Навіщо компанії стежать за своїми працівниками та чи є в цьому сенс

Відеокамери в офісах, контроль прибуття на роботу та виходу з приміщення, трекери робочого часу, що в режимі онлайн фіксують активність працівників. Такі методи досить поширені серед роботодавців. Навіщо компанії стежать за співробітниками, чи законно це та як персонал реагує на таку практику, розбиралися з експертами.

Як компанії стежать за своїми працівниками

Ідея стеження за працівниками не нова: наприклад, у 1910-х компанія Ford наймала приватних детективів, щоб не сумніватися у добропорядності своїх працівників. Одного дня на порозі вашого будинку міг з’явитися інспектор — перевірити, чи чисто у вітальні та чи охайні у вас діти. У внутрішньому документі йшлося, що це «сприяє здоров’ю, безпеці та комфорту співробітників». 

Сьогодні можна обійтися й без таємного агента — його роль виконують технології. Наразі є безліч інструментів, які дозволяють моніторити вашу діяльність протягом дня — від відстежування робочої та інтернет-активності до виявлення місцерозташування й аналізу відео і звуку. Це може звучати по-оруелівськи страхітливо й нереалістично, але такі практики стають дедалі поширенішими. Наприклад, за результатами розслідування The New York Times, вісім із десяти найбільших приватних роботодавців США відстежують показники продуктивності окремих працівників, нерідко в режимі реального часу. Переважно це стосується роботи синіх комірців — касирів, водіїв, працівників складів.

Зокрема, компанія «Амазон» роками фіксувала «час поза виконанням завдань» для робітників своїх складів — кожну невелику паузу, наприклад, смол-ток із колегою чи похід до вбиральні. Після особливо «невдалого дня» працівника могли звільнити. Врешті через профспілкові протести й зміни в законодавстві компанії довелося переглянути свою політику. Тепер вони звертають увагу тільки на паузи, що перевищують 15 хвилин. 

Білим комірцям не варто розслаблятися — інструменти відстежування все частіше застосовуються й щодо їхньої роботи. Раніше це були здебільшого відеокамери в офісах та системи обліку робочого часу, що фіксували час прибуття людини на роботу та вихід з офісу. Сьогодні системи стали просунутішими, тож збирають інформацію не лише про те, скільки часу людина проводить на роботі, а й чим займається в робочий час. 

Наприклад, досить поширена практика в ІТ-компаніях — використання трекерів робочого часу. Програми сканують, зокрема через вебкамеру ноутбука, скільки часу ви проводите на робочому місці, чи достатньо часто клікаєте мишкою, які сайти переглядаєте. Часом роботодавці заходять ще далі й читають листування працівників в робочих чатах та корпоративною поштою. Такі заходи не подобаються працівникам і навіть стають причиною звільнень. Зокрема, троє героїв нашої нової рубрики PayCheck — продакт-менеджерка, HR-менеджерка та графічний дизайнер — у своїх відвертих розповідях зізналися, що йшли з компаній через застосування трекерів та надмірний контроль з боку роботодавців.

Чому компанії шпигують

З яких причин компанії-роботодавці читають листування своїх працівників, встановлюють відеоспостереження в офісах чи вдаються до інших інструментів перевірки й контролю? Мотиви бувають різними — як виправданими, так і не дуже.

Одна з обґрунтованих підстав — питання безпеки й нерозголошення внутрішньої інформації. Зокрема, це стосується компаній, які працюють із конфіденційними даними — військових організацій або таких, що займаються секретними розробками. Працівників подібних структур можуть серйозно перевіряти, особливо, якщо йдеться про відповідальну посаду: від поліграфа на етапі працевлаштування до різноманітних обмежень і моніторингу під час роботи. Наприклад, це може бути заборона на встановлення сторонніх додатків і підключення до інтернету через вай-фай — тільки через інтернет-кабель. Це робиться для того, щоб уникнути ситуацій на кшталт витоку секретних документів Пентагону у 2022–2023 роках. 

Можуть бути й інші раціональні причини:

1. Бажання оптимізувати робочі процеси. У такому разі компанії стежать за тим, як виконуються завдання та розподіляється час, щоб вжити заходів і підвищити показники продуктивності.
2. Запобігання шахрайству чи крадіжкам в офісах. Тут все зрозуміло: якщо зникнуть дорогі речі, записи з камер допоможуть виявити зловмисника. 

Бувають й відверто безглузді причини стеження — наприклад, інколи у регіональних підрозділах компаній, насамперед міжнародних, дотримуються певної практики не тому, що вона є виправданою, а бо так «історично склалося» — мовляв, «ми не розуміємо, чому це робимо, але існує таке правило». Сюди ж можна віднести недовіру до власних співробітників, моніторинг з метою дискримінації, шантажу чи інших неправомірних практик, а також параною керівництва. 

