Чому вакансії не закриваються, або Що може піти не так під час рекрутингу

Вузькі місця в рекрутинг-процесі майже завжди знижують його ефективність, тому вміння їх оперативно визначати й усувати відрізняє винятковий рекрутинг від посереднього. Що може піти не так під час закриття вакансії та як це виправити, розповідає Єлизавета Садика, рекрутерка агенції VeryBusy Recruiting.

Проблеми в рекрутингу можуть виникати на будь-якому його етапі та безпосередньо впливають на швидкість закриття вакансії. Відсутність прогнозованості, низька якість хайринг-процесів, недостатня залученість учасників, суб’єктивна оцінка кандидатів — усе це може сповільнювати найм. Про ці й інші поширені проблеми поговоримо далі.

Можливі проблеми на етапі запуску вакансії

Початок роботи над вакансією — найважливіша частина процесу найму. На цьому етапі рекрутер і наймаючий менеджер обговорюють вимоги до кандидатів, узгоджують очікування, визначають ролі й обов’язки. Розберімося, які вузькі місця можуть виникнути на старті та як не дати їм уповільнити процес найму.

1. Недостатня комунікація з наймаючим менеджером

У рекрутингу дуже важливо вибудовувати партнерські стосунки з усіма учасниками процесу, зокрема з наймаючими менеджерами. Якщо цього не зробити, а просто взяти вакансію й понести на ринок, то з часом, особливо за відсутності результатів, процес стає обтяжливим, залученість наймаючих менеджерів знижується. Ось декілька простих, але важливих рекомендацій, як цього уникнути. 

• Визначте потреби й болі наймаючого менеджера

Наймаюча команда має чітко розуміти, навіщо потрібен новий колега. Якщо такого розуміння немає, рекрутер має з цим допомогти. Не бійтесь запитувати очевидне. Ваше спільне завдання — визначити потребу, яку вирішить нова людина в команді, необхідні їй компетенції та цінності. У такий спосіб ви зможете синхронізувати загальні очікування від найму.

• Побудуйте реалістичні очікування

Щоб зробити це, потрібно провести стартовий дзвінок, який передбачає рівноправне обговорення очікувань від найму рекрутера й наймаючого менеджера або команди. 

Що робити рекрутеру? Перед зустріччю з наймаючим менеджером проведіть дослідження ринку: вирахуйте приблизну кількість кандидатів, оцініть конкуренцію, перевірте, чи ринковий зарплатний діапазон відповідає зазначеній у вакансії винагороді. На основі зібраних даних зробіть висновки: які виклики ви бачите у вакансії, як вони можуть вплинути на процес найму? Поділіться спостереженнями з наймаючим менеджером.

Що робити наймаючому менеджеру? Командні цінності — важливий аспект, про який рідко говорять наймаючі менеджери. Часто вони обмежуються вимогою до кандидата відповідати певним цінностям, але не проговорюють поведінкову модель, яка б їх описувала. Наприклад, замість зазначити просто «прозорість у комунікаціях», наймаючий менеджер може пояснити: це означає, що у складній ситуації людина визнає свою неспроможність її вирішити й звертається до колег або керівника за допомогою. На підставі таких описів поведінкових моделей рекрутер може створити конкретні питання для перевірки цінностей на першій скринінг-співбесіді.

Сформовані й проговорені з рекрутером командні цінності допоможуть краще  відкалібровувати кандидатів під час перших комунікацій, а це зекономить час і покращить якість воронки.

• Уникайте невизначеності в організаційних умовах 

Цілком можливо, що ви вже практикуєте фолоу-апи після зустрічей. Якщо ні — варто подумати про документування домовленості в такий спосіб. Це допоможе уникнути непорозумінь і ситуацій, коли кожен діє в межах власної мотивації і вільного часу.

