Як оформити відпустку, якщо ви найманий працівник, ФОП або працюєте парт-тайм

Відпустка — можливість перезавантажитися і відновити сили, зокрема тоді, коли вже «не вивозиш». Та чи всі працівники мають на неї однакове право — наприклад, ті, хто працює парт-тайм, а також ФОПи? Скільки вона може тривати й чи можна брати лише частину відпустки? Розібралися в тонкощах українського законодавства і розповідаємо про правила оформлення відпустки, а також наводимо приклади відповідних заяв.

Хто має право на відпустку 

В Україні відпустка надається всім без винятку працівникам, зокрема й сумісникам, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами й організаціями всіх форм власності та видів діяльності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, тобто є найманими працівниками ФОПа. Винятком є особи, які виконують роботи за цивільноправовим договором (підрядники, що виконують замовлення), а також приватні підприємці — їм відпустка не надається. Окрім цього, право на відпустку мають не тільки громадяни України, але й іноземці та особи без громадянства.

Порядок надання відпусток регулюється Конституцією України, Законом України «Про відпустки», Кодексом законів про працю України, іншими законами та нормативно-правовими актами.

Які існують види відпусток

Згідно з українським законодавством, передбачені такі види відпусток працівників:

1. Щорічні — основна і додаткові. Додаткові бувають у зв’язку з роботою у шкідливих і важких умовах, через особливий характер праці та інші, наприклад, для окремих категорій ветеранів війни.
2. Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням — у середніх, професійно-технічних і вищих навчальних закладах; у закладах післядипломної освіти та в аспірантурі; у зв’язку з профспілковим навчанням.
3. Творча відпустка — надається для закінчення дисертаційних робіт, написання підручників тощо.
4. Соціальні відпустки — у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у зв’язку з усиновленням дитини, працівникам, які мають неповнолітніх дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
5. Відпустки без збереження заробітної плати. Бувають двох типів: за згодою сторін і такі, що надаються в обов’язковому порядку — коли роботодавець не має права відмовити. Відпустка за згодою сторін надається через сімейні обставини та з інших причин — її тривалість визначається домовленістю робітника й роботодавця, але складає не більше 15 календарних днів на рік. Відпустка, що надається в обов’язковому порядку, передбачена для певних категорій населення, перелічених у Статті 25 закону «Про відпустки». Тривалість визначена окремо для кожної з категорій. Наприклад, пенсіонери-працівники можуть взяти до 30 днів такої відпустки, а молодята — до 10 днів. 

Щорічна відпустка: нюанси оформлення для різного типу працівників

Тривалість щорічної основної відпустки для різних працівників має складати не менш як 24 календарні дні за відпрацьований рік, який рахується з дня укладення трудового договору. При цьому окремі категорії працівників мають подовжену тривалість щорічної відпустки:

• керівники навчальних закладів, педагогічні, науково-педагогічні та наукові працівники — до 56 календарних днів;
• особи віком до 18 років — 31 календарний день;
• особи з інвалідністю I та II груп — 30 календарних днів;
• особи з інвалідністю III групи — 26 календарних днів.

Збільшується відпустка й при роботі в шкідливих та важких умовах. Наприклад, працівники вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної та інших промисловостей мають щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні, проте вона може бути збільшена до 28 днів — по два додаткові дні за відпрацьовані кожні два роки роботи.

Водночас відпустка може бути й меншою за 24 дні: сезонним і тимчасовим працівникам відпустка надається пропорційно до відпрацьованого ними часу. 

Поряд зі щорічною основною відпусткою Законом України передбачені й додаткові, проте сукупна тривалість основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів. Виняток становлять працівники, зайняті на підземних гірничих роботах — для них це 69 календарних днів.

Щорічна відпустка найманого працівника з повною зайнятістю: правила оформлення і зразки заяв

Якщо ви тільки-но працевлаштувалися, то щорічну відпустку зможете взяти не раніше як через пів року безперервної роботи. Наступні ж роки відпустка надаватиметься у будь-який період — щоправда, за графіком відпусток.

Такі графіки затверджуються роботодавцем до 5 січня поточного року і погоджуються з профспілкою чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом. Вони мають враховувати не тільки інтереси роботодавця, а й потреби та запити працівників. 

Якщо в графіку вказана не повна дата, а тільки місяць надання відпустки, то працівник має написати заяву щонайменше за три тижні до початку відпочинку. 

Щорічну відпустку можна ділити на частини будь-якої тривалості — за умови, що її основна частина складатиме не менш як 14 днів безперервно. При цьому основна частина не обов’язково має бути першою, тобто спочатку можна взяти кілька днів відпустки, потім основні два тижні, а потім використати решту. Водночас поділ щорічної відпустки — це не обов’язок роботодавця, і він може відмовити працівникові через виробничі обставини чи з метою оптимізації робочого часу.

