«Ми створюємо нові реальності»: керівник титулованої івент-агенції — про професію івентора

Скільки заробляє івент-менеджер, яке місце ця професія займає в рейтингу найбільш стресових і навіщо івентору добре знати історію? Про роботу івент-менеджера, необхідні навички та перспективи розповідає Олексій Куліков, експерт у сфері івентів з майже 20-річним досвідом і керівник івент-агенції AntHill, яка здобула численні нагороди, серед яких 9 золотих відзнак Ukrainian Event Awards — найбільша кількість в Україні.

Хто такий івент-менеджер

Івент-менеджер — це не просто людина, яка працює руками, розставляючи стільці чи надсилаючи запрошення на подію. Його роль набагато ширша — він планує захід, оцінює ризики, приймає рішення та контролює виконання завдань. Хоча й фізична робота може мати місце, головне — це стратегічне мислення та управління.

Івентор — це генерал / тактик, який керує всіма аспектами заходу. Професійна організація передбачає не хаос, а контрольований процес, де навіть форс-мажори є частиною ретельно продуманого плану. Є популярний анекдот про івентора, який їде на велосипеді, що палає. Однак це зовсім не про правильного організатора. У професійного івентора велосипед хіба що трохи димить, оскільки він правильно все спланував і навіть непередбачувані ситуації врахував заздалегідь.

Чим займається івент-менеджер: типовий день

Пропоную розглянути професію івент-менеджера на прикладі керівника проєкту, або, як його ще називають у шоубізнесі та кіноіндустрії, продюсера. Чому саме на прикладі керівника? Бо це найвищий ступінь кар’єри івентора, після якого мірилом успіху стають лише масштаби проєктів.

Це людина, яка володіє повною картиною проєкту, знає, які ресурси й люди потрібні для його реалізації, формує команди, приймає ключові рішення та забезпечує досягнення результату. Важливо зазначити, що таких керівників може бути двоє: один зі сторони замовника (клієнта), інший — з боку виконавця (агенції). 

Опишу типовий робочий день керівника проєкту, який працює в агенції. Уявімо, що зараз середина проєкту, а до запланованого заходу залишився приблизно місяць або півтора.

Ранок. День починається з перевірки месенджерів та електронної пошти. Якщо вам не пощастило прокинутися раніше за клієнта, то з самого ранку ви отримаєте цілу низку нових завдань, що можуть не відповідати вашим початковим планам на день. Тож ви швидко розподіляєте завдання між командою і знову контактуєте з клієнтом. Якщо ж вам пощастить і ви встигнете написати клієнту першим, день піде за вашим планом.

Наступний крок — це контроль статусу виконання завдань. Ви перевіряєте прогрес команди, коригуєте те, що пішло не так, і обов’язково хвалите тих, хто добре працює. Важливо пам’ятати: керівник проєкту має насамперед розподіляти завдання, а вже потім займатися власною роботою.

Обід. На обід краще все ж знайти час, адже після нього починаються зустрічі. Зазвичай зустрічі передбачають координацію команди та донесення до кожного, що саме ви очікуєте. Важливим аспектом є мотивація: ваші слова повинні мати емоційний контекст. Команда має розуміти, що їхні завдання важливі.

Вечір. Після завершення зустрічей звичайні люди йдуть додому, а керівник проєкту продовжує працювати. Залишаються завдання, які потребують вашої особистої участі: планування бюджету, вибір схеми заходу, узгодження з відеомонтажником, який може жити в іншому часовому поясі. 

І, звичайно, важливо визначити завдання на наступний день. Вечір — час для рефлексії та аналізу проведених зустрічей. Ви аналізуєте, що вдалося, а що ні, та визначаєте наступні кроки, перш ніж завершити роботу.

Якщо розглядати функції рядового івент-менеджера під керівництвом ліда, то обов’язки залишаються такими ж, просто набувають меншого масштабу.

Плюси та мінуси професії

Професія івент-менеджера, за даними британських вчених, займає четверту позицію в рейтингу найбільш стресових. Як кажуть: «Розкажи Богу про свої плани — нехай посміється». І все ж, ми створюємо майбутнє. Ми говоримо, як усе буде, навіть якщо не завжди пояснюємо, як це реалізується. І в підсумку стверджуємо, що саме так і було задумано.

Переваги професії

• Ми створюємо нові реальності. Кожен захід — це новий світ зі своїми правилами й законами. Ми подібні до деміургів, адже творимо ці світи з нуля. 
• Ми керуємо зірками. Ми вирішуємо, хто з популярних артистів виступить на сцені. Той світ, який ми створюємо, належить нам, артист лише його доповнює. Це і крута можливість, і велика відповідальність.
• Ми створюємо емоції. І, на відміну від політиків, ми створюємо саме позитивні емоції. 

