кожен свій робочий день я починаю з перегляду таск-менеджера, актуалізую для себе завдання усієї команди, дивлюся, чи не треба комусь допомогти або перерозподілити навантаження. Також фіксую, скільки буде мітингів і коли, щоб синхронізувати свою індивідуальну роботу з командною і зрозуміти, в які години я зможу більш сконцентровано попрацювати й що встигну виконати за цей час.

Окрім таск-менеджера, я активно користуюся гугл-календарем, в який вношу і свої особисті плани, і робочі, щоб бачити загальну картину навантаженості протягом тижня та розуміти, коли я можу на вечір чи ранок запланувати ще якісь активності.

Я вважаю, що найбільше досягненню продуктивності сприяє розуміння, навіщо ви виконуєте те чи інше завдання, як ваша робота впливає на загальний результат команди й компанії в цілому. І якщо ви усвідомлюєте, чим важливий саме ваш внесок, то зможете акумулювати достатню кількість емоційних й інтелектуальних ресурсів.

Часом я можу бути непродуктивним, коли мені треба прийняти якесь складне рішення щодо змін у продукті чи команді. Тоді важко сфокусуватися на завданні, бо мозок все одно зайнятий обмірковуванням цієї проблеми. У таких випадках я стараюся виділяти окремий час в графіку, щоб спокійно й зважено все обдумати, прийняти остаточне рішення і звільнити голову від думок про нього.

Також продуктивність може знижуватися, коли треба виконати поспіль багато рутинних завдань, які не є дуже пріоритетними для мене. Тоді можу максимально відтягувати їх виконання і прокрастинувати. Допомагає в таких ситуаціях реорганізація тасків: деякі з них я делегую колегам, а між тими, які все одно доведеться виконати мені, намагаюся запланувати більш творчу роботу, що дозволить перемкнутися і надихнутися. 

Про відпочинок та відновлення сил

Аби не втрачати продуктивності, для мене дуже важливо якісно відпочивати й відключати мозок від робочих питань. Я маю багато спортивних хобі, це і футбол, і відвідування спортзалу, і катання на сноуборді, і  єдиноборства. У дозвіллі я також люблю системність і намагаюся не пропускати запланованих тренувань чи інших активностей. 

Щоб ефективно працювати, треба якісно і вчасно відпочивати. Тому не варто відкладати відпустку чи вихідні до моменту тотального виснаження, коли користі від вас уже майже немає. В усьому повинен бути баланс. 

Поради з підвищення продуктивності

1. Перша і найголовніша порада — чесно дайте собі відповідь на запитання: «Навіщо ви робите те, що робите?». Бо, на мою думку, якщо людина в чомусь систематично неефективна, то вона просто займається не своєю справою. Тоді треба замислитися над своїми глобальними життєвими пріоритетами.    
2. Будьте відкритими до фідбеку від колег та керівництва. Якщо вони не надають його з власної ініціативи, то не соромтеся запитати самі. Адже часто спеціаліст може думати, що працює погано і підводить команду, а насправді менеджер не має до нього подібних претензій. Або навпаки вам може здаватися, що ви добре справляєтеся з роботою, а колеги зможуть підсвітити ваші слабкі сторони.
3. Реагуйте на фідбек і змінюйте свої підходи до роботи відповідно до нього. Якщо вам складно самому знайти рішення проблемних питань, зверніться за допомогою до більш досвідченого колеги чи ментора.
4. Вивчайте свої сильні й слабкі сторони та працюйте над тим, щоб ваша продуктивність не залежала від зовнішніх чинників.

«Я критично ставлюся до того, на що витрачаю свій час»

Руслан Уваровський, Head of Sales

Про організацію робочого простору

Я набагато продуктивніше працюю з офісу. На мою думку, цьому сприяють зміна картинки, діловий стиль одягу та особисті ритуали, як-от кава на початку робочого дня. Також здебільшого моя робота полягає у проведенні онлайн-мітингів з клієнтами та партнерами, а вдома занадто багато чинників, що можуть завадити провести зустріч.

Іноді, коли я працюю в оупенспейсі й мені треба заглушити розмови колег, я користуюся інструментами з фоновим шумом. Найбільше люблю слухати звуки потяга або дощу. Коли займаюся плануванням, можу вмикати щось з хеві метал, така різка й енергійна музика допомагає увійти в потік. Коли ж навпаки треба заспокоїтися й попрацювати над складним завданням — вмикаю щось із класики. 

