15 порад, як розвивати команду та підвищити її ефективність

Насправді немає чарівної пігулки, що здатна миттєво перетворити окремих людей на відповідальних та ініціативних командних гравців. Але є кілька базових рекомендацій, які допоможуть наблизитися до цієї цілі. Як розвивати команду, радить коучиня Анна Орловська, керівниця тренінгового центру «Мозаїка», менторка й експертка з організаційного розвитку. 

15 років досвіду управління проєктами та командами, роль менторки для жінок-лідерок громадських організацій і бізнесів, переформатування власної діяльності та залучення нових людей надихнули мене поділитися досвідом, як зробити команду більш відповідальною та ініціативною, а отже — ефективною. 

Як розвивати команду: корисні поради

1. Сформулюйте загальне бачення мети

Команда має знати, яких результатів від неї очікують. Ідеться про якісні й кількісні показники принаймні на пів року. В ідеалі їх варто візуалізувати: від наліпок на звичайній дошці до мапи думок чи фіксації у спільній програмі. Головне — щоб працівники могли бачити командні цілі й тримати їх у фокусі. 

Але не всі вміють правильно розставляти пріоритети, планувати й працювати системно. Тому важливо говорити не лише про кінцеві цілі й перспективи, а й визначати завдання на місяць, тиждень чи день. Тут допоможуть регулярні короткі наради з командою, а за потреби — індивідуальні бесіди з окремими спеціалістами.

Читайте також: Що таке OKR: як ставити цілі, щоб отримати потрібний результат

2. Перегляньте підхід до проведення нарад 

Якщо хочете, щоб наради були ефективними, до них важливо готуватися заздалегідь і повідомляти учасників про мету та бажані результати зустрічі.

Щоб люди проявляли ініціативність, варто не давати завдання згори, а розпитувати фахівців, що вони зробили за тиждень, чим планують займатися наступного, з чим виникли труднощі та яка допомога їм потрібна. Дайте людям простір, щоб вони могли проявити креативність і розвивали навички самостійного планування. Тільки якщо учасник команди щось пропустив, тоді додайте це завдання самостійно. Але не перетягуйте на себе ковдру, якщо мрієте про розвиток команди, що буде ініціативною. 

3. «Паркуйте» деякі питання для підтримки здорової атмосфери 

Якщо якесь питання потребує детального обговорення, але не стосується всієї команди — «паркуйте» його, тобто залиште для індивідуального обговорення з конкретним фахівцем чи відділом. В онлайні зручно відразу після наради залишитися окремим колом і продовжити спілкування. Але не відходьте від загального таймінгу зустрічі. Поважайте час колег, якщо хочете такого ж ставлення до вас. 

4. Чітко формулюйте, хто за що відповідає

Важливо, щоб кожен член команди чітко розумів, з якими питаннями до кого звертатися. Ієрархія та процедура звернень має бути максимально прозорою: в кого, де та як можна щось уточнити. 

Наприклад, в одному з моїх проєктів були локальні координаторки в громадах. Якщо вони не могли впоратися з чимось самостійно, то зверталися до координаторки в центральному офісі, вона за потреби зверталася до моєї заступниці, і лише заступниця — до мене як до керівниці. Якщо питання могло зачекати кілька днів, то лише писали. Якщо було нагальне, могли зателефонувати в робочий час. Якщо це стосувалося всіх, то писали в загальний чат і тегали людину, від якої чекали відповіді. І тільки якщо мені було що додати, я могла долучитися до комунікації.  

5. Намагайтеся відчувати настрій і групову динаміку 

Важливо ідентифікувати настрій групи, особливо в часи таких криз, як повномасштабна війна, коли кожен може відчувати напругу, стрес, виснаження, а дехто — втрату й горе. Варто відстежувати як загальний моральний стан команди, так і стан кожного працівника, проявляти емпатію та підтримку. Наприклад, на початку наради кожен учасник (якщо їх до десяти) може витягувати метафоричну карту й розповідати, про що для нього сьогодні та чи інша картинка. Звісно, якщо у вас тисяча людей в команді, відчути настрій кожного й кожної — неможливо. Але тоді про моральний стан мають дбати керівники напрямів, HR-спеціалісти чи залучені до роботи коучі або ментори. 