Приклад заяви на щорічну основну відпустку

Директору ТОВ «Ромашка»
Нарцису І. П.
менеджера зі зв’язків з громадськістю
Гладіолуса Г. С. 

Заява

Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 17 жовтня 2023 року на 24 календарні дні.

15.09.2023

(підпис) Гладіолус Г. С. 

Якщо потрібно взяти тільки частину щорічної відпустки, зокрема поза графіком через сімейні та інші обставини, можна звернутися до такого прикладу. 

Приклад заяви на частину щорічної основної відпустки

Директору ТОВ «Ромашка»
Нарцису І. П.
контент-менеджерки
Фіалки Н. Я. 

Заява

У зв’язку з сімейними обставинами прошу надати мені частину щорічної основної відпустки з 17 жовтня 2023 року на 5 календарних днів.

12.10.2023

(підпис) Фіалка Н. Я.

Працівники, які виховують неповнолітніх дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, мають право на отримання додаткових днів відпочинку (це так звана соціальна відпустка).

Приклад заяви на щорічну додаткову відпустку на дітей 

Директору ТОВ «Ромашка»
Нарцису І. П.
менеджерки з освітніх проєктів
Хризантеми Т. Г.

Заява

Прошу надати додаткову відпустку як одному з батьків, які мають двох дітей віком до 15 років, з 17 жовтня 2023 року на 14 календарних днів.

15.09.2023

(підпис) Хризантема Т. Г.

Щорічна відпустка для частково зайнятих працівників

Часткова або неповна зайнятість — це зайнятість на умовах робочого часу, що менший від норми, передбаченої законодавством, і з оплатою праці пропорційно відпрацьованим годинам. 

Норма складає 40 годин на тиждень. Винятком є окремі категорії працівників, для яких встановлена скорочена зайнятість — така, що передбачає меншу кількість робочих годин, але повну оплату праці. Це, зокрема, особи до 18 років, а також працівники, що мають шкідливі умови праці. 

Згідно з законодавством України, часткова зайнятість не тягне за собою жодних обмежень у трудових правах працівників, тож відпустка при роботі на парт-таймі — така ж сама, як і при повній зайнятості.

Щорічна відпустка ФОПа — працівника-підприємця

Оскільки ФОП надає послуги у рамках цивільноправового договору, який регулюється нормами цивільного права, то він не має соціальних гарантій працівника, який працює за трудовим договором, — права на відпустку, матеріальну допомогу, різного роду компенсацій, лікарняних тощо.

Водночас у пункті 295.5 Податкового кодексу України зазначається, що платники єдиного податку першої та другої груп, які не мають найманих працівників у підпорядкуванні, можуть бути звільнені від сплати податку протягом одного календарного місяця на рік — на час відпустки, а також на період хвороби, якщо вона підтверджена листком непрацездатності й триває 30 і більше календарних днів.

На період такої відпустки підприємці не звільняються від сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ), який потрібно оплачувати у розмірі не менше мінімального страхового платежу, тобто 1320 гривень. Окрім цього, якщо ФОП під час відпустки отримуватиме кошти на свій рахунок, то доведеться сплатити і єдиний податок, адже отримання платежів підтверджує виконання роботи.

Відпустка ФОПа має свої особливості:

• надається на цілий місяць, тобто не може бути коротшою, і рахується від першого до останнього числа місяця; 
• відповідно, її не можна ділити на частини, й вона дається лише раз на рік;
• не накопичується, тобто якщо ви її не використали протягом року, вона згорає;
• після початку відпустки її не можна відкликати.

Щоб оформити відпустку для ФОПа, такому працівнику потрібно подати заяву до свого органу ДПС за місцем обліку. Заява складається у довільній формі: потрібно вказати календарний місяць, коли бажаєте відпочити, підставу надання — пункт 295.5 Податкового кодексу, прохання звільнити від сплати єдиного податку на цей місяць. 

Приклад заяви на щорічну відпустку для ФОПа 

Начальниці ДПІ в Оболонському районі Головного управління ДПС у місті Києві
Троянді О. М.
фізичної особи-підприємиці
Калини А. В.
Адреса: м. Київ, вул. Ромашкова, 17, кв. 122;
тел.: 38093ХХХХХХХ

Заява

Повідомляю, що з 1 по 30 листопада 2023 року перебуватиму у відпустці. Прошу звільнити мене від сплати ЄП за цей місяць — на підставі п. 295.5 Податкового кодексу України. Я є ФОПом другої групи та не використовую працю найманих працівників.

20.10.2023

(підпис) Калина А. В.