Про планування

Я керую командою з одинадцяти людей, комунікую з купою клієнтів, взаємодію з іншими департаментами, зазвичай питань до мене багато, а я один. Тому я дуже критично ставлюся до того, на що витрачаю свій час. 

Будь-яке потенційне завдання я співвідношу зі своїми основними цілями як Head of Sales — збільшувати прибуток компанії, додавати нових клієнтів, задовольняти потреби партнерів. І якщо я не бачу, як ця конкретна справа сприятиме досягненню глобальних цілей, то викреслюю її взагалі або делегую.

На початку кожного робочого дня я виділяю 15 хвилин на планування, під час якого визначаю, що буде моїм пріоритетом на сьогодні, які справи я точно мушу встигнути зробити, а що можу передати комусь з колег.

Також важливо розуміти, який обсяг робіт ви можете виконати, не втрачаючи якості. Наприклад, я знаю, що за день можу ефективно провести максимум шість зустрічей, між якими повинно бути не менше 15 хвилин перерви. Іноді доводиться порушити це правило і запланувати більше мітингів, але здебільшого намагаюся цього не робити.

Мій основний інструмент планування — календар. У ньому я позначаю всі робочі активності та виділяю певним кольором кожен напрям діяльності, наприклад, комунікація з командою — червоним, з клієнтами — жовтим, час «на подумати» — зеленим тощо. У кінці кожного тижня я аналізую, скільки часу витратив на кожну зі сфер, та шукаю шляхи оптимізації часу. Також я використовую звичайний блокнот як простір для креативу, куди я можу вилити власний потік думок і сформувати список пріоритетів на день.

Крім цього, я користуюся методикою під назвою helicopter view — малюю собі на аркуші А3 карту, на якій візуалізую головну ціль і всі кроки, які до неї приведуть. Це знову ж таки допомагає мені бачити цілісну картину, тримати фокус на найважливішому й не розпорошуватися на неважливі завдання.

Якщо говорити конкретно про Precoro, то продуктивності всіх працівників у нас дуже сприяє свобода дій та вміння брати на себе відповідальність. У нас немає надмірного контролю, кожен сам собі міні-CEO. Тому ти мусиш працювати якісно, щоб не підвести насамперед себе. 

Про відпочинок та відновлення сил

Враховуючи, що моя робота передбачає здебільшого інтелектуальне навантаження, у позаробочий час я намагаюся планувати активності, які допомагають розвантажити мозок. Найкраще для цього підходять медитації та спорт. Уже багато років поспіль я практикую ранкові медитації як спосіб зупинитися, перевести подих, очистити думки та сфокусуватися на тому, що дійсно важливе. Бо часто в сучасному світі ми перетворюємо наше життя на гонку й зупиняємося, лише коли досягаємо повного виснаження. А така тактика точно не сприяє продуктивній роботі. 

Також я дуже люблю грати в шахи, попри те, що це інтелектуальне дозвілля, для мене це один з найкращих видів відпочинку. Окрім того, відволіктися та випасти на декілька годин з реальності й робочих проблем допомагають сюжетні відеоігри. І, звісно, один з найбанальніших та від цього не менш дієвий вид відпочинку — це подорожі й відвідування нових місць. На вихідні завжди стараюся запланувати якусь мініпоїздку або хоча б прогулянку частиною міста, де буваю нечасто.

Поради з підвищення продуктивності

1. Тримайте фокус на результаті. Стежте за тим, щоб навіть найдрібніші таски вели до досягнення головних цілей.
2. Починайте день з пріоритезації завдань. Відкидайте або делегуйте все неважливе.
3. Аналізуйте, на що ви витрачаєте свій час протягом робочого тижня. Оптимізуйте плани, щоб тримати баланс.
4. Визначте оптимальну кількість завдань, яку ви можете виконати за день, і старайтеся не перевищувати цей ліміт. Бо якщо все збалансовано, то воно працює довгостроково. Якщо ж ви перепрацьовуватимете, то дуже швидко втратите результативність, навіть виконуючи таку ж кількість завдань, як і раніше.

«Мій підхід до планування — їсти слона по частинах»

Олена Дехтярук, Head of Customer Success

Про організацію робочого простору

Графік команди Customer Success доволі гнучкий. Через те, що ми багато комунікуємо з клієнтами й не завжди наші часові пояси збігаються, буває, що доводиться працювати пізно ввечері. У такі дні, звісно, зручніше залишитися працювати вдома. Але зазвичай я віддаю перевагу роботі з офісу. Бо вдома частіше відволікаюся або ж навпаки — сідаю за ноутбук зранку і не помічаю, як настає вечір, а я забула пообідати й взагалі не підіймала голови від роботи весь день. 

