Як організувати офлайн-хакатон під час війни: детальний гайд

Привіт! Це команда Employer Brand Unit технологічної компанії Master of Code Global. Після початку повномасштабної війни ми поставили на паузу більшість запланованих нами активностей. Але вже за два місяці організували офлайн-хакатон для розробників. Чи доцільно проводити такі заходи під час війни та як це зробити в умовах воєнного стану? Розповідаємо про наш досвід.

Хакатон під час війни: варто чи ні? 

Перша реакція на ідею будь-якого заходу під час воєнного стану — зараз це не на часі. Є багато причин чому: від організаційних викликів до неможливості гарантувати безпеку учасникам. Але щоб прийняти рішення про доцільність хакатону, варто відштовхуватись від його ідеї. 

Дайте відповідь на два питання: «Навіщо проводити хакатон?» та «Яку користь це принесе?». Якщо хакатон не має чіткої та зрозумілої цілі, то робити його просто заради нетворку зараз дійсно недоречно. Але якщо ціль хакатону — не просто потусити, а створити корисні рішення для допомоги країні, то це, звісно, буде доцільно. 

Вперше ми замислились над організацією такого заходу під час релізу волонтерського проєкту UA Anti Spam Bot. Це чат-бот у телеграмі, що блокує розповсюдження інформації про переміщення ЗСУ. Його розробив один із наших спеціалістів, а інші члени команди почали з ентузіазмом волонтерити на цьому проєкті. Тоді ми й зрозуміли, що подібні ініціативи варто підтримувати й розвивати на рівні компанії. 

По-перше, це відволікає команду від тривожних думок і дає можливість спрямувати свою енергію на допомогу. По-друге, це спільний внесок у пришвидшення нашої перемоги. Експертиза, якою ІТ-спеціалісти діляться на волонтерських засадах, може окупатися навіть більше, ніж грошові донати. Хоча ми в жодному разі не хочемо применшити внесок тих, хто допомагає лише фінансово, адже всі долучаються в межах своїх сил і можливостей.  

Хакатон видався нам найкращим форматом івенту для збільшення кількості соціально-корисних проєктів, а також залучення охочих учасників з IT-спільноти. Тож зрештою ми вирішили організувати «IT Hackathon: Допомога», покликаний розробити для громадських організацій або волонтерів технологічні рішення, що розв’яжуть їхні наявні проблеми чи допоможуть автоматизувати роботу. 

Особливості організації хакатону під час війни

Після того, як ви прийняли рішення провести хакатон і визначилися з тематикою,  потрібно провести підготовчу роботу. 

Ми були першими, хто проводив хакатон під час повномасштабної війни, тож не було нікого, хто міг би нам щось порадити чи підказати. Проте ми консультувалися з колегами, які займались організацією хакатонів раніше, щоб упевнитись, що наш алгоритм підготовки хакатону загалом правильний, тільки з поправкою на воєнний стан. 

Шукайте інформацію у професійних ком’юніті, розпитуйте друзів, колег чи одногрупників, які брали участь у хакатонах, одне слово — стукайте в усі двері. Радимо збирати якнайбільше інформації та лайфхаків, а вже тоді робити висновки, як краще проводити власний хакатон.

Цілі хакатону

Наступний крок — визначитися з внутрішніми та зовнішніми цілями хакатону. Ми вже згадували, що зовнішні цілі особливо важливі, бо визначають, чи потрібно взагалі проводити хакатон. У нашому випадку головною метою була допомога Україні через використання IT-експертизи для розробки практичних технологічних рішень. 

Внутрішні цілі — це радше про визначення критеріїв, за якими ви будете оцінювати, наскільки успішно пройшов ваш хакатон. Це може бути:

• кількість зареєстрованих учасників;
• кількість реалізованих проєктів;
• успішність промо хакатону тощо.

Найменше чого ми хотіли — номінально організувати хакатон, який не принесе справжніх результатів і користі. Нашою найбільшою та найоптимістичнішою ціллю була успішна реалізація половини проєктів, представлених на хакатоні. Ще однією внутрішньою ціллю була успішність промо хакатону: кількість репостів у соцмережах, отриманих заявок та учасників, які долучились до нас у день заходу. 

Довгострокове чи короткострокове планування?

В умовах воєнного стану важко планувати будь-що в довгостроковій перспективі. Крім того, якщо ваша мета — допомогти, приміром, волонтерським організаціям, ви маєте розуміти, що вони розраховують на поміч уже зараз. І якщо не організувати все швидко, кейси можуть втратити свою актуальність. Тому краще намагатися організувати все, зібрати людей та запустити роботу якомога швидше. 

У такого короткострокового планування теж є свої ризики. Наприклад, можна не встигнути залучити достатню кількість учасників. Тут важливо розуміти, чи є взагалі запит від самого ком’юніті. Якщо ви відчуваєте, що спеціалісти тільки й шукають варіанти, як допомогти, готові швидко реагувати та включатись у роботу, а ви правильно підібрали тему хакатону — все точно вийде. 