Недоліки професії

• Стрес. Це невіддільна частина роботи. Кожен захід — це ризик, що щось може піти не так.
• Ненормований графік. Ми працюємо з людьми й для людей, тому стабільність — це не про нас.
• Професійна деформація. На будь-якому заході, навіть чужому, ми автоматично починаємо контролювати ситуацію. Наприклад, на концертах я завжди опиняюся біля пульта звукорежисера — це вже звичка.

Скільки заробляє івент-менеджер

У провідних компаніях заробітна плата талановитого івент-менеджера може сягати $3000. Якщо йдеться про фіксовану ставку, варто орієнтуватися на суму приблизно $500. Проте заробіток може бути значно більшим і залежить від вашої енергії та проєктів, якими ви займаєтеся.

Що має вміти івент-менеджер: необхідні хард і софт-скіли

Хард скіли — це професійні навички, і вони критично важливі для івент-менеджера. Потрібно:

• вміти рахувати бюджети, розуміти відносні показники, вміти порівнювати числа й групи чисел, вміти оцифровувати ризики (арифметичних, геометричних, алгебраїчних задач вистачатиме);
• грамотно говорити та писати;
• знати англійську мову, основи музики й історії мистецтв, а також розуміти процес створення творчих і рекламних продуктів;
• бути обізнаним в історії, маркетингу, економіці, менеджменті, а також мати базові знання з інженерії.

Ідеальний профі має широкий кругозір, може знаходити й перевтілювати знання з однієї науки в іншу, шукати та оцінювати креативні й концептуальні ідеї. Наприклад, навіщо івент-менеджеру добре знати історію? На перший погляд, знання дат чи імен здається непотрібним при організації конкурсів або плануванні логістики для концерту. Але історія — це не просто дати. Вона допомагає зрозуміти причинно-наслідкові зв’язки подій, пропонує сюжети для творчих рішень, формує підхід до пошуку істини та дає уявлення про досвід людства.

Управління проєктами часто зводиться до організації, але це набагато більше. Програми MBA пояснюють процеси прийняття рішень, але для успіху потрібно ще й розуміти специфіку своєї галузі. «Менеджмент — це особливий вид діяльності, що перетворює неорганізований натовп на ефективну, цілеспрямовану й продуктивну групу, а менеджер — це одночасно композитор і диригент», — сказав колись Пітер Ф. Друкер.

Щодо софт скілів, то найважливіше — це здатність бачити суть проблеми та чітко доносити свою думку. Далі вступають в дію ваша харизма, комунікабельність, емоційний інтелект, дисципліна й енергійність. Якщо ви неорганізовані, мляві чи нецікаві, краще шукайте іншу професію.

Як стати івент-менеджером

Зазвичай найбільш талановитих івент-менеджерів, продюсерів і керівників проєктів до цієї роботи підштовхувало саме життя. Це професія, в якій кожен сам прокладає свою дорогу. Це просто шлях, яким треба йти, і він обов’язково вас приведе, як привів Фауста, до того найбільшого творчого задоволення, коли йому захотілося зупинити саме цю мить.

Безумовно, існують профільні ВНЗ, де навчають івент-менеджменту, і це правильний початок. Там можна отримати базові теоретичні й практичні знання. Спеціальну аналітику з освіти для івент-менеджерів я не проводив, тому не можу рекомендувати конкретні курси чи навчальні заклади.

У будь-якому разі після закінчення навчання вам знадобиться ще 7-10 років для опанування всіх нюансів на практиці. Ключова порада для досягнення вершин в івент-менеджменті — це постійний розвиток, практика та пошук наставника, який допоможе вдосконалити ваші навички.

Як отримати першу роботу й набратися необхідного досвіду? Як і в будь-якій іншій сфері: влаштуйтеся на практику, доведіть, що ви готові працювати, а не просто бути присутніми. Рано чи пізно вам довірять проєкт, і поступово ви зможете піднятися на вищі щаблі кар’єри. До речі, є багато проєктів, які запрошують волонтерів — це чудова можливість для першого практичного досвіду. Головне — спостерігати та ставити запитання. Як сказав Редьярд Кіплінг: 

“I have six honest serving men
They taught me all I knew
I call them What and Where and When
And How and Why and Who”.

Кар’єрний розвиток у професії

Ця професія дає змогу розвиватися як вертикально, так і горизонтально. Можна керувати великими проєктами, координувати кілька заходів одночасно, організовувати концерти на стадіонах або відправляти тисячі людей на закордонні корпоративні заходи. Головне — мати що організовувати.

Також можна створити власне агентство, оскільки ринок івентів має низький поріг входу і не вимагає великих капіталовкладень. Попит великий: від організації днів народжень і весіль до масштабних політичних самітів.