6. Хваліть і критикуйте правильно

Якщо щось зроблено вчасно й добре, хваліть працівників публічно. А якщо щось не вдалося, то ідентифікуйте проблему, але не заглиблюйтеся в аналіз і не вдавайтеся до докорів під час загальної наради. Натомість зʼясовуйте деталі індивідуально зі спеціалістом, який припустився помилки.  

Читайте також: Як давати і просити фідбек? Поради для екологічного зворотного зв’язку

7. Завжди чітко фіксуйте домовленості 

Важливо переконатися, що члени команди правильно зрозуміли, коли та що має бути виконано, хто відповідає за те чи інше завдання тощо. У менторстві я практикую, щоб менті після зустрічі коротко записували фінальні домовленості: за тиждень це допомагає легко пригадати, хто й за що брався. У коучингових практиках це відповідальність самого клієнта.  

8. Транслюйте свої цінності команді 

Якщо ініціативність, відповідальність і фаховість — важливі для вас якості, то не лінуйтеся транслювати їх команді, особливо новим членам. Розкажіть, як колега може донести свої ідеї, які в організації є можливості, щоб це було доречно. Відразу окресліть «червоні лінії», якщо вони є, та попередьте спеціалістів, де ініціативність неприпустима. Памʼятайте, що помилки завжди будуть, і резервуйте для їх виправлення час і зусилля. І найголовніше — самі дотримуйтеся того, про що говорите, та будьте прикладом для команди. 

9. Закладайте завчасні дедлайни 

Ставте дедлайн за тиждень чи два (залежить від складності завдання) до кінцевого терміну, щоб був час виправити можливі помилки та досягти відмінного результату. Якщо я перевіряю виконане завдання й бачу помилки, то даю рекомендації для виправлення, проте не переробляю сама. Так може відбуватися кілька разів, але зрештою людина навчається та стає професійнішою. Або ж ви розумієте, що їй треба шукати заміну, і приймаєте відповідні кадрові рішення. Таку перевірку можуть здійснювати керівники напрямів або заступники. 

10. Розробіть чіткі інструкції/скрипти на все 

Що чіткіше ви опишете, що треба зробити, то швидше, якісніше та відповідальніше буде виконане завдання.  

Читайте також: Як створити документацію, що сподобається команді та полегшить їй життя?

11. Допомагайте команді в розвитку 

Навчайте людей та допомагайте членам команди знайти власний професійний шлях, покажіть їм перспективи розвитку в організації. Наприклад, складайте разом із фахівцями плани індивідуального розвитку. Навчайте власним прикладом та/або залучайте інших спеціалістів — менторів, коучів. Або розробіть систему наставництва і зробіть людину ментором для когось із команди, адже наставництво — це прекрасний інструмент для розвитку відповідальності. 

12. Ставте команді завдання «з зірочкою» 

Йдеться про нові, складніші завдання, які розвиватимуть членів команди. Вірте у них, підтримуйте та розвивайте системно.  

13. Регулярно аналізуйте результати

Рефлексія з командою, оцінка й регулярний моніторинг результатів — важливі. Тому на постійній основі аналізуйте, що призвело до успіху, що заважає чи не спрацювало. 

14. Виховуйте членів команди

Виховуйте з них відповідальних виконавців, партнерів чи підприємців. Але ніколи — членів родини або друзів. Адже ви не зможете вчинити з близькими так, як цього може вимагати робоча ситуація. 

15. Остання порада (в переліку, але не за важливістю) 

Памʼятайте: успіх організації — це успіх усіх, а проблеми організації — це проблеми та відповідальність керівника. 

Якщо ви спробуєте системно виконувати бодай частину цих рекомендацій, як розвивати команду, то вже за місяць помітите зміни: у ставленні до нарад, до виконання своїх завдань, побачите, як збільшиться кількість ініціатив та покращиться якість роботи.

Читайте також

9 помилок у взаємодії з командою: поради для менеджерів і керівників усіх рівнів

Як зберегти відкриту комунікацію з командою на ремоуті під час війни

9 навичок та світоглядів, що зроблять вас успішним лідером