З власного досвіду можемо сказати, що стислі терміни на організацію, звісно, додають напруження в життя команди 🙂 Але якщо ви не плануєте дуже масштабний захід, то навіть за короткий термін цілком реально якісно підготуватись, анонсувати подію, зібрати учасників та безпосередньо провести сам хакатон.

Вибір формату та локації

При виборі формату важливо відштовхуватись від ваших цілей та бути готовим до викликів і ризиків, пов’язаних із тим чи іншим форматом. У разі онлайн-хакатону це можуть бути технічні проблеми чи погане інтернет-з’єднання. У разі офлайн-події — необхідність убезпечити всіх учасників та створити їм комфортні умови для ефективної роботи. 

Розуміємо, що зараз більшість обрала б онлайн-формат, який у сучасному світі вже є нормою. Проте якщо ви хочете створити справжню атмосферу хакатону й маєте таку можливість, рекомендуємо обирати саме офлайн-формат, як зробили ми.

Ми розуміли, що це потребує більше ресурсів на організацію. Але нам важливо було зібрати IT-ком’юніті та наживо замотивувати всіх на створення корисних рішень. Щоб ця атмосфера підігрівала команди під час брейнштормів і відчувалось, що всі горять ідеєю і викладаються на максимум. Упевнені, що і в онлайні всі демонстрували б таку ж активність, проте підтримувати цей вайб було б складніше.  

Для проведення офлайн-хакатону ідеально підійшов наш офіс. Там ми могли з комфортом розмістити всіх учасників, а ще в офісі є обладнане укриття, куди можна сховатися під час тривоги й продовжити роботу. Взагалі наявність укриття зараз — обов’язкова умова будь-якої офлайн-активності. На що варто звертати увагу при його облаштуванні для комфортної та безперебійної роботи:

• обігрів приміщення (актуально в холодну пору року) та вентиляція;
• стабільне інтернет-покриття (краще під’єднатися відразу до кількох провайдерів);
• наявність додаткового незалежного джерела електроенергії (генератора);
• водозабезпечення та наявність санвузла;
• місця для роботи (столи та стільці), достатня кількість розеток;
• запаси їжі та напоїв.

У розкладі хакатону важливо врахувати комендантську годину. Ми дали можливість учасникам переміститися на ніч додому та працювати зі своїми командами в онлайні.  

Але ви можете залишити всіх на локації, якщо забезпечите комфортні умови для роботи та відпочинку вночі.

Анонс та промо хакатону 

Обов’язкова частина просування — створення Facebook-івенту, дописів про хакатон у ваших соціальних мережах та запуск таргетованої реклами. Щоб ефективніше поширити інформацію про хакатон, використовуйте всі можливі майданчики: регіональні та загальновідомі профільні ком’юніті, Facebook-групи, анонси на DOU чи в інших актуальних для цільової аудиторії медіа. 

У стислі терміни доволі важко «розігнати» анонс хакатону, тому радимо заручитись підтримкою колег — наприклад, просіть їх робити репости в особистих соціальних мережах. Найбільшу підтримку в поширенні інформації про наш хакатон ми отримали саме від команди Master of Code Global. Коли ми запустили анонс, майстри (так ми називаємо спеціалістів нашої команди) дуже «включились» і почали активно репостити цю новину.

Ще один важливий момент: якщо ви анонсуєте подію в умовах війни, але ваша ціль не піар, а реальна допомога, не варто приділяти багато уваги брендингу, інформації про компанію тощо. Наприклад, ми згадували про компанію тільки для того, щоб підкреслити: ментори команди — дійсно досвідчені експерти з IT-сфери, які працюють в Master of Code Global. Тобто зазначати інформацію про компанію варто радше як гарантію того, що це івент, до якого безпечно долучитись. Але це точно не має бути агресивним піаром компанії, принаймні ми не підтримуємо таку ціль. 

Ще одна не менш важлива порада для анонсу — чітко формуйте опис кейсів, над якими працюватимуть учасники. Чіткість та прозорість описів і є тим ключовим елементом, який потрібен потенційним учасникам, аби швидко прийняти рішення про участь.

Пошук кейсів для хакатону

Тематика хакатону може бути різною, але як приклад розглянемо соціально-корисний напрям, а саме допомогу громадським і волонтерським організаціям. 

Як організатор хакатону, ви обираєте організації, кейси яких будуть у роботі в учасників хакатону. Тому ви несете відповідальність за перевірку цих організацій: чи справді вони допомагають і кому, як збирають кошти, чи в порядку їхня звітність тощо. Потрібно відразу впевнитись, що організації, яким ви потенційно будете допомагати, мають ідеальну репутацію. Для цього рекомендуємо обирати організації за рекомендаціями або ті, яким ви довіряєте особисто. 