В офісі ж мене надихає жива взаємодія з колегами, синергія з командою. Відвідування офісу гарно дисциплінує та тримає в тонусі. Потрібно встати в певний час, вмитися, поснідати, одягнутися, доїхати до офісу, а не просто розплющити очі о 8:55, а о 9:00 вже під’єднатися на дзвінок. 

Я за щось середнє між абсолютною стерильною чистотою і повним безладом. Головне, щоб робоче місце було максимально підлаштоване під мене. Поки ти знаєш, що у величезній стопці паперів, яка для інших виглядає як купа сміття, ти можеш швидко знайти потрібний документ — все ок.

У нас доволі тиха команда, кожен любить працювати зосереджено над власними завданнями. Ми дуже поважаємо особистий простір та час. У нас немає такого, що протягом дня ми весь час говоримо. Іноді бувають моменти, коли хочеться обговорити якусь тему чи пожартувати, але це дуже короткі перерви, коли більшість членів команди переводять подих між тасками.

Про планування

Мій підхід до планування — їсти слона по частинах, тобто розбивати великі складні завдання на дрібніші, які легше осягнути й виконати. Я намагаюся не сидіти над об’ємними тасками довго й нудно, а починати з чогось малого і дивитися, що ще з’явиться у процесі. Бо часто може виникнути необхідність залучити когось з колег, проконсультуватися, зібрати додаткові дані. Щодо визначення пріоритетності завдань, то насамперед я орієнтуюся на потреби клієнтів. 

З інструментів планування я використовую календар і таск-менеджер Asana. Перший допомагає мені вибудувати чіткий графік онлайн-зустрічей з клієнтами та побачити, які слоти я можу виділити під інші завдання. Другий дає змогу оцінити навантаження та грамотно розподілити завдання за пріоритетністю. 

Зараз я працюю над тим, щоб бронювати собі в календарі час на обмірковування стратегічних планів. Бо інакше виходить так, що найважливіше постійно відкладається, коли прилітають термінові запити від колег.

Про відпочинок та відновлення сил

Я вважаю, що дуже важливо використовувати вихідні для відпочинку, а не навантажувати себе домашніми справами на противагу робочим будням. Поповнювати запас енергії мені допомагають прогулянки на свіжому повітрі. Я люблю годинами гуляти київськими вуличками або виїжджати на природу і блукати в лісі.

Також мені подобається пробувати нове. І це стосується не лише їжі, а й різноманітних активностей. Тому я часто ходжу на майстер-класи, тренінги, воркшопи. І навіть якщо ці заняття не переростають у постійні хобі, все одно цікаво виходити за рамки та давати мозку змогу створити нові нейронні зв’язки.

Поради з підвищення продуктивності

1. Вчасно зупиняйтеся та відпочивайте. Навіть коли горять дедлайни, навчіться знаходити спосіб відключатися й перезавантажуватися. Це не обов’язково має бути повноцінний вихідний у ліжку, а, наприклад, похід за кавою з колегою посеред робочого дня або перегляд 15-хвилинного відео з котиками. Будь-що, що допоможе поповнити ресурси.
2. Їжте слона по частинах. П’ять дрібних завдань виконати набагато легше, ніж одне велике і страшне 🙂
3. Не бійтеся делегувати. Деякі завдання треба вчасно віддавати, щоб звільнити собі час для розв’язання глобальніших питань.

«Я люблю працювати поруч з колегами»

Марк Магура, CTO

Про організацію робочого простору

Я  ціную те, що Precoro надає можливість працювати з офісу. Бо до приходу сюди я часто мав короткотривалі проєкти, над якими працював віддалено, і мені це не дуже подобалося. Вдома набагато більше факторів, що відволікають та знижують продуктивність. Наприклад, мені постійно хотілося поїсти, і я щогодини ходив на кухню за перекусом. Тому, навіть коли був карантин через пандемію, я часто працював з офісу, адже мені пощастило жити неподалік і не було проблем з логістикою.

Основна перевага офісу для мене — у живій комунікації з колегами. Офлайн більшість питань вирішуються швидше, через що зростає продуктивність усієї команди. Я ніколи не хотів мати окремого особистого кабінету, бо люблю працювати поруч з колегами. 