Два фільми, які раджу подивитися всім івенторам

«Ватель» (2000) 

Фільм розповідає про відомого французького кухаря та організатора подій Франсуа Вателя, якому доручено організувати масштабний бенкет для короля Людовіка XIV. Ця історія пропонує декілька важливих уроків для івент-менеджерів.

• Управління стресом і дедлайнами. Ватель працює під постійним тиском: на кону стоїть не лише успіх заходу, а й репутація його господаря. З цього івент-менеджери можуть навчитися зберігати холоднокровність і швидко приймати рішення у стресових ситуаціях, коли все може піти не за планом.
• Організація заходів високого рівня. У фільмі детально показано підготовку події для королівської аудиторії, що вимагає уваги до найдрібніших деталей: від меню до розваг. Це нагадує івент-менеджерам про важливість контролювати кожен аспект події для її бездоганного виконання.
• Креативність та гнучкість. Ватель стикається з численними викликами, як-от затримка постачання, і демонструє вміння швидко імпровізувати та знаходити рішення. Це важливий урок для івент-менеджерів — завжди мати запасний план і вміти адаптуватися до непередбачуваних обставин.
• Командна робота. Успіх заходу залежить не лише від Вателя, але й від його команди. Івент-менеджери побачать у цьому важливість чіткого розподілу завдань і ефективної комунікації між усіма учасниками, щоб забезпечити злагоджену роботу на всіх рівнях.
• Баланс між творчістю та реалістичністю. Ватель прагне створити щось вражаюче, але при цьому має враховувати обмеження в ресурсах і часі. Це вчить івент-менеджерів балансувати між амбітними ідеями та реальними можливостями.

Загалом «Ватель» показує, як зберігати професіоналізм, креативність і витримку в умовах стресу та складних обставин.

«Шлях до слави: Лянча проти Ауді» (2024)

Суть образу керівника команди Lancia в тому, що ця команда — це і є його життя. Він постійно думає про кожні перегони, ПОСТІЙНО. Так і керівник завжди має думати про свій проєкт. Тут також можна побачити багато уроків з організації команди, які можуть бути особливо корисними для івент-мейкерів. 

• Ролі та відповідальність. У ралійних перегонах кожен член команди має чітко визначену роль: від інженерів до механіків і водія. Успіх Audi не був би можливим без злагодженої роботи кожного учасника. Так само й при організації заходу вам потрібно чітко розподіляти завдання та відповідальність між членами команди. Урок тут простий: кожен повинен знати свою роль і діяти відповідно.
• Ефективна комунікація. Під час перегонів від злагодженої комунікації між пілотом і штурманом залежить буквально життя. В організації заходів успішна комунікація — це запорука уникнення хаосу. Переконайтеся, що всі члени вашої команди отримують необхідну інформацію вчасно і кожен знає, що потрібно робити.
• Співпраця під тиском. У ралі немає місця для помилок, і команда повинна працювати на межі своїх можливостей. Івент-менеджери також часто опиняються в стресових умовах із жорсткими дедлайнами. Навчіться координувати команду так, щоб усі зберігали спокій і зосередженість навіть у найкритичніших ситуаціях. Кожен має розуміти, що робити, коли виникає форс-мажор.
• Мотивація та підтримка. Виснажливі перегони вимагають фізичної й психологічної витримки. І в організації великих заходів важливо тримати команду мотивованою. Постійно підтримуйте зв’язок, надавайте фідбек і мотивуйте команду навіть у найважчі моменти. Невеликий знак уваги чи схвальний коментар можуть значно підвищити моральний дух.
• Планування та резерви. У команд Audi та Lancia завжди були резервні стратегії та готовність до найгірших сценаріїв, щоб мінімізувати ризики. Як керівник команди, ви повинні не лише спланувати основний план, але й мати кілька варіантів плану Б на випадок непередбачених ситуацій. 
• Довіра до команди. Під час перегонів керівник не може контролювати кожен момент, він покладається на свою команду. Так само й ви повинні довіряти своїй команді та вміти делегувати завдання. Надмірний контроль може уповільнити процес і знизити ефективність. Важливо навчитися передавати повноваження, але при цьому переконатися, що всі розуміють свої зони відповідальності.

Цей фільм демонструє, що успіх неможливий без злагодженої команди. Як івент-менеджер, ви теж повинні не лише організовувати події, а й створювати ефективну, мотивовану та координовану команду, що працює як один механізм.

Читайте також

Як це — менеджерити чуже життя? Історії персональних асистенток та їхніх керівників

Реалістичність, бюджет, комунікація: 5 порад молодим дизайнерам інтер’єру

Назвала «Дію» та ресторан Клопотенка: Аня Лісовська про професію неймера