Дотримуйтесь принципу «ми домовились, а не просто поговорили». Домовляйтеся з учасниками процесу про дедлайни з надання фідбеків про кандидатів, щотижневу звітність, норми синхронної комунікації, кількість слотів для інтерв’ю з наймаючою командою на тиждень тощо. Це допоможе:

• зрозуміти ключові аспекти, що впливають на ефективність процесу і на які ви також можете впливати;
• переконатися, що всі учасники сприяють ефективному процесу; якщо ні — лагідно повертати залученість команди;
• не загубити узгоджені питання серед усієї інформації, яку потрібно запам’ятати впродовж робочого дня. 

2. Багатошарові вимоги до кандидатів

Серед можливих викликів рекрутингу — портрет кандидата, який передбачає обов’язкову наявність більш ніж однієї унікальної вимоги. Що можна зробити, якщо портрет кандидата здається занадто багатошаровим?

• Обговоріть із наймаючим менеджером критичність кожної з вимог та їхню пріоритетність. Також переконайтеся, що розумієте, навіщо кандидатові та чи інша компетенція. 
• Спрогнозуйте час на опрацювання пулу найбільш релевантних кандидатів і починайте пошук, дотримуючись пріоритетних критеріїв оцінки.
• Давайте постійний зворотний зв’язок наймаючому менеджеру про рекрутинг-процес, діліться досягненнями й труднощами. 
• Якщо пошук неможливо спрогнозовувати, проаналізуйте дані рекрутинг-воронки комплексно та запропонуйте альтернативні сценарії: наприклад, скоригувати портрет кандидата так, щоб до воронки потрапляли більше кандидатів, або розширити географію пошуку. 

3. Нереалістичний портрет кандидата

Якщо пошук потрібного кандидата вже на старті здається нереальним, не бійтеся говорити про це з наймаючим менеджером. Для обґрунтування своєї думки використовуйте:

• аналітичні дані — наприклад, результати дослідження ринку, яке ви проводили на початку роботи з вакансією, адже цифри все ще залишаються дієвим  інструментом для прийняття ключових рішень у бізнесі;
• ваш досвід — поділіться інсайтами з власного досвіду роботи з подібними вакансіями, а також подивіться на загальну кількість вакансій зі схожими вимогами на ринку.

Можливі проблеми на етапі пошуку

Поговорімо про те, які вузькі місця з’являються під час пошуку й оцінки кандидатів. За три роки роботи в рекрутингу я усвідомила, що часто це неявні асоціації та упередження учасників процесу.

1. Занадто консервативний підхід до пошуку

Рекрутери й наймаючі менеджери часто використовують термін «ідеальний кандидат» і шукають людину, яка відповідатиме їхнім очікуванням на 101%. Але іноді запит команди вимагає спеціалістів із рідкісним набором знань і компетенцій, яких на ринку в принципі небагато. Наприклад, якось ми шукали QA-інженера зі свіжим досвідом тестування desktop-рішень на macOS, який був би готовий з нуля побудувати процеси й при цьому бути єдиним тестувальником у команді. Виявилося, що в Україні всього 18 таких кандидатів.

Ця гонитва за «фіолетовою коровою» була справжнім викликом і допомогла мені сформулювати перелік запитань, на які я раджу відповісти наймаючим менеджерам, коли пошук ідеального кандидата здається безрезультатним.

• Чи є можливість найняти спеціаліста на цю роль шляхом внутрішнього найму, тобто вкладаючи час і ресурси в навчання та розвиток наявного спеціаліста?
• Як довго команда готова чекати ідеального кандидата з зовнішнього ринку?
• Чи може команда дозволити собі очікувати на ідеального кандидата довше запланованого часу? 
• Що буде, якщо не вийде знайти ідеального кандидата в запланований період?
• Скільки грошей бізнес може собі дозволити витратити на пошук ідеального кандидата?
• Які знання й навички охоплює альтернативний портрет кандидата?
• Чи збігається бачення ідеального кандидата в наймаючого менеджера і безпосередніх інтерв’юєрів? 
• Чи узгоджено метод оцінювання навичок ідеального кандидата?

Відсутність відповідей на ці запитання в довгостроковій перспективі підвищує на навантаження на поточних співробітників, збільшує витрати на найм, негативно впливає на бренд роботодавця й конкурентоспроможність продукту на ринку.