Наведення порядку на столі для мене може стати різновидом прокрастинації, тому, щоб до цього не доходило, я стараюся стабільно підтримувати чистоту на робочому місці. Я можу спокійно працювати під музику, іноді вона допомагає мені увійти в робочий потік, сфокусуватися на завданні й не втрачати темп. Технічні таски можу виконувати, паралельно слухаючи подкасти.

Про планування

Зазвичай я намагаюся спочатку виконувати легші завдання, які не заберуть багато часу. Адже коли дивишся на список з двадцяти справ, то стає трохи лячно, а коли швиденько виконав десять легких тасків, то вже не так страшно переходити до складніших. Тому, якщо я розумію, що завдання займе не більше ніж пів години, то виконую його в першу чергу. 

Мені краще працюється, коли я ситий, тому важливі справи стараюся вирішувати або зранку або одразу після обіду. А вже ближче до вечора трохи накопичується втома й втрачається концентрація.

Найбільше продуктивній роботі може заважати моя невиспаність, тому я намагаюся завжди приділяти достатньо часу сну та відпочинку загалом. Поповнити запас енергії та очистити думки мені найкраще допомагає біг. Під час бігу активно працюють м’язи тіла, що сприяє покращенню фізичної форми, а мозок навпаки може перепочити.

Поради з підвищення продуктивності

1. Насамперед, полюбіть свою роботу. Адже, якщо ставитися до роботи як до повинності, дуже складно показувати класні результати. Коли людині не цікаво те, чим вона займається, ні про яку продуктивність не може бути й мови.
2. Вибудуйте графік, за яким вам буде комфортно жити й працювати. На це може піти багато часу, але якщо ви зрозумієте, коли та за яких умов вам найкраще працюється, ваша продуктивність значно зросте.
3. Виробіть систему пріоритезації завдань та виконуйте їх чітко за планом.

«Коли треба зосередитися, я відключаю всі сповіщення»

Наталія Молокова, Head of Product

Про організацію робочого простору

Я майже завжди працюю з офісу. Віддалено я працювала лише перші два місяці карантину і на початку повномасштабної війни. Мені важливо розмежовувати робочий простір і домашній. Дорога до офісу й назад допомагає перемкнутися, якщо ж я працюю з дому, то робота ніколи не закінчується. Працюючи з офісу, набагато легше комунікувати з командою, особливо онбордити новачків. 

Я люблю працювати в тиші, і зазвичай в нас в кабінеті всі тихенько й зосереджено працюють над власними завданнями. Для спілкування є інші спільні офісні простори, а коли треба обговорити якесь робоче питання, то колеги стараються робити це так, щоб не заважати іншим. Також я майже ніколи не працюю під музику, бо тоді не чую власних думок.

Коли мені треба на чомусь зосередитися, я відключаю всі сповіщення з соцмереж та месенджерів, щоб мінімізувати кількість факторів, що відволікають.

Про планування

Мій графік та планування доволі не стабільні, бо до мене як до керівниці можуть звертатися колеги з різними запитами і я часто відволікаюсь, щоб допомогти їм. Левову частку робочого часу забирають мітинги, а вже між ними я планую свої особисті таски, намагаюся спочатку виконувати найскладніші завдання, а потім вже братися за простіші.

Як і всі в компанії я користуюся спільним таск-менеджером Asana, але щодня виписую собі плани на день у блокнот, щоб мати змогу швидко актуалізувати для себе завдання на день і за потреби повертатися до цього списку. Там я можу розставити їх для себе в порядку пріоритетності та не панікувати через інші завдання, які ще чекають свого часу.

Сфокусуватися на найважливішому мені також допомагають щотижневі мітинги з CEO компанії. На ньому кожен відділ ділиться апдейтами та планами на наступний тиждень. Це допомагає бачити загальну картинку, куди рухається компанія, та підлаштовувати свою роботу під спільні цілі. Подібні зустрічі я також проводжу зі своєю командою.

Найбільший ворог моєї продуктивності — завдання, які з’являються нізвідки й потребують термінового втручання. Через них втрачається фокус і ламається послідовність пріоритетів.

Поради з підвищення продуктивності

Поставте собі запитання: «Де я не допрацьовую і чому так стається?». Приділіть більше уваги цим зонам вашої відповідальності, заміряйте результат: якщо він буде незадовільний, постарайтеся змінити підходи до виконання цих завдань. Бо неможливо отримати інакший результат, виконуючи ті самі дії.

Читайте також

Як стати продуктивнішим і водночас не нашкодити собі? Практичні поради

Як працювати, волонтерити й лишатися продуктивним? Поради розробника

Щоб бути продуктивними, лінуйтеся: 6 порад, як встигати більше