Хоча ситуація із відпустками для ФОПів видається не такою привабливою, як для найманих працівників, є й винятки. Наприклад, в креативних та IT-сферах більшість спеціалістів співпрацюють із компаніями як ФОПи, і роботодавець, по суті, не несе за них жодної відповідальності. Проте саме в таких компаніях все частіше обирають практику безлімітних відпусток, коли працівники можуть відпочивати скільки завгодно, якщо вони при цьому встигають закривати всі свої завдання. 

Декретна відпустка: нюанси оформлення для різного типу працівниць

Згідно з законом «Про відпустки», кожна вагітна жінка, зокрема й неповнолітня, має право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Тривалість декретної відпустки становить 126 днів — 70 календарних днів до пологів та 56 днів після них. У разі ускладненого перебігу пологів чи народження двох і більше дітей, тривалість післяпологової відпустки зростає до 70 днів, а сукупна відпустка тоді складає 140 днів. Окрім цього, жінки, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (1–3 категорія), мають право на 180 днів відпустки — 90 днів до пологів та 90 днів після. 

Також у липні 2023 року Верховна Рада ухвалила законопроєкт, згідно з яким вагітні жінки можуть на власний розсуд визначати дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Тобто частина допологових днів може бути перенесена й використана після пологів. При цьому сукупна тривалість декретної відпустки лишається незмінною. 

Декретна відпустка для працівниць з повною та частковою зайнятістю 

Щоб піти у декретну відпустку та отримати відповідні виплати, треба звернутися до свого роботодавця й надати необхідні документи:

• листок непрацездатності, який видають у медичному закладі після 30 тижня вагітності;
• заяву із зазначенням дати початку відпустки.

При цьому відпускні розраховуються бухгалтерією і залежать від середньоденної зарплати й кількості календарних днів декретної відпустки. 

Якщо жінка працює за сумісництвом, то вона може отримати допомогу від обох роботодавців. Окрім цього, часткова зайнятість не є причиною для обмеження трудових прав, тож працівниці на парт-таймі мають таке саме право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, як і ті, хто працює повний робочий день.

Декретна відпустка для ФОПа — працівниці-підприємиці

Згідно з законом «Про загальнообов’язкове державне страхування», жінки-підприємниці мають право на отримання грошової допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо вони сплачували ЄСВ. Сума виплат залежатиме від кількості днів відпустки та розміру сплаченого ЄСВ — чим більше сплатили податку, тим більшою буде допомога. 

Щоб оформити виплати, потрібно звернутися до Фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності за місцем реєстрації ФОП. Знадобляться такі документи:

• паспорт;
• код РНОКПП (раніше називався «індивідуальний податковий номер»);
• трудова книжка (за наявності) та виписка з Єдиного державного реєстру;
• заява-розрахунок, у якій обчислена сума декретних виплат;
• довідка про сплату ЄСВ за останні 12 місяців (включно з місяцем виходу в декретну відпустку);
• номер банківського рахунку для отримання соціальної допомоги (для підприємців це спеціальний рахунок 2604).

На період декретної відпустки жінка-підприємниця не звільняється від сплати ЄСВ.

Правила оформлення відпусток на час воєнного стану

Режим воєнного стану, який діє в Україні від початку повномасштабного вторгнення, вносить свої корективи у трудові відносини між роботодавцями й працівниками. Зокрема, 15 березня 2022 року Верховна Рада прийняла закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», що передбачає деякі обмеження конституційних прав громадян, зокрема:

• Роботодавцю дозволено обмежувати тривалість щорічної основної відпустки до 24 календарних днів. Якщо за договором тривалість відпустки працівника є більшою за 24 календарні дні, то невикористані дні переносяться на період після скасування воєнного стану.
• Роботодавець має право відмовити працівнику у наданні відпустки, якщо він чи вона залучені до робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Винятком є відпустки у зв’язку з вагітністю й пологами та для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
• На прохання працівника роботодавець може надати відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, що раніше був встановлений в законі «Про відпустки».
• Якщо працівник виїхав за межі України чи набув статусу внутрішньо переміщеної особи, то за його заявою роботодавець має в обов’язковому порядку надати відпустку без збереження заробітної плати. Тривалість такої відпустки — не більше 90 календарних днів. Час перебування у відпустці не зараховується до стажу роботи.

Вагаєтеся, чи можете собі дозволити піти у відпустку в такий складний для країни час? Прочитайте поради психолога на цю тему та пройдіть тест, чи не час вам відпочити. Також дізнайтеся про п’ять неочевидних причин перезавантажитися, навіть якщо війна і здається, що не на часі.

Читайте також

Між роботою та відпусткою: що таке воркейшн і як його організувати

2 тижні йти вздовж океану: відпустка, після якої ще більше любиш роботу

Коли відпустка не відпускає: як адаптуватися до роботи після відпочинку