Волонтерські організації для нашого хакатону ми знайшли за рекомендаціями. Познайомили їх зі своєю ініціативою, розпитали про особливості їхньої діяльності, про проблеми, які потрібно розв’язати, та про етапи, які можна автоматизувати для більш ефективної роботи. Після цього з організаціями потрібно постійно підтримувати зв’язок, аби впевнитись, що кейс і досі актуальний, а рішення, розроблене на хакатоні, стане дійсно корисним і його будуть використовувати.

Рекомендуємо не обмежуватись лише тими кейсами, які зібрали ви як організатори: заохочуйте людей приходити з власними ідеями. Адже будь-який хакатон — це насамперед творчий процес. Тому важливо не обмежувати учасників жорсткими рамками. Щоб вони не просто виконували поставлене завдання, а створювали нові рішення завдяки своїй експертизі й досвіду. В нашому випадку з п’яти кейсів дві класні ідеї запропонували самі учасники. 

Формування команд 

Навіть якщо ком’юніті активне, завжди є ризик, що хтось із зареєстрованих учасників не зможе прийти безпосередньо на хакатон. Рекомендуємо заздалегідь продумати такий варіант розвитку подій, аби зміни в кількості учасників не вплинули на формування команд. Ми радимо застосувати наступні стратегії:

• реєстрація цілою командою (кількість учасників не важлива, команда повинна самостійно оцінити свої можливості та визначити, скільки людей вистачить для розробки проєкту);
• індивідуальні реєстрації від людей, які не мають команди (на випадок, що до хакатону долучаться учасники, які нікого не знають). 

Наш хакатон мав відбутися в дати, коли був великий ризик масових обстрілів міст. Ми розуміли, що частина людей може не приєднатись саме через це. Тому вирішили організувати довільне формування команд саме в день заходу, в залежності від кількості людей, які прийдуть. Також під час розподілу учасників ми враховували їхні побажання щодо роботи над тим чи іншим кейсом.

Організаційні моменти

Загалом алгоритм організації хакатону під час війни не відрізняється від мирного часу. Якщо ви обираєте офлайн-формат, вам так само потрібно продумати всі блоки події, зокрема welcome coffee, перекуси, перерви на відпочинок та додаткові активності. 

Вище ми описували обов’язкові вимоги до бомбосховища, проте весь захід там проходити не буде. Тож вам потрібно продумати, де учасники будуть проводити більшу частину свого часу, тобто облаштувати також і головну локацію хакатону. 

Рекомендуємо її зонувати: зона для спілкування, відпочинку, столова та робоча зони. 

Робоча зона — це зазвичай великий спільний простір, де всі разом хакатонять. Втім, для роботи команд краще виділяти окремі кабінети (звісно, якщо дозволяє приміщення), щоб вони могли зосереджено побрейнштормити й працювати не відволікаючись. Так зробили ми й отримали багато позитивних відгуків. Але спільна зала, де всі учасники збирались для спілкування та фінальних презентацій, також була. Обов’язково заздалегідь (краще навіть декілька разів) перевірте справність усіх приладів, наявність покриття та швидкість інтернету. 

Також не забувайте спланувати харчування. Базовий набір: кава-брейки, сніданки, обід, вечеря, енергетичні напої та солодощі — все, що допоможе ефективно працювати впродовж 24 годин. Перерви на відпочинок теж варто спланувати заздалегідь, наприклад підібрати інтерактивні ігри чи короткі настолки. 

Бюджетування

Ми рекомендуємо дотримуватись якісного рівня проведення, проте урізати зайві витрати. Ми звикли до формату хакатонів з банерами, промоматеріалами, брендованими подарунками, мерчем тощо, але на нашому хакатоні, спрямованому на допомогу, від усього цього відмовились. 

Також на хакатонах традиційно вручають призи, але ми вважаємо, що під час війни це не зовсім доцільно. Мета хакатону — допомогти, а учасників — розробити корисний робочий проєкт, тому найголовнішим подарунком для всіх буде спільна перемога України. 

Наша думка така: якщо у вас є великий бюджет на організацію, краще задонатити кошти на ЗСУ або на подальшу підтримку проєктів, які розроблять учасники. Щоб хакатон про допомогу не виглядав як «бенкет під час чуми». Втім, розуміємо, що кожна компанія відштовхується від своєї мети та можливостей. 

Наостанок ділимось світлиною з нагородження учасників нашого «IT Hackathon: Допомога», як доказ, що в нас усе пройшло успішно 🙂 Будемо раді, якщо наші рекомендації стануть у пригоді й вам. 

Читайте також

«Не можемо бути осторонь». Як Merge допомагає здобути нову професію під час війни

Вхід в IT для тих, хто не хоче кодувати: позиції, лайфхаки та корисні ресурси для світчерів

5 порад, як бізнесу спілкуватися з клієнтами з-за кордону під час війни