2. Нерозуміння, які компетенції оцінювати

Менш досвідчені рекрутери часто роблять ту саму помилку: проводять інтерв’ю без підготовленого чекліста запитань, орієнтуються на «атмосферу дзвінка» й шукають метч за технологіями. Цього може не вистачити для того, щоб якісно відфільтрувати кандидатів. Ось мої поради, як підвищити якість рекрутингу на цьому етапі.

• Визначте ціль скринінг-інтерв’ю і погодьте чекліст запитань із наймаючим менеджером або HR. Ваші цілі як рекрутера — 1) дати кандидату максимум інформації про вакансію та компанію; 2) встановити очікування щодо етапів найму; 3) прийняти рішення щодо релевантності кандидата. Запитання на скринінг-інтерв’ю мають відповідати тим компетенціям і навичкам, які важливі для наймаючого менеджера.
• Стандартизуйте маркери релевантних компетенцій. Здавалося б, що може бути незрозумілим в оцінюванні вимог з такого опису вакансії: «Потрібен комунікабельний і проактивний Senior-інженер з п’ятьма роками досвіду в бекенд-розробці на Python»? Насправді кожна з цих компетенцій має різний контекст оцінки відповідно до команди, в яку потрапить людина. Рекрутеру в цих вимогах бракує деталей від наймаючого менеджера. 

По-перше, не кожен інженер з п’ятьма роками досвіду є сеньйором. Погодьтеся, методи оцінки Senior-рівня відрізняються в різних командах/компаніях. Що саме наймаючий менеджер має на увазі, коли говорить про інженера Senior-рівня? По-друге, комунікабельність — це про приємну атмосферу на інтерв’ю чи про вміння донести свою думку чітко й переконливо? Наймаючий менеджер може розшифрувати вимоги до кандидата та визначити позитивні й негативні маркери у його відповідях на інтерв’ю. 

3. Низька якість воронки

На якість воронки кандидатів впливають різні фактори: географія пошуку, портрет кандидата (як технічна експертиза, так і майндсет), домен продукту, технологічний стек, зарплата тощо. На мою думку, не існує формули уникнення низької якості воронки. Однак можна підтримувати баланс між кількістю та якістю кандидатів.

Мої поради:

• випишіть ключові слова для boolean search або x-ray;
• на етапі першої письмової комунікації виявляйте відповідність найкритичнішим вимогам — це покращить якість пулу кандидатів для першої співбесіди;
• відстежуйте коефіцієнт конверсії для кожного з етапів рекрутинг-воронки. Зниження показників може вказати, де шукати вузькі місця в процесі рекрутингу.

4. Погано пропрацьований рекрутером портрет кандидата

Страх рекрутера здатися некомпетентним може заважати йому перевіряти своє розуміння ролі в комунікації як із наймаючим менеджером, так і з кандидатами. Це призводить до того, що рекрутер не розуміє, для яких завдань потрібен спеціаліст, не в змозі розказати нічого конкретного про проєкт і технологічний стек. На інтерв’ю цей страх переростає в невпевненість, яка заважає якісно провести співбесіду. Пам’ятайте: рекрутер некомпетентний не тоді, коли запитує й докопується до всього, а навпаки — коли цього не робить.

Передбачення вузьких місць рекрутингу неможливе без досвіду їх розв’язання. У довгостроковій перспективі цей досвід допоможе передбачати можливі ризики й будувати ефективний найм. Якщо рекрутери будуть інвестувати в партнерські відносини зі всіма учасниками процесу, підважувати поширені упередження та боротися з власними страхами, тоді кейсів закриття вакансій у мінімальні терміни, задоволених команд і щасливих рекрутерів буде більше.

У цьому я й бачу сенс нашої професії — допомагати бізнесам будувати круті продукти та сервіси, вчасно масштабуючи команди професіоналів.

Читайте також

5 популярних систем управління кандидатами (ATS): огляд для рекрутерів

Що таке омніканальність у рекрутингу та як це поліпшує пошук кандидатів

Чому відмовляє роботодавець? Що варто знати кандидатам і рекрутерам