Стеження за працівниками — чи законно?

Якою б не була мета стеження за співробітниками, компанії зобов’язані дотримуватися закону. Юридична база в контексті моніторингу варіюється залежно від країни, регіону — наприклад, у різних штатах США такі положення відрізняються — і сфери діяльності.

В Україні подібне спостереження регулюється Кодексом законів про працю та Законом про захист персональних даних. Згідно з їхніми положеннями, роботодавці мусять інформувати співробітників про будь-які форми спостереження та отримувати їхню згоду. Окрім цього, моніторинг має виконуватися у мінімально потрібних обсягах і обмежуватися діловими цілями. Умовно кажучи, компанії не повинні стежити за працівниками в місцях, де є обґрунтоване очікування приватності — у вбиральнях чи роздягальнях.

Марія Конарова,
HR-директорка, експертка з управління персоналом

«Тема стеження за персоналом непроста: з одного боку, кожен має право на приватність, з другого — компанія виплачує зарплати й може вимагати зосередження виключно на професійній діяльності без відволікань на особисте. Часом межа дуже тонка.

Про що можна сказати абсолютно впевнено: спостереження не може проводитися без попередньої згоди працівника, причому компанія зобов’язана поінформувати про його існування ще на етапі працевлаштування. Працівник має особисто підписати згоду на проведення будь-якого виду стеження — аудіо-, відео-, трекери часу, контроль листування.

Якщо співробітник не поінформований і не підписував жодної згоди, то спостереження є незаконним і перетворюється на шпигунство. Коли компанія вдається до таких інструментів, це переважно свідчить про незрілість корпоративної культури та проблеми з побудовою внутрішніх комунікацій».

Стеження за працівниками — це ефективно?

Чи є спостереження ефективним інструментом для налагодження внутрішніх процесів? Досвідчені HR-експерти та рекрутери вважають, що ні: якщо в компанії є проблеми з дедлайнами чи з якістю виконаних завдань, або ж керівництво остерігається, що люди з усією цінною інформацією підуть до конкурентів, то проблема, як не дивно, не в працівниках, а в моделі управління.

Ось приклади типових помилок:

• неправильно побудований рекрутмент-процес — скажімо, складні завдання, а наймають лише джунів;
• неправильно налагоджені внутрішні процеси — не зрозуміло, як розподілені ролі і хто відповідає за кінцевий результат.

Любов Вікторенко,
HR-експертка, засновниця AllCares

«Копирсання у приватному житті співробітників сигналізує про проблеми в управлінських процесах компанії. Треба змінювати та зміцнювати фундамент, а не додавати ще один поверх на будівлю, яка і так хитається.

Що ж до шпигування без дозволу працівників: перш ніж зважитись на такий крок, варто усвідомити, якими можуть бути наслідки. По-перше, це удар по бренду роботодавця, адже зараз є чимало майданчиків, де можна залишити негативний відгук про компанію, і його читатимуть пошукачі роботи і потенційні співробітники. По-друге, якщо такими методами образити професіонала і чудову людину, це матиме негативні наслідки як для реалізації конкретного проєкту, так і для компанії в цілому».

Коли спостереження і трекери бувають корисними

Хоча працівники зазвичай негативно реагують на інструменти контролю, за правильного підходу вони можуть приносити користь. Зокрема, мова йде про трекери робочого часу і відеоспостереження в офісі. 

Трекери робочого часу використовують насамперед для контролю віддалених працівників. Зокрема, він може слугувати доказом виконаної роботи — засвідчуватиме час, проведений за виконанням завдання, доводитиме присутність людини на роботі, а значить захищатиме її перед керівництвом.

Такий інструмент треба обирати ретельно і переконатися, що його функції відповідають роботі, яку виконує працівник. Скажімо, є трекери, що фіксують час, який людина безпосередньо проводить перед екраном — за активністю миші, клавіатури тощо. Але вони не враховують час, який людина проводить у спілкуванні телефоном чи на нарадах з колегами по відеозв’язку. Окрім того, є чималий перелік посад, для яких час перебування на робочому місці не дорівнює ефективності. А ще одна людина може працювати лише 6 годин на день, але при цьому встигати більше, аніж інша за 12. Тому компаніям потрібно чітко усвідомлювати, чого вони прагнуть у першу чергу — конкретних результатів від працівника чи щоб він був на роботі з 9 до 18.

Тетяна Пашкіна,
HR-експертка

«Якщо компанія намагається за допомогою інструментів стеження компенсувати слабкий менеджмент, нічого хорошого з цього не вийде. Водночас є доречні способи підтримки дисципліни, які не є шпигунством і які варто використовувати за відповідних умов — наприклад, відеоспостереження в офісах.

Говоритиму зі свого досвіду, бо я була учасницею двох кардинально різних історій. У першій камери встановили, і коли через якийсь час зникли цінні речі, все вдалося швидко залагодити без зайвих підозр. Натомість у другій історії камери хотіли встановити, але люди були категорично проти, тож все лишили, як було. Згодом пропала дуже дорога техніка, і через це стався величезний конфлікт. Дійшло навіть до використання поліграфа. Тому відеоспостереження — це не тільки спосіб контролю, але й захист самих працівників.

На мою думку, в усьому треба шукати раціональне зерно. Якщо компанія правильно комунікує, що і навіщо вона робить, то моніторинг може бути корисним на певних посадах чи за конкретних умов. Наприклад, якщо нова людина відповідає за листування з партнерами і клієнтами, то цілком нормальною є практика на початках ставити керівника в копію. Не тому, що людині не довіряють, а тому, що компанія турбується про свою репутацію і хоче уникнути неприємних ситуацій. 

Це ж стосується механічної роботи, ефективність якої визначається саме перебуванням тут і зараз — щоб людина не приписувала собі години за рахунок роботодавця. Хоча тоді виникає запитання, чому ми наймаємо людей, яким не довіряємо. Але таке теж буває, якщо людей треба набирати терміново або якщо мова йде про невелике місто, де обмежена кількість кандидатів. У будь-якому разі треба розуміти мотивацію людей — спрацює батіг чи пиріг — і щоразу шукати індивідуальні рішення».

Як співробітники саботують інструменти стеження

На будь-яку систему знайдеться антисистема, і співробітники можуть влаштувати саботаж і у різний спосіб обходити інструменти контролю. Одна з HR-експерток на умовах анонімності розповіла нам про такі приклади:

«У відділі продажів однієї компанії працівники зранку вмикали комп’ютер і заходили в програму, яка відстежує робочий час. Наприкінці робочого дня вони її вимикали. Таким чином керівництво боролося з запізненнями і більш ранніми втечами з роботи — за недопрацьований час людям не виплачували гроші. У підсумку співробітники склали графік: щодня хтось приходив раніше і вмикав усі комп’ютери, а ввечері хтось лишався довше за інших. Ба більше, згодом працівники звернулися з проханням доплатити за ті години, які вони “перепрацювали”. Найголовніше те, що це продажі, й у цьому випадку перебування на роботі не було головним показником ефективності. Врешті керівництво переглянуло свою політику і змінило графік на більш гнучкий — з можливістю приходити і йти з роботи в півгодинний інтервал.

В іншій компанії фіксували зображення моніторів і використовували трекери робочого часу, налаштовані на активність миші й клавіатури. Специфіка роботи передбачала, що більшість часу співробітники проводять перед монітором. Зрештою вони вдалися до хитрощів — влаштовувались біля комп’ютера і займалися своїми справами, періодично перемикаючи екрани і водячи мишкою туди-сюди. А низьку результативність пояснювали тим, що “там складний алгоритм, я мав у ньому розібратися”.

Ще в одній компанії вхід і вихід людей з офісу моніторили за допомогою карток. Працівники не тільки вигадали схему з передаванням цих карток одне одному, а й остаточно втратили мотивацію, бо це було не перше рішення керівництва, спрямоване на посилення контролю. Дехто принципово почав працювати менш ефективно, адже “все одно навіть покурити не можу вийти”».

Ці кейси підштовхують до розуміння, що фокусування на результатах роботи, а не на «відсиджуванні годин», зацікавленість у власній діяльності, а також прозорість і відкритість як корпоративні цінності дають сильніший результат, аніж спостереження чи трекери.

Чи можна звільнити людину за результатами стеження

Які небезпеки для працівника несе спостереження і чи може компанія звільнити людину за його результатами? Насправді ніякі: якщо поставити собі за мету, то можна звільнити людину, не вдаючись до шпигування. Особливо це стосується IT-сфери, де більшість спеціалістів співпрацюють із компаніями як ФОПи, і роботодавець, по суті, не несе за них жодної відповідальності. 

Водночас не завадить знати: якщо спостереження проводиться приховано і працівник про нього не знає, то звільнення є незаконним. Ба більше, для самого роботодавця це формула на один-два рази, бо після такого випадку співробітники не тільки знатимуть про спостереження, а й будуть демотивовані через те, що компанія приховала від них факт перевірки.

Читайте також

Як створити здорову атмосферу в команді: 4 поради для керівника

«Чи можна грати в ігри в робочий час?» та ще 11 запитань про роботу в геймдеві

Як і навіщо будувати культуру визнання в компанії? Алгоритм дій та поради